19/11/10

ISO 9001. Preguntas frecuentes (VII). 5.6. Revisión por la dirección

Séptima entrega de las preguntas frecuentes de ISO 9001, el apartado correspondiente al post de hoy es 5.6. Revisión por la dirección (5.6.1. Generalidades, 5.6.2. Información de entrada para la revisión, 5.6.3. Resultados de la revisión). Se pueden consultar los siguientes artículos:
Revisión por la dirección según ISO 9001:2008
ISO 9001. No conformidades frecuentes. 5. Responsabilidad de la dirección

Consultar documento completo: "Preguntas frecuentes ISO 9001:2008"

¿Cuándo y con qué frecuencia debe realizarse la revisión por la dirección?

La frecuencia mínima que solicitan las entidades de certificación es la anual, de tal forma que en cada visita de seguimiento de la certificadora exista un nuevo informe de revisión, evidencia de haber realizado un ciclo completo de mejora del sistema. La revisión del sistema suele ser el último paso antes de la certificación inicial de los sistemas, una vez realizada la auditoría interna.

¿Cómo se relacionan la política y los objetivos de calidad con la revisión del sistema?

La política y los objetivos de la calidad son los dos documentos fundamentales de los sistemas de gestión de la calidad, de esta manera, durante la revisión por la dirección se debe revisar el cumplimiento de las directrices definidas en la política y la necesidad de realizar cambios en la misma, así como el grado de cumplimiento de los objetivos definidos anteriormente y la necesidad de definir y emprender nuevos objetivos para el siguiente ciclo de mejora. Es habitual que la organización establezca la revisión por la dirección como el momento de determinar los nuevos objetivos, por lo tanto, estos objetivos serán considerados como resultados de la revisión.

¿Qué naturaleza documental tiene el informe de revisión?

El informe de revisión debe considerarse como un registro del sistema, pudiendo tener un formato definido o un formato libre si documentalmente se ha definido el contenido que debe contemplar el mismo.

¿Cómo documentar el proceso de revisión del sistema?

La metodología de realización de la revisión del sistema se documenta en el manual de calidad o en un procedimiento particular para este proceso. Tanto en el manual como en el procedimiento deben quedar establecidas la frecuencia, responsabilidades y contenidos del proceso de revisión por la dirección.

¿Cómo tratar las acciones de seguimiento de revisiones previas en el primer informe de revisión antes de la certificación?

Es recomendable incluir en el informe de revisión este apartado, aunque no exista informe previo. Simplemente citar en este punto que el documento es el primer informe y que no existen informes de revisión anteriores.

¿Quién debe participar en el proceso de revisión del sistema?

En la revisión del sistema pueden participar las personas y los cargos que la dirección estime oportuno. La participación mínima sería la de la dirección y el responsable de calidad. En muchas ocasiones, especialmente en PYMES, el proceso queda reducido a la elaboración de un informe por el responsable de calidad que es aprobado por la dirección de la organización.

¿Cómo se relaciona el seguimiento de indicadores de proceso con la revisión del sistema?

ISO 9001 establece como requisito que en la información de entrada para la revisión se debe considerar el desempeño de los procesos, los indicadores de proceso son los resultados que miden el desempeño del proceso, por lo tanto es necesario que el informe de revisión incluya los resultados conseguidos de cada uno de los indicadores. Es muy recomendable la representación gráfica de estos indicadores para poder ver fácilmente la evolución temporal de los mismos.

¿Qué son los resultados de la revisión?

Los resultados de la revisión son las acciones a emprender tras realizar el análisis de la información de entrada para la revisión. Lo habitual es que estas acciones se documenten como acciones correctivas y/o preventivas y en los objetivos de la calidad.

¿Cómo definir los recursos necesarios para los resultados de la revisión?

Cada una de las actividades a realizar como resultado de la revisión debe incluir un análisis de los recursos necesarios. Una manera sencilla de definir los recursos es determinar los costes económicos de cada actividad y el tiempo estimado que ocupará de las personas responsables de su realización.

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Un saludo.

Ignacio Gómez
www.hederaconsultores.com
Solicitud de Presupuesto de Consultoría ISO 9001 - ISO 14001
Si el sistema está ya implantado puedes solicitar un presupuesto para la auditoría de certificación ISO 9001 - ISO 14001

7 comentarios:

  1. Hola, buenas tardes. Después de revisar toda la información me queda la duda de, si al generar el "Informe para Revisión por la Dirección" y trabajar con él, es necesario que la Dirección firme algún documento de que se realizó la Revisión por la Dirección? O Sólo con su elaboración se puede tomar como evidencia valida de que se realizó. Vaya, el Auditor externo nos puede marcar como no conformidad que existe el documento pero que nada asegura que realmente fue tratado por la Dirección?

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    1. Buenos días,

      lo normal es que el informe vaya firmado por la dirección y así estaría todo resuelto. Este apartado se debe auditar entrevistándose con la dirección así que si la dirección sabe de qúe va el informe esa es otra evidencia.

      saludos,

      Ignacio

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    2. Muchas gracias por la respuesta. Me fue muy útil.

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  2. Con respecto a la clausula 5.6.3 Resultados de la revision, ¿Esos resultados son decisiones y se describe por cada elemento de entrada de la clausula 5.6.2, es decir que decisiones se toma de resultados de auditoria, decisiones según retroalimentacion del cliente y así sucesivamente?¿Podría tomarse solo 3 decisiones y no necesariamente una por cada elemento de entrada?.
    De antemano muchas gracias

    Un cordial saludo

    Denis Ordinola

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    1. Buenas tardes, Denis:

      No es necesario que exista una decisión o acción a emprender por cada elemento de entrada de la revisión, yo normalmente indico en este punto los objetivos a emprender para el siguiente ciclo de mejora, las acciones correctivas y preventivas que se deriven del informe y cualquier cuestión que sa relevante.

      Saludos,

      Ignacio

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  3. buenas tardes. una duda, que pasaria si no se logran cumplir algunos objetivos?, donde tendria que justificar esto o como se realizaria un plan de acción ejemplo si no se logro la venta esperada, que no depende de nosotros, Gracias!!

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    1. Buenas tardes:

      Los objetivos suelen ser anuales y por lo tanto lo normal es que tengan controles intermedios para realizar su seguimiento, si no cumplen los objetivos parciales la organización tendrá que analizar los motivos y si fuese necesario emprender la acción correctiva oportuna. Una de estas acciones a realizar siempre puede ser la redefinición del objetivo, quiero decir que siempre puedes bajar el valor objetivo si lo justificas.

      Si el incumplimiento se produce por unos malos resultados finales no queda otra que comentar esta mala suerte y decir que el objetivo no se cumplió.

      Saludos,

      Ignacio

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