Objetivo de las compras
La finalidad de este proceso de compras, control de los productos y servicios suministrados externamente, no es otro que la organización se asegure de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente son conformes a los requisitos establecidos previamente.El control y la metodología del proceso de compra deben ser adecuados a la organización, al tipo de producto comprado y a la influencia del producto o servicio adquirido en la satisfacción del cliente final.
Proceso de compras y proveedores externos
Un proceso de compras en ISO 9001:2015 debería contemplar las siguientes etapas y aspectos:
1. Selección de proveedor externo. Las empresas deben disponer de un listado de proveedores externos seleccionados que puedan satisfacer las necesidades de compra de la organización. Todas las compras realizadas por la empresa deben realizarse a proveedores incluidos en este listado. La organización debe establecer los criterios que deben cumplir los proveedores para poder ser incluidos en este listado. Estos criterios pueden ser, entre otros: disponer de certificaciones o acreditaciones, ser único proveedor o proveedor oficial, superar un cuestionario, ser un proveedor histórico, etc.
2. Solicitud de pedido. La organización debe establecer la metodología y responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los proveedores. Estos pedidos de compra deben identificar con detalle los productos solicitados, el número de unidades, los precios, los plazos y todas las características que la organización considere oportuno. La empresa debe debe comunicar al proveedor la siguiente información:
4. Evaluación de proveedores. La empresa debe evaluar periódicamente (al menos una vez al año) el comportamiento de sus proveedores. Una forma sencilla de realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor, este índice puede ser el resultado de dividir el número de incidencias o no conformidades de cada uno de los proveedores entre el número de pedidos servidos. Los datos de evaluación deben ser incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta información en el momento de elegir a un proveedor para una determinada compra.
En el siguiente vídeo se describen los requisitos de la norma ISO 9001 para los procesos de compras.
Si la información te ha resultado útil o interesante te agradecería que la compartieses utilizando alguno de los botones sociales que hay a continuación. Para realizar cualquier consulta sobre las compras en ISO 9001:2015 se encuentra disponible el apartado de comentarios de este blog.
Un saludo.
Ignacio Gómez
www.hederaconsultores.com
Solicitud Presupuesto Consultoría ISO 9001
Si el sistema está ya implantado puedes solicitar un presupuesto para la auditoría de certificación ISO 9001 - ISO 14001
1. Selección de proveedor externo. Las empresas deben disponer de un listado de proveedores externos seleccionados que puedan satisfacer las necesidades de compra de la organización. Todas las compras realizadas por la empresa deben realizarse a proveedores incluidos en este listado. La organización debe establecer los criterios que deben cumplir los proveedores para poder ser incluidos en este listado. Estos criterios pueden ser, entre otros: disponer de certificaciones o acreditaciones, ser único proveedor o proveedor oficial, superar un cuestionario, ser un proveedor histórico, etc.
2. Solicitud de pedido. La organización debe establecer la metodología y responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los proveedores. Estos pedidos de compra deben identificar con detalle los productos solicitados, el número de unidades, los precios, los plazos y todas las características que la organización considere oportuno. La empresa debe debe comunicar al proveedor la siguiente información:
- los procesos, productos y servicios solicitados de manera inequívoca;
- los métodos de aprobación de sus productos y servicios;
- la competencia del personal necesario en caso de ser necesario;
- las interacciones del proveedor externo con la organización
- el control y seguimiento de su desempeño al que se somete el proveedor externo por parte de la organización;
- los controles adicionales en sus instalaciones que podrían realizarse.
4. Evaluación de proveedores. La empresa debe evaluar periódicamente (al menos una vez al año) el comportamiento de sus proveedores. Una forma sencilla de realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor, este índice puede ser el resultado de dividir el número de incidencias o no conformidades de cada uno de los proveedores entre el número de pedidos servidos. Los datos de evaluación deben ser incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta información en el momento de elegir a un proveedor para una determinada compra.
Vídeo sobre el proceso de compras y la evaluación de proveedores externos
En el siguiente vídeo se describen los requisitos de la norma ISO 9001 para los procesos de compras.
Si la información te ha resultado útil o interesante te agradecería que la compartieses utilizando alguno de los botones sociales que hay a continuación. Para realizar cualquier consulta sobre las compras en ISO 9001:2015 se encuentra disponible el apartado de comentarios de este blog.
Un saludo.
Ignacio Gómez
www.hederaconsultores.com
Solicitud Presupuesto Consultoría ISO 9001
Si el sistema está ya implantado puedes solicitar un presupuesto para la auditoría de certificación ISO 9001 - ISO 14001
Buenos dias, es que tengo una duda con respecto al proceso de compras. Resulta que hace pocos dias nos auditaron y como observacion de dicho proceso nos dijeron que cada vez que se iba a realizar una compra se debia seleccionar un proveedor, a lo cual la persona encargada del proceso responde que ella ya cuenta con un listado de proveedores confiables y que ella solo se remite a dicho listado y selecciona uno de ahí pues porque ya sabe que es confiable.
ResponderEliminarEl auditor manifestó que no importaba que estuviera en el listado sino que tenia que hacer el procedimiento de nuevo para demostrar porque lo seleccionó.
Personalmente me parece que fue una excua del auditor al no encontrara fallas en el proceso, ya que seria redundante que lo volviera a seleccionar si se supone que esta en el listado de proveedores confiables.
Espero su comentario al respecto, esta equivocado el auditor?
Hola, de acuerdo a lo que comentas, el auditor está en lo correcto ya que siempre se tiene que hacer la evaluación del proveedor ya que en su procedimiento viene establecido eso. en una auditoria solo que responda que si hace la comparación sobre los proveedores, ya que lo que se evalúa es la forma en como esta escrita la instrucción
Eliminarhola,
ResponderEliminarla necesidad de reseleccionar a un proveedor entre los proveedores previamente seleccionados, para hacer una compra concreta, generalmente no es un requisito que se entienda como obligatorio para cumplir con ISO 9001. Desconozco tu actividad, tus criterios de selección y tu procedimiento por lo que no puedo asegurar si el auditor se equivoca o no.
De todas formas, si es una "observación", no una no conformidad, tómala como tal y considera que es una posible mejora para tu proceso.
saludos,
Ignacio
Tengo una inquietud acerca de la selección de proveedores para un supermercado, pues siempre se le compra a los mismos , el mismo producto y sería muy difícil para cada compra de un artículo, pedir cotización y realizar el proceso de selección.
ResponderEliminarhola,
Eliminarse pueden utilizar unos criterios de selección para la inclusión de los proveedores en un listado de proveedores seleccionados y a partir de ahí se podrán realizar compras ordinarias, si el proveedor está en el listado, sin necesidad de aplicar un proceso de selección exhaustivo para cada compra. Siempre depende del caso.
saludos,
Ignacio
EN EL PROCESO DE COMPRAS SE PUEDE DETERMINAR UNA FECHA COMPROMISO DE ENTREGA A ALMACEN Y/O PRODUCCION. ESTAMOS EN PROCESO DE CERTIFICACIONY TENGO PROBLEMAS PORQUE NO ESTA LLEGANDO EN TIEMPO Y FORMA LOS INSUMOS REQUERIDOS
ResponderEliminarbuenas tardes,
Eliminarpor supuesto que se puede y, además, es muy recomendable. Los retrasos y las malas entregas son no conformidades que el sistema debe contemplar.
Cuidado con el establecimiento de los plazos, no se vayan a establecer unas exigencias que luego nunca se cumplen y resulta que en la auditoría de certificación el problema no viene por los retrasos sino porque no se han documentado las no conformidades correspondientes.
saludos,
Ignacio
Hola!
ResponderEliminarEn cada orden colocada a un proveedor es recomendable llenar una evaluacion del proveedor?
Saludos,
hola,
ResponderEliminarla evaluación debe realizarse según la establezca la organización, lo más habitual es que se realice una vez al año. Si entendemos por "orden colocada" cada pedido a proveedor no es necesario pero la organización puede hacerlo. Cada pedido debe ser inspeccionado y tendrá las correspondientes no conformidades en función de los resultados.
saludos
Ignacio
Saludos:
ResponderEliminarMe gustaria saber si todos los proveedores deben estar en listado maestro... Por ejemplo los materiales gastables y repuestos.
Gracias anticipadas
William
Saludos,
EliminarSi por estar incluido en el listado maestro es a lo que la norma se refiere como "control aplicado al proveedor y al producto", en el listado de proveedores se deben incorporar aquellos que tengan influencia en el proceso de realización del producto o sobre el producto final.
Desconozco a qué se dedica su organización y a qué se refiere con materiales gastables y repuestos, pero si son necesarios para los procesos productivos entonces se debe aplicar control sobre el proveedor y sobre el producto.
saludos,
Ignacio
Buenos días,
ResponderEliminar¿Es obligatorio para el cumplimiento de la ISO realizar los pedidos de producto o servicio por escrito?
Buenos días,
Eliminar¿De qué tipo de pedidos estamos hablando?
Siempre podrá ser exigido que tengas evidencia o registro de los pedidos realizados, así que o los haces por escrito o llamas por teléfono y los anotas para después comprobar que el material suministrado coincide con el solicitado. También es habitual que existan compras en tienda, en este caso es evidente que no es necesario tener pedido por escrito, pero no conviene tampoco abusar de este tipo de compras.
saludos,
@IgnacioHedera
www.facebook.com/ignacio.hederaconsultores
hola, tengo un proveedor de transporte que se encuentra contratado por agente de aduanas, es necesario que contrate yo en forma directa al transporte para poder auditarlo?
ResponderEliminarhola,
Eliminarno tiene que ser necesario, es habitual que en el sector del transporte se contrate a una agencia que a su vez contrate a otro transportista para hacerse cargo de una parte del servicio. En este caso al que tienes que controlar es al agente de aduanas y repercutir en su evaluación como proveedor cualquier problema que se haya producido en el transporte por un tercero contratado por él.
saludos,
@IgnacioHedera
Buen dia Ignacio soy auditor interno en la compania donde laboro y tengo que realizar la verificacion de las normas 7.4.2, 7.4.3 y 7.5.1, estoy claro de lo que tengo que verificar que es la gestion de compras, la comprobacion de los productos comprados y el control de la produccion y gention del servicio. Mi pregunta es me puedes enviar unos tips en especifico de donde podrian presentarse algun hallasgo para realizar una mejor labor. Estoy claro que el roll del auditor es no encontrar no conformidades pero es mejor encontrarlod los internos en vez de los externos. Gracias anticipadas.
ResponderEliminarBuenos días,
Eliminaren la pestaña de artículos ISO 9001 hay una serie de artículos sobre no conformidades frecuentes para cada uno de los apartados de la norma, espero que la información te resulte de interés.
saludos,
@IgnacioHedera
Buen día, necesito de tu ayuda. resulta que estoy terminando mi tesis y necesito saber como puedo evaluar a los proveedores con los criterios cuantitativamente para la selección. gracias
ResponderEliminarhola,
Eliminardepende de la actividad a la que se dedique la organización. ¿A qué criterios te refieres a los de selección o a los de evaluación? Son cosas diferentes.
saludos.
@IgnacioHedera
Hola Buenos Dias me podrias ayudar, en mi proceso de compras existen dos tipos compras de materia prima(importaciones) y compra de insumos (compras nacionales)dentro del sistema de calidad pueden existir dos procesos y dos procedimientos para ambos casos tanto compras de materia prima y compra de insumos. Y tambien me podrias ayudar con los criterios de seleccion que deben de tener segun la norma......GRACIAS......
ResponderEliminarhola, es normal que tengas separados los dos tipos de compras, los criterios dependerán del tipo de producto que compres y del número de proveedores que tengas, no tengo información para contestarte.
Eliminarsaludos
@Ignaciohedera
UN GASTO LUZ, AGUA, TELÉFONO, HOSPEDAJE A NIVEL DE ISO DEBE LLEVAR ORDEN DE COMPRA?
ResponderEliminarhola,
Eliminarno parece que estas compras afecten a la calidad del producto o servicio por lo que las necesidades de orden de compra suelen no ser necesarías, dependerá de las exigencias de la organización.
un saludo,
@Ignaciohedera
www.facebook.com/ignacio.hederaconsultores
Hola , entiendo por el comentario anterior que los gastos que no tengan incidencia en la producción de un bien o generación de un servicio, pueden manejarse sin ordenes de compra. Estoy en lo correcto? Gracias anticipadas...
ResponderEliminarhola, las compras que no afecten al producto o servicio ni al funcionamiento del sistema de gestión de la calidad no tienen motivo para estar incluidas en el propio sistema, será la organización la que determine si las incluye o no, si las incluye tendrá que cumplir con la metodología que defina en su procedimiento. Las compras que entren o no dependerán de la actividad de la organización.
EliminarSaludos,
Ignacio
@Ignaciohedera
www.facebook.com/ignacio.hederaconsultores
Hola Ignacio
ResponderEliminarLa empresa en donde estoy implementando el SGC es 1 ingeniería de proyectos donde lo que se entrega ocasionalmente al cliente son carpetas, planos, CDs, DVDs con información de los diagramas que él debera instalar.
¿Cómo debo interpretar el punto 7.4 si las compras de la empresa, practicamente son productos de oficina? (carpetas, papel, CDs, DVDs, lapices, clips, etc)
Muchas gracias
hola,
Eliminar¿y el software para los planos y los cálculos? ¿No se subcontrata nunca a nadie? ¿No hay mantenimiento externo de hardware? ¿No se compra hardware?
Según lo que comentas dan ganas de excluirlo pero es muy posible que al auditor no le guste y trate de buscar algún proveedor relevante.
El consejo es que tengas siempre una lista de proveedores, a los que en vuestro caso les exijas unos criterios muy sencillos para ser homologado y un seguimiento o evaluación en función de las incidencias que tengan.
saludos,
Ignacio
El software para los planos y cálculos es AutoCad 3D, Minitab y un par de programas adicionales, que nos puede pedir el auditor certificador.. las licencias originales?
ResponderEliminarno se subcontrata a ninguna otra empresa
el mantenimiento externo de hardware lo hace puntualmente 1 organización
al menos 1 vez cada 6 meses se hace compra de PCs
el listado de proveedores lo utilizo para el tema de las compras de la empresa aunque en su mayoria sea articulos de oficina??
mil gracias por tus respuestas
Hola,
Eliminarpodría llegar a pedirlas, es raro pero podría.
Sí sólo compras material de oficina, mantenimiento de software y PCs, a estos los tienes que incluir en la lista de proveedores. ¿Servicio de mensajería? Si quieres meter alguno más incluye la telefonía.
Como te decía antes, desde el punto de la gestión de la empresa tener el listado tal vez no sea necesario, para las auditorías si le dices al auditor que no tienes listado de proveedores le va a dar un pasmo y no lo va a entender, te aconsejo que tengas uno, muy simple pero que exista. Si sólo tienes 3 o 4 proveedores es mejor.
Para la auditoría prepara un par de pedidos de pcs y alguno de material de oficina y no debes preocuparte mucho más.
saludos,
Ignacio
muchas gracias por tus respuestas, creem que no tengo palabras para describir la gran ayuda que ha sido tu blog en los temas de implementación SGC
ResponderEliminarde nada, te dejo que me invites a unas cañas,
Eliminarsi tienes alguna duda más... por aquí me tienes
saludos
HOLA IGNACIO, ACTUALMENTE LABORO COMO LIDER DE LA GESTION DE COMPRAS, EN UN COLEGIO, Y EN EL PROCESO HACEMOS LAS SOLICITUDES DE MATERIALES, Y LAS ORDENES DE COMPRA EN FORMATOS POR SEPARADO.... SEGUN LO QUE TU DICES EN LOS COMENTARIOS ANTERIORES, SI LO QUE SE ESTA COMPRANDO NO AFECTA AL PRODUCTO EN CONCRETO, ES POSIBLE DEJAR DE DOCUMENTARLO.
ResponderEliminarEJEMPLO: COLEGIO: (PRODUCTO FINAL ESTUDIANTE PROMOVIDO) SI LA COMPRA ES DE IMPLEMENTOS DE ASEO PARA EL MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FISICA, ESTO NO AFECTA EN NADA EL PRODUCTO FINAL, OSEA QUE LO PODEMOS DEJAR DE DOCUMENTAR? TE AGRADEZCO....
Hola, Javier,
Eliminarque no dispongas de material para el aseo de las instalaciones afecta al apartado de infraestructuras y al de ambiente de trabajo de la norma, yo no lo dejaría de controlar en el sistema.
saludos,
Ignacio
Tengo una inquietud, la persona encargada de realizar las compras en la empresa es el Jefe de Almacen general mi pregunta es ¿Es este funcionario quien debe realizar el registro de las compras en el sistema contable de la compañía? o ¿como se puede manejar este proceso para no causar no conformidades en una auditoria? MUCHAS GRACIAS
ResponderEliminarhola, Felipe,
Eliminarno sé, las compras las hará quien decida la organización, si han decidido que sea el Jefe de Almacén pues no hay porqué discutir. Tendrá que dejar los registros oportunos de sus compras.
saludos,
Ignacio
Muchas gracias.
ResponderEliminarBuenos días Ignacio,
ResponderEliminarEstoy documentando actualmente el procedimiento de compras y me surge la siguiente duda:
-Trabajo en una empresa que se dedica a la reparación y fabricación de moldes, y existen procesos de mecanizado, montaje, ajustes, etc.
A la hora de homologar los proveedores, ¿debería homologar aquellos proveedores, por ejemplo, de material de oficina ?, ¿debería crearle ficha de proveedor ?, ¿ debería evaluarlo ?,. Entiendo que es un proveedor, que no está directamente relacionado con la realización del producto.
Tengo varios casos, como la empresa dedicada a recoger los residuos. El hecho de un incumplimiento en estos proveedores no me va a afectar a mi producto final, ni a mi cliente. ¿ Los puedo dejar fuera?
Muchas gracias de antemano, y saludos.
hola,
Eliminaren un principio tendrás que incluir a los proveedores que se vean relacionados con la calidad de la organización y del producto. Yo en principio a estos proveedores no los incluiría, pero no pongo la mano en el fuengo por que el auditor tenga el mismo criterio que yo.
Un saludo,
Ignacio
Hola Nacho,
ResponderEliminarTengo serías dudas con los conceptos de SELECCIÓN y EVALUACIÓN de proveedores.
Por ejemplo, en mis caso, he determinado los criterios de selección para homologar proveedores que al menos cumplan alguno:
1- Históricos, incorporo a los proveedores que trabajan habitualmente con nosotros, a la hora de implantar el procedimiento.
2- Certificados: Poseen alguna certificación en Sistemas de Gestión de la Calidad
3- Directos: Están homologados por nuestro clientes, o ellos mismos ejercen de proveedores
4- Provisionales: Periodo de prueba hasta ser un proveedor histórico.
Ahora debería establecer unos criterios de Evaluación, pero no estoy seguro de cuales deben ser, ya que cuando se incorporan nuevos proveedores no tengo mucha información sobre ellos.
¿ Se tiene que evaluar al proveedor al inicio de la actividad con ellos ? ¿Puede ser la evaluación igual a la re-evaluación ?. En caso contrario, ¿que tipos de criterios de evaluación se pueden establecer ?
Gracias y Saludos.
Sebastián
hola,
Eliminarlas exigencias serán variables en función del sector al que se dedique la organización, si no tienes muchos problemas con los proveedores la evaluación y la reevaluación la puedes hacer coincidir, por ejemplo, cuando finalice el año. En ese año los proveedores que vayas incorporando estarán en periodo de prueba. La forma más sencilla de evaluar a los proveedores es contabilizando el número de incidencias o no conformidades.
saludos,
Ignacio
Para la recepción del producto, para los re surtidos y la papelería debe estar documentado la recepción y revisión del producto entregado?
ResponderEliminarhola,
Eliminarsi afecta a la calidad del servicio sí, es lo que dice la norma.
No sé qué es el resurtido.
Parece simple pero tu pregunta no es fácil de contestar, habrá gente que las compras de papelería las considere como poco dignas de realizar un control y otras a las que les parecerá una cuestión muy relevante.
Dependerá de a lo que se dedique la empresa, de las otras compras que realice.
Si me estás comprando repuestos para automóviles no creo que exista el auditor que vaya a preguntarte por las compras de papelería.
saludos,
Ignacio
Hola Nacho. tengo una duda. Para una empres de transportes ¿Hay que realizar un pedido por escrito cada vez que se pide aceite de motor o neumáticos o se puede pedir por teléfono y anotar posteriormente cada uno de los pedidos en un libro de registro?
ResponderEliminarGracias
hola, es válido hacer la compra por teléfono y anotar en un libro de registro lo solicitado para después poder comprobar que todo llega según lo pedido.
Eliminarsaludos,
Ignacio
Hola nacho, quisiera saber como puedo justificar la exclusión de parte del punto 7.4.1 de la norma iso 9001 2008 con respecto al (debe establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la reevaluación) del proveedor en este caso el giro de la empresa es comercialización de aceites y productos asociados, la empresa es un distribuidor autorizado es decir tiene contrato.
ResponderEliminarDesde mi punto de vista no veo el sentido de evaluar a mis proveedores puesto que la empresa es un distribuidor autorizado no va tomar la acción de cambiarse de proveedor por algún defecto puesto que tiene un contrato.
Por favor
SALUDOS
hola, dificilmente vas a poder realizar exclusión al apartado de las compras. Yo no lo haría.Seguro que tienes algún proveedor más, ¿Transporte? ¿Logística? ¿Equipos informáticos? ¿Software? Y seguro que en el contrato de distribución existen algunos requisitos (de selección) a los que debe amoldarse la empresa suministradora.
EliminarCreo que tardas menos en hacer una selección y evaluación muy sencilla que en tratar de justificar y explicar después al auditor que no tienes proveedores.
saludos,
Ignacio
hola Ignacio espero te encuestres muy bien...me encanta la claridad y aportes de este blog! Mira estoy asesorando a una institución educacional, ellos quieren certificar algunos procesos y uno de ellos el titulación, estuvimos viendo compras como tal no realizan...ellos para la prestación de su servicio solicitan información a otros departamentos y bases de datos que también manejan otros departamentos..son estos mis proveedores (Internos). Espero puedas ayudarme.
ResponderEliminarDe ante mano muchas gracias
hola, me falta información para comentarte algo interesante, puedes considerar como proveedores a todos aquellos que aporten materiales o servicios y no se encuentren en el alcance del sistema.
Eliminarsaludos y siento no poder ayudar más,
Ignacio
Hola Nacho. Gracias por el blog, es muy aclaratorio. Te hago una consulta a ver si me resuelves una duda. Para una empresa de transporte de mercancías que tiene depósitos de combustibles y un pequeño taller, para la certificación de la ISO 9001 es obligatorio que tenga el informe preliminar de situación de suelos presentado. Al ser un requisito legal de tema ambiental, la ISO 9001 ¿lo excluye o también habría que cumplirlo?
ResponderEliminarGracias
Buenas tardes, al ser un requisito legal relacionado más con la cuestión ambiental y no con la calidad del servicio lo normal es que el auditor no lo pida o lo exija. Para que lo pidiese la contaminación del suelo debería ser extremadamente grave y apreciarse a simple vista o el riesgo debería ser evidente. Lo que sí que pedirán es la legalización de los depósitos si fuese necesaria, su mantenimiento, etc.
EliminarOtra cosa te comento, ya que lo has detectado, no estaría mal que se presentase el informe preliminar de suelos que no suelen ser muy complejos para estas actividades.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes,
ResponderEliminarQuería su apoyo para la aplicación del requisito 7.4.3 en el caso de la contratación de servicios. El área de subcontratos de la empresa en la que trabajo es la que se encarga de la contratación de los servicios que las demás áreas de la empresa requieren. Hay servicios que pueden durar días así como otros que pueden durar meses.
Para dar cumplimiento al requisito 7.4.3 esta área ha creado un formato (una especie de encuesta) que las demás áreas que solicitaron el servicio deberán llenar y enviar todos los meses que dure el servicio. El problema radica en que no se está cumpliendo porque las áreas no envían el formato completo, además hay áreas que tienen muchos servicios contratados por lo que es engorroso llenar esa encuesta para cada servicio y entregarlo todos los meses.
Evidentemente la utilización de este formato no es lo ideal. Quisiera saber de qué otra manera podríamos dar cumplimiento a este punto.
Agradezco su apoyo.
Saludos
Buenas tardes, Ceci,
EliminarDifícil contestar, no sé a qué tipo de servicios te refieres ni cómo de importantes son estos servicios para el producto de la organización y la satisfacción del cliente. Lo que parece claro es que todos los servicios contratados tengan el mismo control y la misma hoja de inspección no parece algo muy práctico y a la larga se deja de rellenar.
Por ejemplo, para un servicio de limpieza no son los mismos los controles necesarios en un hospital que en una oficina. Tampoco en la oficina tendrán el mismo control sobre la empresa de limpieza que sobre un servicio de desarrollo de software.
siento no poder concretar pero tu pregunta es excesivamente abierta.
saludos,
Ignacio
Buenos dias Ignacio esperando me puedas auxiliar con esto en una clase de gestion de calidad a mi hija le estan preguntando ¿ cuanto tiempo se retienen los registros de compra para una empresa aeroespacial de diseño y fabricacion?
ResponderEliminarBuenas tardes, no soy experto en el sector aeroespacial y no puedo decirte un plazo concreto. Espero que alguien pueda ayudarte. Saludos.
EliminarIgnacio
Buenas tardes Ignacio, excelente blog!! quisiera saber si es posible eliminar el formato de orden de compra, esto se debe a que el dueño del proceso me informa que las solicitudes de compra las realiza vía telefónica, internet, whatsapp y que algunas compras se realizan directamente en el sitio, por lo que en los últimos meses no ha utilizado este formato y no ve la necesidad de tener un formato que se no se esta utilizando. Si es posible eliminarlo como puedo evidenciar que las características de los productos recibidos son los que realmente se solicitarón? Mil gracias.
ResponderEliminarBuenos días,
Eliminardependiendo de lo que se esté comprando y la actividad de la empresa podrás o no podrás, si las compras que realizas no influyen directamente en el servicio prestado al cliente tendrás más facilidad para eliminar el formato de orden de compra. Si estamos hablando de cosas de papelería o similares puedes decir que los pedidos los haces por teléfono y que no apuntas nada y que lo único que se revisa son los albaranes.
saludos,
Ignacio
Hola, tengo una duda, actualmente estamos trabjando para obtener la certificacion y deseo saber la evaluacion de los proveedores los realisa el mismo departamento de compras o Calidad?
ResponderEliminarhola, la evaluación la puede hacer cualquiera de los dos o un tercero siempre que esta responsabilidad se encuentre documentada en la documentación del sistema, es decir, la evaluación de proveedores la tiene que hacer el que tú digas en el procedimiento.
Eliminarsaludos,
Ignacio
Buenas Tardes,
ResponderEliminarReferente al punto 7.4.2 La información de las Compras.
La información de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo, cuando sea apropiado:
b) los requisitos para la calificación del personal, y
c) los requisitos del sistema de gestión de la calidad.
Mi pregunta es ¿cómo debe cumplir el departamento de Compras?
Para el b) es necesario que cada vez que se solicite un servicio de un proveedor y que afecte la calidad del producto se solicite un certificado, diploma, constancia del personal competente?
Donde laboro es una empresa de Inyección de Plásticos, si se contrata a un Técnico para reparar una máquina inyectora, ¿mi organización debe solicitar algún documento que demuestre que la persona es competente para arreglar la máquina inyectora?
De antemano muchas gracias.
Buenos días, Mayra:
Eliminartendrás que hacerlo cuando sea oportuno (cuando sea apropiado), por ejemplo cuando exista algún requisito legal relacionado con la tenencia de algún carné profesional. En el caso de la máquina inyectora yo no pediría nada.
saludos,
Ignacio
Buen día Ignacio
ResponderEliminarActualmente trabajo en una empresa de motores, todo el material utilizado para la realización de los motores nos llega de EUA ya que la empresa que esta allá selecciona los proveedores y lo compra y lo almacena allá, cuando los niveles de inventario de aquí en Mexico esta bajando ellos nos mandan mas, en base a la programación y requerimiento de cliente, lo único que se hace aqui en México son compras indirectas, como papelería, tengo procedimiento de compras donde se especifica eso, es necesario hacer la selección, evaluación y re-evaluación de los proveedores?
Saludos
Hola,
Eliminarla selección, evaluación y reevaluacion son requisitos de la norma, por la tanto tendrás que hacerlo, en tu caso de la forma más sencilla posible. ¿Tampoco contratas el transporte?
saludos,
Ignacio
hola Ignacio, una pregunta
Eliminarcuales son los documentos y registros necesarios que intervienen en el desarrollo productivo de un producto desde que se solicita por el cliente hasta que solicitan las materias primas a los proveedores.
Hola, Andreina:
Eliminarcomo comprenderás debo contestarte que depende de a lo que se dedique la organización, no es lo mismo un banco que una constructora. Pero vamos que pedidos a proveedores, albaranes y facturas vas a tener seguro.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes
ResponderEliminarCual debería ser el indicador para el proceso de compras.
Gracias
Buenos días:
Eliminardepende de cada organización y de lo que compres: No de no conformidades, plazo medio de recepción, tiempo de rotación de stock, nº pedidos realizados, nº proveedores evaluados, resultados de evaluación...
saludos,
Ignacio
hola nacho muy bueno tu blog, me ayuda muchísimo, una consulta soy aseguramiento de calidad en una imprenta, no hacemos control de calidad a materias primas (papeles, tintas, barnices y las tintas están comprometidas por contrato con la empresa que nos vendio las impresoras digitales), su evaluación es una vez que han sido utilizados los suministros en las impresiones de etiquetas, por ejemplo el barniz, una vez aplicado podemos ver si se craquela, etc. Contamos con certificados de calidad del proveedor, de cada insumo. ¿puedo hacer una exclusión del numeral 7.4.3?
ResponderEliminarHola,
Eliminaryo no lo haría, siempre tendrás que verificar que las cantidades y los precios coinciden con lo solicitado.
saludos,
Ignacio
Buenos días tengo una inquietud
ResponderEliminarcuando debo hacerle auditoría a mis proveedores
Buenos días, Paul:
EliminarLa norma no dice nada al respecto por lo que no es obligatorio que hagas auditorías in situ a los proveedores. Las puedes hacer con la frecuencia que desees y el proveedor te lo permita.
saludos,
Ignacio
Hola me parece muy interesante tu blog
ResponderEliminarTengo una duda, recientemente nos auditaron, soy Jefe de Compras, la empresa a la que trabajo se dedica a la venta de materiales industriales, yo realizo la evaluación de proveedores y en base a ella es que tengo mi listado de proveedores confiables, sin embargo, en ocasiones nuestros clientes nos piden materiales que no manejamos de línea y que no puedo conseguir con los proveedores de mi listado, por lo que me doy a la tarea de buscar a proveedores en internet o en mi localidad que me puedan cotizar lo que busco y así podérselo ofrecer a nuestros clientes, al auditar tuve una No conformidad por enviar este tipo de solicitudes de cotización a proveedores que no han sido evaluados o por no estar en el listado homologados independientemente de haberle comprado o no, el dijo que por el simple hecho de pedir cotización a alguien desconocido sin saber si va a cumplir con los tiempos de entrega o si cuenta con capacidad de surtimiento, pero para mi es obvio que no tengo una evaluación por que jamás les he comprado, eso lo sabré hasta el momento de realizarle compras y evaluarlo, el dijo que podía inicialmente pedir un documento de la empresa donde reportan la capacidad de surtimiento que tienen, pero se me hace ilógico, ninguna empresa proporciona información a nuevos clientes que jamás les hayan comprado y sobre todo antes de cotizar, para mi es que el auditor fue muy cuadrado, te agradeceré tu comentario, para ver si la que esta cerrada soy yo o que estrategia podríamos implementar para mejorar esto.
Saludos
Buenos días:
Eliminaren fin, de alguna manera tendrás que seleccionar a un nuevo proveedor. En la mayoria de las ocasiones yo digo que a los nuevos proveedores se les homologa tras un periodo de prueba, así que podré hacer pedidos en ese periodo de transición. Desconozco qué es lo que dice tu procedimiento, si cumples con él de forma general estas críticas del auditor me parecen un poco exagerados. Tómalo como un comentario rápido, me falta mucha información como para utilizarlo de referencia.
saludos,
Ignacio
En el punto de evaluación de proveedores me quedan varias dudas. Se supone que se trabaja con proveedores de confianza, que muestren solvencia para pagos a crédito y que se comprometan a abastecer oportunamente y siguiendo la calidad requerida (cumplimiento de fichas técnicas). Me refiero a productos perecibles (frutas, verduras, cárnicos, pescados y mariscos, etc). En este rubro hay que tener una lista de proveedores los cuales pasan varios filtros para ser tomados en cuenta en la lista de proveedores recurrentes. La pregunta es ¿a pesar de lo mencionado hay que evaluar nuevos proveedores?
ResponderEliminarBuenos días, Paolo:
EliminarTienes que tener una criterios para seleccionar a los proveedores, una vez que superen estos criterios los proveedores son incorporados a la lista de proveedores. Posteriormente, lo normal es una vez al año, tienes que hacer una evaluación del comportamiento de los proveedores presentes en la lista. Si quieres meter un nuevo proveedor el mismo tendrá que cumplir los criterios de selección iniciales y cuando sea la evaluación anual tendrás que ver sus resultados.
saludos,
Ignacio
Buenos días
ResponderEliminarTengo unas dudas respecto a la inspección y verificación de la mercadería ingresada, ellas debería ser adjuntadas con el Certificado de Calidad, pero para qué materiales necesariamente se deberían pedir? las herramientas como llaves o palancas ratchet? el concepto en pedir Certificado de Calidad en la empresa que laboro, no esta bien definida, es generalizada, además de que este tipo de materiales no involucran en la fabricación como insumos críticos. Es necesario que el proveedor emita ese documento original de fábrica?
Gracias
Buenos días, Déborah:
Eliminarlos certificados de calidad de los productos comprados se tendrán que pedir cuando sean pertinentes. Pertinentes es que sean materiales muy críticos en las fabricaciones o que exsitan requisitos legales que supongan esta solicitud desde el punto de vista de la trazabilidad. Si se trata de llaves y palancas ratchet no se me ocurre ningún ejemplo en el que yo solicitaría cualquier certificado de fabricación. Así de primeras me parece bastante exagerado.
saludos,
Ignacio
Buenos días señor Nacho Gonzalez; solicitud respetuosamente me colabore con el siguiente interrogante; en un proceso normal de compras que documentación interno y externo debo relacionar para efectuar el proceso.
ResponderEliminarCordialmente;
Xavier Stiven Duarte
Buenas tardes, Xavier:
Eliminarlos pedidos de compra, los presupuestos de los proveedores, los albaranes de proveedor y las facturas. Estos son los más corrientes. Luego puedes tener catálogos, registros de inspección, autorización interna de compras, boletines de análisis, etc.
saludos,
Ignacio
Buenos días,
ResponderEliminarRecientemente vamos a pasar una auditoría de ISO es una empresa de alimentación, sector bodegas, en el departamento de compras no realizan ordenes de compra en nuestro sistema de gestión si no que lo hace por correo electrónico directamente al proveedor. Entonces en el departamento de calidad nos encontramos con dificultades para poder hacer la evaluación de proveedor a cada uno, ya que no tenemos la lista de proveedores con la que se trabaja. Sería obligatoria tener y realizar las órdenes de compras?
Buenos días:
EliminarEs obligatorio tener identificados a los proveedores: selección y evaluación. Esto normalmente es difícil de entender sin un listado de proveedores.
Es obligatorio disponer de las evidencias de las compras, incluyendo la información solicitada al proveedor (órdenes de compra). Puede ser válido tener y hacer los pedidos directamente por correo electrónico pero después hay que poder encontrarlos.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes,
ResponderEliminarCuiroseando ingresé a su Blog y es muy interesante, me ha aclarado muchas dudas ya que la próxima semana la empresa donde laboro pasará la auditoría externa de certificación y estoy algo nerviosa. Soy Encargada de la Gestión de Compras y estoy algo confusa por unos puntos que se manejan algo desordenados a mi modo de ver.
Yo contrato la compra de materias primas y productos terminados que estan directamente dirigidos a la venta.
Adicional a ella areas como despacho, Gerencia, coordinan algunas compras que me reportan para poder hacer la parte operativa en el sistema ERP. Después de haber leido algunos comentarios, entiendo que si estas compras no están relacinadas directamente con el fin del negocio, no hay problema en que estas ordenes no se hagan llegar al proveedor verdad?.
Buenos días,
EliminarEl consejo es que es mejor que todas las compras de la organización se realicen conforme a lo especificado dentro del sistema. Si no es así, tendrás que justificar que esas compras no afectan a la calidad de los productos/servicios y a la satisfacción del cliente (no siempre se tiene el mismo criterio que el auditor).
Último consejo, si estas compras "especiales" existen debes tratar de que no sean las revisadas durante la auditoría.
Saludos,
Ignacio
Buenas tardes, he estado revisando tu blog y quisiera recibir tu ayuda para la solicitud de documentos de proveedores, como podría saber yo que es lo que debo exigir netamente normativo a mis proveedores, porque actualmente donde estoy trabajando tienen un anexo con muchos requisitos de documentos a proveedores y el no estar cumpliendo con ellos ha generado que en auditoria externa presente no conformidad, cuando pregunte el porque de la solicitud de documentos en la organización me dijeron que la norma no especifica como tal los documentos a pedir, y que ellos por prevenir piden estos documentos, pero necesitaría una ayuda en cuanto si es necesario realizar esta solicitud según la razón de cada proveedor?, en caso de no estar certificado podría llevar un anexo interno que me permita validar la calidad que necesito del producto y si este las cumple?, con que documento validaría que el proveedor puede seguir con nosotros según sea proveedor histórico o único ? como valido yo que el proveedor histórico, sigue siendo el mejor si en la reevaluación anual no se tiene en cuenta los demás proveedores?
ResponderEliminarBuenas tardes,
Eliminardesconozco la empresa y el sector en el que se desenvuelve por lo tanto el único consejo que puedo darte es que no podrás pedir aquello de lo que no puedas tener evidencias de su cumplimiento. Además, intenta que sea lo más cómoda posible la manera de conseguir estas evidencias. Si el departamento de compras no las considera necesarias para su trabajo no vayas tú a complicar mucho el trabajo.
Saludos,
Ignacio
al estar certificado 9001, los proveedores deben estar certificados 9001?
ResponderEliminarBuenos días,
EliminarNo, no es obligatorio. Es un criterio que puede exigir la organización pero que no se encuentra reflejado en la norma. Solicitar esta certificación ha sido durante muchos años una estrategia para aumentar el negocio por parte de consultoras y certificadoras. La organización debe controlar la calidad de sus proveedores pero tener un certificado no es una exigencia obligatoria.
Saludos,
Ignacio