24/3/09

ISO 9001, No Conformidades Frecuentes. 4.2. Requisitos de la documentación

No conformidad documentos ISO 9001
En este post y en posteriores entregas quiero hacer un inventario, al que por supuesto estáis invitados a participar, de las no conformidades más comunes en las auditorías de certificación de los sistemas ISO 9001 e ISO 14001.

Empezaremos por el apartado 4.2. Requisitos de la documentación. (Ver Informe de no conformidades frecuentes en ISO 9001 completo pdf. Ver otras no conformidades: Apartado 5. - Apartado 6. - Apartado 7.2.- Apartado 7.3. - Apartado 7.4.- Apartado 7.5. y 7.6. - Apartado 8.2.1. y 8.2.2. - Apartado 8.2. y 8.3. - Apartado 8.4. y 8.5.)

Ciclo mejora continua ISO90014.2.2. Manual de Calidad
  • No aparece citado explícitamente el alcance del sistema de gestión
  • No aparece la planificación del sistema indicando la interacción de los procesos y los documentos en los que se describen
  • Ausencia de justificación de exclusiones
  • No aparecen citados todos los procedimientos correspondientes a cada uno de los requisitos de la norma
4.2.3. Control de la documentación
  • Deficiente control de copias distribuidas. Durante la auditoría aparecen copias de ediciones o revisiones de procedimientos obsoletos en los cajones del personal de la organización.
  • Existencia de listados de documentación y registros que contemplan la fecha de aprobación y estado de revisión de los documentos sin actualizar debidamente tras la realización de cambios.
  • Documentación aplicable no disponible para los responsables relacionados
  • Responsabilidades de revisión y aprobación de documentos no llevadas a cabo, los nombres o las personas responsable de la revisión y aprobación no coinciden con la realidad de las tareas.
  • Distribución informática de documentos del sistema sin proteger los documentos contra los cambios y sin indicar que las copias impresas carecen de valor
  • Existencia de formatos de registro y registros no citados en la documentación del sistema
4.2.4. Control de registros
  • Asignación de periodo de conservación erróneo en el listado de registros
  • No considerar registros del sistema los registros de origen externo empleados en el sistema como albaranes y facturas de proveedores
  • Diseñar formatos de registro de los que se dejan campos sin cumplimentar
  • Deficiente control y documentación de las rutinas de copias de seguridad
  • Ausencia de trazabilidad documental entre registros, por ejemplo acciones correctivas abiertas a partir de no conformidades o auditorías sin especificar en el registro de la acción ningún dato identificativo de la no conformidad o la auditoría
  • Ausencia de registros citados en la documentación del sistema
Si consideras que puedes aportar alguna no conformidad interesante o necesitas alguna aclaración de las anteriores, te agradezco que dejes tu comentario.

Un saludo desde Madrid,

Ignacio Gómez
i.gomez@hederaconsultores.com
www.hederaconsultores.com
Solicitud presupuesto consultoría ISO 9001 - ISO 14001
Si el sistema ya está implantado puedes solicitar un presupuesto para la auditoría de certificación ISO 90001 - ISO 14001

5 comentarios:

  1. Faltan pautas y criterios para controlar la distribución de documentos externos tales como manuales de uso, requisitos legales y reglamentarios aplicables a la organización y los propios de cada cliente.

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  2. En infraestructura es necesario mencionar el mantenimiento y cumplimiento del mismo totalmente preventivo para tener la infraestructura siempre disponible y en optimas condiciones para la produccion u ensamble en la empresa.

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  3. Hola,falta o esta algo de mas en el cuerpo de un documento controlado?
    >Logo de la empresa
    >Leyenda del SGC
    >Numero o codigo de referencia
    >Nombre generico del documento
    >Numero de revision
    >Nombre y puesto de quien elabora
    >Nombre t puesto de quien revisa
    >Nombre y puesto de quien Aprueba
    >Fecha de emisión
    >>

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    Respuestas
    1. Cuando se elabora un documento de esta categoria no se coloca nombres sino cargos que estan especificados en el organigrama de la compania, tampoco se hace referencia a leyendas del SGC

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  4. hola,

    existen muchas formas de dar cumplimiento a los requisitos de la norma respecto al control de la documentación y sin ver el procedimiento es difícil contestar. Debería aparecer el histórico de revisiones con los cambios. Tienes un ejemplo de documento en http://hederaconsultores.blogspot.com/2009/05/como-hacer-un-manual-de-la-calidad-iso.html

    saludos,

    Ignacio

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