26/11/10

ISO 9001. Preguntas frecuentes (VIII). 6. Gestión de los recursos

Octava entrega de las preguntas frecuentes de ISO 9001, en este post toca el turno al apartado 6. Gestión de los recursos (6.1. Provisión de recursos, 6.2. Recursos humanos, 6.3. Infraestructuras y 6.4. Ambiente de trabajo). Se pueden consultar los siguientes artículos:
Recursos humanos según ISO 9001:2008
Infraestructuras según ISO 9001:2008
ISO 9001, No conformidades frecuentes. 6. Gestión de los recursos

Consultar documento completo: "Preguntas frecuentes ISO 9001:2008"

¿Cómo dar cumplimiento al apartado 6.1. Provisión de recursos?

La necesidad de determinar y proporcionar recursos para el funcionamiento del sistema, de forma general, no requiere la documentación de un procedimiento específico para esta tarea. En cada uno de los procedimientos del sistema deben incluirse las necesidades de recursos humanos e infraestructuras para desarrollar cada una de las actividades del proceso. El cumplimiento de esta apartado se encuentra ligado a la determinación de recursos del programa de cumplimiento de los objetivos de la calidad y de las necesidades de recursos del apartado de revisión por la dirección.

¿Cómo puedo evidenciar la competencia del personal?

La evidencia de la competencia del personal suele encontrarse documentada en registros como el curriculum vitae, la ficha de empleado o en la evaluaciones de desempeño anual. La competencia necesaria para cada puesto de trabajo (habilidades, formación y experiencia) suele definirse, previamente, en unas fichas de perfiles de puestos de trabajo. Cada una de las personas que cubra un determinado puesto de trabajo debe tener la formación, experiencia y habilidades definidas en esta ficha de perfil.

¿A qué aspectos se refiere la norma ISO 9001 cuando habla de habilidades necesarias para cada puesto de trabajo?

Pueden considerarse habilidades la capacidad para expresarse en un idioma concreto, el correcto uso de un determinado programa informático, disponer de permiso de circulación, etc.

¿Es necesario disponer del CV de todos los empleados? ¿Es suficiente con la ficha interna del empleado?

Lo más habitual es que se solicite el CV de los empleados al incorporarse a la organización y después las formaciones que vayan realizándose, en el tiempo que se permanezca en la organización, se anoten en una ficha de empleado. En esta ficha debe figurar la formación, experiencia y habilidades para dar cumplimiento a las necesidades de cada puesto de trabajo.

¿Siempre es obligatoria la evaluación de la formación?

Sí, todos los cursos realizados tienen como finalidad mejorar la competencia del personal en el desempeño de sus responsabilidades y esta mejora debe evaluarse.

¿Los equipos informáticos deben considerarse como infraestructuras?

Sí, es necesario identificar los mantenimientos y actualizaciones de los sistemas de información.

¿Qué registros debo tener para cumplir con el mantenimiento de las infraestructuras?

Lo habitual es disponer de un plan de mantenimiento preventivo con la identificación de los equipos y la frecuencia de realización de las tareas de mantenimiento, una ficha de equipo con una descripción detallada de las operaciones de mantenimiento a realizar y las órdenes de mantenimiento donde se registren las tareas de mantenimiento preventivo y correctivo realizadas.

¿Puede ser una no conformidad no realizar el mantenimiento y revisiones de los extintores de incendios?

Sí, suele ser habitual que en todas las auditorías de certificación se revise el estado de revisión y mantenimiento de los equipos de extinción de incendios.

¿Qué aspectos debo contemplar en el apartado de ambiente de trabajo?

Determinados procesos (por ejemplo: almacenamiento, procesos productivos, etc) requieren unas condiciones específicas de temperatura, humedad o iluminación. La organización debe identificar estas necesidades y asegurarse de su cumplimiento.

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Un saludo.


Ignacio Gómez
www.hederaconsultores.com
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10 comentarios:

  1. Ignacio:
    Te queria consultar sobre el requisito 6.2.2.
    En la organización debo tener una ficha de puesto de trabajo (o similar) en la que conste la competencia de cada puesto de trabajo.
    Si yo quisiera implementar iso 9001 en mi organizacion que consta de muchos procesos pero en la que solo quiero certificar 2 (propiamente de la organización + los que me pide la norma), todos los puestos de trabajo tienen q tener esta ficha? o puede ser en los 2 procesos (al menos) que quiera certificar? o sea seria una NC no tenerla en el resto de la organizacion?
    Saludos

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    1. hola,

      debes tener las fichas de aquellos puestos que tengan influencia en el sistema de gestión, si sólo abarca dos procesos, pues sólo de esos dos procesos. El problema estará en delimitar a las personas y puestos que sólo se encargan del estos dos procesos.

      saludos,

      Ignacio

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  2. Ignacio:
    En el punto "e" del 6.2.2 dice, "Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia".
    Esto se lograria con el CV, pero en los CVs solo indica las formaciones que has alcanzado, no estan los comprobantes de tus estudios, estos deberian estar? y deberian ser certificados? o fotocopias de los mismos estaria correcto?
    Saludos!

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  3. Estimado Ignacio,
    Muchas gracias por la información que compartes, son de mucha ayuda.

    Actualmente trabajo en un Gobierno Local (Municipalidad o Ayuntamiento) y estamos en el proceso de certificación de ISO 9001:2008. Estoy encargada de punto 6.2 Recursos Humanos y tengo el problema que 2 colaboradores no cumplen con el perfil requerido en el Manual de Organización y Funciones (MOF) del GL específicamente en el criterio de educación. Los colaboradores no pueden sustentar su educación profesional. Que alternativas de solución puedo tener para no recibir una no conformidad.
    Muchas gracias por su respuesta

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    1. hola,

      pues o cambias el criterio de educación del manual o cambias al personal, el resto de opciones pasan por justificar lo injustificable, lo que me exijo no lo cumplo.

      Mejor optar por cambiar las exigencias de competencias del manual, si no se puede habrá que darle la educación o formación para que lo cumplan.

      saludos,

      Ignacio

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  4. Ignacion gracias por la info que nos compartes.. me surge una duda... es una NC el no contar con todos los CV de los empleados?

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    1. Buenos días, Belén:

      tienes que tener evidencias de la formación, experiencia y competencias de las personas involucradas en el sistema, lo normal es que estas evidencias se encuentren en el CV o en un registro similar, si es así la falta de algún CV sería una no conformidad o una observación si fuese algo muy puntual.

      saludos,

      Ignacio

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  5. Buen día Ignacio,

    Trabajo en una empresa que esta certificada y en el proceso de recursos humanos tienen un manual que define los criterios de evaluación, formación, experiencia y habilidades. Sin embargo también define unas competencias organizacionales como liderazgo, trabajo en equipo entre otras.

    Un auditor nos comentaba en un curso que para ISO 9001:2008 las competencias son evaluación, formación, experiencia y habilidades, por lo tanto tener definidas unas "competencias organizacionales" es correcto? si lo es debo medir las "competencias organizacionales" o solo los criterios de evaluación, formación, experiencia y habilidades.

    Adicional a esto es lo mismo evaluar o medir las competencias que evaluar o medir el desempeño?

    Agradezco de antemano la atención.

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    1. Buenos días:

      Tener definidas las "competencias organizacionales" es correcto. El grado de medición depende mucho del tipo de empresa, si lo haces cumplirías con mayor excelencia con la norma pero si ves a una empresa que no hace estas mediciones y está certificada tampoco sería de extrañar.

      No sé si es lo mismo pero parece muy similar. Por ejemplo puedo medir competencias con un examen de inglés pero luego puedo medir el desempeño si la persona es capaz de atender una reclamación en ese idioma.

      saludos,

      Ignacio

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