18/11/10

ISO 9001. Preguntas frecuentes (VI). 5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicación

Sexta entrega de las preguntas frecuentes de ISO 9001, en esta ocasión se tratará el apartado 5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicación (5.5.1. Responsabilidad y autoridad, 5.5.2. Representante de la dirección y 5.5.3. Comunicación). Se pueden consultar los siguientes artículos:
Vídeo sobre responsabilidad, autoridad y comunicación
Recursos humanos según ISO 9001:2008
ISO 9001. No conformidades frecuentes. 5. Responsabilidad de la dirección

Consultar documento completo: "Preguntas frecuentes ISO 9001:2008"

¿Cómo definir las responsabilidades de los puestos de la organización?

La documentación de cualquiera de los procesos del sistema de gestión supone definir sus etapas y, entre otras cosas, las responsabilidades para realizar estas etapas. Por lo tanto, es recomendable establecer y definir estos procesos previamente, para después recopilar las responsabilidades de cada puesto de trabajo de todos los procesos.

¿El personal autónomo debe figurar en el organigrama de la organización?

Los trabajos realizados por personal autónomo deben ser controlados, bien considerando estos trabajos como compras y/o subcontrataciones o asumiendo estos trabajos como internos de la organización. El ejemplo más claro puede ser el del transporte de productos, tenemos la opción de controlar al transportista como subcontratista o incorporar al transportista como personal y puesto de trabajo de la organización. En las auditorías del sistema de gestión de la calidad no se revisa el tipo de contrato del personal y la organización puede decidir cómo tratar estas funciones específicas.

¿Qué relación tiene que existir entre los puestos de trabajo y las personas? ¿Pueden existir personas con más de un puesto de trabajo?

Lo normal es que no coincida el número de personas de la organización con el número de puestos de trabajo definidos en el organigrama, puede ser que varias personas desempeñen el mismo trabajo y, al contrario, puede ocurrir que una persona desempeño varios cargos dentro del organigrama. Es habitual en la pequeña empresa que la persona que realiza los trabajos como Responsable de Calidad tenga otras responsabilidades y sea también, por ejemplo, Responsable de Administración, Comercial, etc.

¿Dónde ubicar al Responsable de Calidad en el organigrama?

El Representante de la Dirección o Responsable de Calidad suele ubicarse como adjunto o ayudante de la Dirección, un nivel por encima de los Directores de cada uno de los departamentos.

¿Puede ser la misma persona la Dirección y en Responsable de Calidad?

No existe ningún inconveniente, en pequeñas empresas, con 3 o 5 trabajadores por ejemplo, es frecuente que la Dirección asuma también las responsabilidades del Responsable de Calidad.

¿Qué diferencia hay entre Director de Calidad y Auxiliar de Calidad?

Cada organización establece unos puestos de trabajo para cumplir con las actividades definidas por la norma ISO 9001 para el representante de la dirección, es frecuente que exista un departamento de calidad que realice estas labores y que esté compuesto por un Director de Calidad y unos Ayudantes o Auxiliares de Calidad. Las diferencias deberían estar definidas en las fichas de responsabilidades propias de cada organización.

¿Qué significa que el representante de la dirección ha de ser un miembro de la dirección de la organización?

Este requisito de la norma ISO 9001 tiene como finalidad que la calidad sea considerada como un factor relevante en las organizaciones, para ello exige que el Representante de la Dirección o Responsable de Calidad sea un miembro de la Dirección. Cualquier persona que sea nombrada como Responsable de Calidad debería pasar, inmediatamente, a convertirse parte de la dirección de la organización.

¿Un consultor externo puede ser el responsable de calidad o representante de la dirección?

La norma ISO 9001 establece que el responsable de calidad o el representante de la dirección deben pertenecer a la dirección de la organización. En ningún momento se habla del tipo de contrato que debe tener este representante, por lo tanto no debería haber problema con que un consultor externo sea el representante, siempre que conozca perfectamente la organización y pueda considerarse parte de la dirección. Durante el proceso de auditoría de certificación esta persona debe perder su condición de consultor externo y, a todos los efectos, es únicamente el responsable de calidad.

¿Qué información debo comunicar para cumplir con los requisitos de la norma?

La mayor parte de la información a comunicar queda definida en los procesos del sistema, por ejemplo una orden de fabricación que pasa del departamento de planificación al departamento de fábrica. Existen también otros aspectos que la organización debe comunicar como son la política de la calidad, los objetivos y las responsabilidades de cada uno de los puestos de trabajo, esta información puede transmitirse mediante intranet, paneles informativos, etc.

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Un saludo desde Madrid.


Ignacio Gómez
www.hederaconsultores.com
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19 comentarios:

  1. Estimado:

    En algún momento alguien menciono que al representante de la Dirección, se le puede llamar Representante de la Adminsitración esto es correcto puede llevar también ese nombre?

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    1. Buenos días,

      el representante de la dirección puede llamarse como se desee, lo que es necesario es que en el manual de calidad quede claro como se llama el cargo que ocupa las funciones del representante de la dirección. Yo normalmente le llamo Responsable de Calidad o algo parecido.

      saludos,

      Ignacio

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  2. cordial saludo desde bogota colombia

    me puedes colaborar con la siguiente inquietud...

    Nuestra empresa de consultoria es pequena...el director administrtivo es el mismo tesorero y el coordinador de GH , en el manual de funciones hago el perfil de los 3 cargos o solo de un cargo global??? y yo que soy de calidad soy tambien de salud ocupacional.....como manejo esto en el manual de funciones??

    gracias por tu aporte y muchas felicitaciones por tu pagina ...excelente ...me ha ayudado mucho

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    1. hola, Luz,

      lo que tu quieras, toma la decisión teniendo en cuenta que si la empresa tiene pensado crecer en breve plazo o ampliar personal para cubrir puestos tendrás que cambiar el organigrama y las fichas de puestos. Si la organización se va a mantener estable yo no tendría tres fichas de cargos, lo incluiría todo en una.

      saludos,

      Ignacio

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  3. hola Ignicio, perdona me puedes ayudar con la siguiente duda, dentro de mi organizaicon tenemos al representante de la direccion, pero este a su vez tiene un asistente lo cual yo lo veo bien para el sistema ya que si por alguna razon no estubiera el representante estaria el asistente, es aqui donde me surge la siguiente duda.
    dentro de los registros deberia de estar evidenciado que hay un asistente?

    mil gracias por tu ayuda.

    Saludos
    Luis,

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    1. hola, Luis,

      si esta persona asistente tiene determinadas unas funciones con incidencia en el desempeño del sistema de gestión entonces hay que tener su puesto de trabajo en el organigrama y en los apartados de responsabilidades y RRHH.

      saludos,

      Ignacio

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    2. Si tiene funciones dentro del sistema, y en las responsabilidades de los procedimientos solo habla del representante, hare la sugerencia de que pueda ser incluida.

      mil gracias por tu ayuda.

      Saludos
      Luis.

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  4. Hola Ignacio, perdona que te moleste tanto, quisiera que me ayudaras con la siguiente consulta.
    Que pasa si una organizacion certificada pierde la certificacion por 2 años, los motivos son varios no compromiso de la direccion, cambio de personal incluyendo la alta direccion etc. etc., y ahora con la nueva direccion se quiere buscar nuevamente la certificacion. Pero como lo mas seguro es que en estos 2 años no se le ha dado seguimiento al sistema.
    ejemplo
    Comunicacion, plan estrategico, seguimiento a reclamos, indicadores no actualizados, etc. etc.
    de todo lo anterior si se realiza una auditoria interna, como se podrian catalogar los hallazgos, se puede usar el criterio de la norma respecto a las acciones a levantar? aunque creo que las no comformidades serian casi todas accciones correctivas, que piensas?

    por tu ayuda mil gracias.

    Saludos,
    Luis

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    1. hola, Luis,

      yo lo que haría es certificarme otra vez como si lo anterior no existiese, incluso renovaría la documentación a fechas de ahora para no tener que dar explicaciones.

      Olvídate de esos dos años y prepara la auditoría con datos de 2014, si quieres estar más seguro pregunta a la entidad de certificación y si no te cuadra la respuesta siempre puedes llamar a otra que estará encantada de tener un nuevo cliente.

      saludos,

      Ignacio

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  5. Mil gracias por toda tu ayuda,

    Saludos.
    Luis

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  6. Buen dia, apreciado Ignacio, tengo una duda
    Durante la revisión de un manual de calidad, en el apartado 5.5.2 representante de la dirección, consideran a las coord de calildad, nombradas por el comité de la dirección. la cuestión es que si dentro de sus responsabilidades no están las estipuladas en la norma, se considera una no conformidad cierto?? y segundo: el hecho de estar nombradas por el comite de dirección quiere decir que hacen parte de la junta directiva?? pues un debe de la norma es que este representante sea un miembro de la dirección... Te agradezco tu grata colaboración.

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    1. Buen día,

      sí, el auditor va a mirar que las tres responsabilidades que le pide la norma al representante de la dirección aparezcan en el sistema asociadas a la coordinadora de calidad en tu caso. Si un cargo de la empresa, como el de coordinador de calidad es denominado como "representantes de la dirección"... ser representante de la dirección creo que ya implica que pertenece a la dirección.

      saludos,

      Ignacio

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  7. Muy buenas estimado Nacho:

    Mi consulta es si el Responsable de Calidad puede ser a la vez responsable de Medio Ambiente y seguridad en el trabajo, y tener a cargo toda esa área a la vez. ¿Y como seria su ubicación en el organigrama?.

    Muchas gracias por adelantado.

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    1. Hola,

      puede ser, no hay nada en la norma que no lo permita.

      Yo al responsable de calidad lo coloco como asistente a la dirección, es decir, un escalón por debajo de la dirección.

      Todo esto varía en función de la realidad de la organización. No hay nada obligatorio excepo que tenga que pertenecer a la dirección (representante de la dirección).

      saludos,

      Ignacio

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  8. Disculpa, podrías aclararme una duda?
    El representante de la Dirección es la misma persona que el Coordinador de Calidad?
    O depende de la organización que exista uno u otro puesto?

    Si se desea, puede haber un Representante de la Dirección y que tenga a su cargo un Coordinador que le apoye en las tareas?

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    1. Buenas tardes, Gabriela:

      la norma ISO 9001:2008 define que debe existir un representante de la dirección que en el 95% de las empresas se le designa y se le llama Coordinador, responsable, etc. de calidad. Cada uno se organiza y se llama como quiere.

      La opción que propones es válida, tendrás unas fichas de puestos de trabajo en la que queden claras las responsabilidades de ambos puestos.

      Saludos,

      Ignacio

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    2. Muchas gracias Ignacio!
      Eres muy amable al atender nuestras dudas, es valioso contar con soporte como el de Ud.

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  9. me pueden ayudar con la diferencia entre funciones , responsabilidades, competencias y autoridad?

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    1. Buenos días,

      funciones son las tareas que tiene que realizar un cargo de la organización, responsabilidades y competencias son las tareas sobre las que un cargo ejerce control, y autoridad se tiene cuando se pueden tomar decisiones sobre un proceso.

      saludos,

      Ignacio

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