10/12/08

Consejos para enfrentarse a la primera auditoría ISO 9001

ISO 9001 - ISO 14001 Hedera
Después de un duro trabajo ya tenemos documentado e implantado nuestro sistema de gestión de calidad según ISO 9001 y sólo nos falta superar la auditoría de certificación. Si ha sido la primera implantación que realizamos es normal que surjan dudas e inquietud ante la auditoría, a nadie le gusta que le revisen su trabajo y le detecten errores. Pero así es el juego de las auditorías: detectar errores, reconocerlos y aportar soluciones. Por lo tanto, el primer consejo es recordar a Ortega y Gasset cuando decía que: "El verdadero tesoro del hombre es el tesoro de sus errores".

Para superar con éxito la auditoría ISO 9001 recomiendo seguir las siguientes pautas:

1. Tener paciencia: el auditor empleará todo el tiempo asignado para la realización de la auditoría y por lo tanto debemos estar dispuestas a presentar todos y cada uno de los documentos y registros elaborados en nuestro sistema de gestión. Tambiés es necesario ser paciente y esperar al informe final para sacar las conclusiones de todo el proceso, es posible que el auditor ponga objecciones continuas a todos y cada uno de los procedimientos o registros que revise pero luego, en el informe final, sólo aparezcan dos o tres errores comunes y generalmente sencillos de solucionar.

2. Tener siempre un documento como respuesta: A todas las cuestiones planteadas por el auditor la empresa debe responder con documentos y registros. Un archivo adecuado que facilite la identificación y localización de los documentos se convierte en un factor fundamental para el correcto desarrollo de la auditoría.

Consejos para afrontar auditoría ISO 9001 - ISO 14001


3. No entablar discusiones con el auditor: Si en el transcurso de la auditoría surgen no conformidades con las que no estamos completamente de acuerdo, la actitud más favorable es aceptar los criterios del auditor y no entablar discusiones que normalmente tienen un resultado estéril. El 90% de las no conformidades se solucionan con pequeños cambios documentales que no nos requerirán más de diez minutos de trabajo, la discusión, sin embargo, puede durar horas y generalmente no evita los diez minutos anteriores.

4. Colaborar con el auditor: Ser un buen anfitrión y ayudar a entender las peculiaridades de la organización facilita la labor del auditor y favorece la relación entre las partes.

5. Clarificar totalmente las no conformidades: La auditoría termina con la aprobación del informe pero es muy probable que existan no conformidades, y, por lo tanto, nuestro trabajo finalizará cuando demos respuesta a este informe con un plan de acciones correctivas. Para que este plan sea sencillo de realizar y nos ocupe el menor tiempo posible, es necesario que, durante la presencia del auditor, queden totalmente claras las causas de las no conformidades y que se conozca exactemente lo que el auditor esperaba ver. La comprensión y la claridad de las no conformidades elimina el peligro tan común de "matar moscas a cañonazos".

Suerte.

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Un saludo desde Madrid,

Ignacio Gómez

13 comentarios:

  1. hola,

    el otro día tuvimos la primera auditoría de nuestros sistema ISO 9001 y el auditor nos colocó la siguiente no conformidad:

    "No se puede evidenciar la indepencia del auditor..."

    Somos una empresa pequeña y el único que sabe de estos temas soy yo, Responsable de Calidad. He realizado toda la auditoría interna completa, ¿No puedo auditar yo a toda la empresa? ¿cómo podría solucionar el asunto?

    muchas gracias, Marcos

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    Respuestas
    1. no puedes auditar tu mismo trabajo, por eso se debe capacitar a ciertas personas de ahí mismo de la empresa que sean capases de realizar una auditoria interna o parte de la misma.
      Pueden ser de 3 a 5 o dependiendo del numero de departamentos que tenga.
      asi el de producción audita compras, el de compras audita a la alta dirección etc... etc...

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  2. Marcos, gracias por tu participación.

    Es una no conformidad típica, el auditor interno nunca podrá auditar su propio trabajo. Tenéis varias opciones:

    La primera es que las auditorías internas sean realizadas por un consultor externo a la organización, siempre que este cumpla con los criterios que hayáis establecido para ello.

    La segunda es que formes a otra persona de la empresa para que cumpla con los requisitos para auditar y que esta persona audite tu parte de Responsable de Calidad

    La tercera es como la segunda pero haciendo un poco de trampa, formas a otra persona para la auditoría, la realizas tú, y su parte es firmada por la otra persona. Ya sé que esto no debe hacerse pero muchas veces no queda otra opción.

    un abrazo y hasta otra

    Ignacio

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  3. qué tal?

    creo que sería interesante que se crease un listado de las no conformidades más comunes por apartados de las normas ISO 9001 e ISO 14001 para tener un histórico de desviaciones, todos podríamos aportar nuestras experiencias,

    Ana

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  4. gracias Ana,

    me parece una excelente idea,

    en próximas fechas abro un post para las no conformidades más habituales

    saludos

    Ignacio

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  5. buenas tardes

    me surge una duda y en este momento no se como soluionaro, la organizacion donde laboro nos levantaron dos NC :

    1.No se evidencia que para la programación de las auditorías internas la organización considere el estado y la importancia de los procesos, así como el resultado de las auditorias previas, considerando que como resultado de la última auditoría interna realizada en el año 2009 se evidenciaron 29 hallazgos de no cumplimiento. Incumpliendo con los establecido en el numeral 8.2.2 de la norma ISO 9001/2008. ( no se que hacer como accion corrctiva )

    2.No se evidencia que la organización haya tomada las acciones correctivas a las no conformidades evidenciadas durante la auditoría interna realizada en el año 2009 sin demora injustificada, evidenciando 29 hallazgos de no cumplimiento derivados de la última auditoría interna a los que la organización no ha realizado el análisis de causas y el seguimiento para verificar que se elimino la causa de la no conformidad
    ( en este segundo hallazgo genere una accion correciva que dice ,la organizacion debera generar las acciones correctivas fruto de la auditoria interna a la brevedad posible )

    como puedo generar la accion correctiva en el segundo hallazgo , o mejor aun que puedo hacer para evitar q eto vuelva a ocurrir ( capacitacion )

    gracias

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  6. Gracias Ricardo,

    antes que nada comentarte que 29 no conformidades en una auditoría interna son muchas no conformidades y que por lo tanto a la hora de planificar la auditoría interna tal vez deberías planificar más auditorías anuales a los procesos que planteen más no conformidades. La acción correctiva para la primera es crear una planificación de auditorías por ejemplo cada tres meses a los procesos que presenten más no conformidades o los más relavantes para disminuir el número de no conformidades.

    La segunda no conformidad tiene que ver con el análisis de causas de las no conformidades en las acciones correctivas, me parece adecuado que des una capacitación en este aspecto y tampoco estaría mal que revisases o creases listados para tener bajo control las acciones correctivas que emprendes y no se te pasen de fecha.

    Sin conocer tu empresa y la complejidad de tu sistema no puedo darte más consejos sin asumir serios riesgos.

    Un saludo.

    Ignacio

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  7. Buenos Días

    Te cuento que hemos pasado satisfactoria la auditoria de certificación , ahora bien debo elaborar un plan de acción para enviar a SGS y es la primera vez que lo voy a realizar y la verdad no se cómo hacer que me recomiendas ( nos levantaron 4 No conformidades menores )

    Gracias por tu ayuda

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  8. Buenas tardes Ricardo,

    enhorabuena por el trabajo. Los planes de acciones consisten en emprender las acciones correctivas oportunas para solucionar las no conformidades detectadas en la auditoría. Te recomiendo que las acciones correctivas las cumplimentes en el formato definido para tal fin en tu sistema de gestión. Es posible que SGS te pueda haber dado sus propios formatos para enviar el plan de acciones, si fuese así es mejor tener las acciones dos veces (en tu formato y en el de SGS).

    De todas maneras el que debe marcarte las directrices de como quiere que le envíes el plan de acciones es la entidad de certificación, si tienes duda preguntales, tu eres su cliente y deben tratarte como tal.

    No se te olvide que además de las acciones es aconsejable enviar las evidencias de las acciones ya realizadas.

    saludos,

    Ignacio

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  9. Muchas gracias Ignacion como siempre, has logrado darme una perspectiva muy buena, tengo una duda en la empresa donde laboro como metodo estadistico pra el analisis de las cuasas de las no conformidades, las mas utilizadas son la lluvia de ideas y los conco por ques ?

    pregunto la lluvia de ideas es una herramienta estadistica para tal efecto

    gracias

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  10. Gracias a ti, Ricardo, yo no los llamaría "herramientas estadísticas" (no trabajas con números), más bien serían herramientas de la calidad. Además de la tormenta y los 5 por qués puedes utilizar el diagrama causa-efecto o diagrama de Ishikawa (http://hederaconsultores.blogspot.com/2009/02/herramientas-de-la-calidad-diagrama.html)

    El nombre de la herramienta es lo de menos.

    Un saludo,

    Ignacio

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  11. Buen dia Ignacio
    Empece a trabajar hace poco en una enpresa y no tengo claridad de cuales son los documentos y/o formatos necesarios para el cumplimiento de cada uno los numerales y requisitos

    Geacias

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    Respuestas
    1. Buenos días:

      perdona pero no voy a escribirte aquí una lista de 15 procedimientos y 50 registros, además la documentación tiene que estar adaptada a cada organización. Al leer la norma podrás ver los documentos y registros que requiere.

      saludos,

      Ignacio

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