13/10/09

Infraestructuras según ISO 9001:2008

La gestión de las infraestructuras (apartado 6.3 de ISO 9001:2008) es un requisito obligatorio de los sistemas de gestión de la calidad. El correcto funcionamiento de los equipos y el perfecto estado de las instalaciones incide directamente en el desempeño de los procesos y, por lo tanto, en la calidad percibida por los clientes.

Gestión de infraestructuras ISO 9001A continuación se comentan los pasos necesarios para una adecuada gestión de las infraestructuras de una empresa:

1. Identificación de equipos e infraestructuras.

La organización debe identificar los equipos e infraestructuras que tengan incidencia en la calidad de la empresa. La propia norma ISO 9001:2008 identifica las siguientes tipos de infraestructuras:
  • Edificios, espacios de trabajo y servicios asociados.
  • Equipos de procesos, incluyendo tanto el hardware como el software
  • Equipos para servicios de apoyo como transporte, comunicación o sistemas de información.
2. Definición de operaciones de mantenimiento para cada infraestructura.

Para cada equipo o infraestructura es útil disponer de una ficha en la que se refleje la identificación inequívoca de cada equipo (matrícula, número de serie, etc.), las operaciones de mantenimiento a realizar con cada una de ellas y la frecuencia con la que se realizan las tareas de mantenimiento. Ejemplos de estas tareas pueden ser los cambios de aceite para los vehículos de transporte, la revisión de los sistemas informáticos, la protección anti-virus o las revisiones de la correcta identificación de las zonas de almacenamiento.

Estas tareas de mantenimiento pueden realizarse por personal de la propia organización o por personal subcontratado.

3. Plan de mantenimiento anual de infraestructuras

Para llevar un control de las tareas a realizar es útil disponer de un plan anual que resuma las operaciones de mantenimiento y el momento del año en el que deben realizarse las mismas.

4. Registro de las operaciones realizadas.

A medida que se realizan los mantenimientos correspondientes a cada equipo o infraestructura es necesario que las operaciones queden registradas documentalmente para evidenciar así la realización de los trabajos y para favorecer su análisis posterior. Estas órdenes de trabajo tendrán un formato interno cuando las tareas sean realizadas por personal propio de la organización y podrán emplearse formatos externos cuando el mantenimiento sea realizado por personal subcontratado (partes de trabajo de mantenimiento de software, facturas o partes de mantenimiento de vehículos).

Es necesario distinguir que además de los mantenimientos preventivos planificados pueden existir mantenimientos correctivos no planificados. Los mantenimientos correctivos deben ser registrados y distinguidos de los preventivos para su posterior análisis.

5. Revisión y actualización de los planes

Finalizado el periodo de mantenimiento previsto en el plan, es necesario analizar el grado de cumplimiento del mismo, el porcentaje y el coste de las operaciones de mantenimiento correctivo y la posibilidad de generar cambios en el plan para disminuir los costes de mantenimiento y las intervenciones correctivas.

Ignacio Gómez
i.gomez@hederaconsultores.com
www.hederaconsultores.com
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15 comentarios:

  1. TEngo una duda,
    Si una pieza de un equipo no recibió el mantenimiento preventivo que requería (cada 3 meses con una ventana de 5 días)y se detecta por un auditor 2 semanas después de que el tiempo expirara, se podría tratar como una no conformidad de la iso 9001? El equipo trabajaba ok cuando se auditó y los datos indicaban que no hubo problemas en los últimos 6 meses. Otras tres piezas del equipo fueron chequeadas y se encontró que cumplían con los standard de mantenimiento.
    Muchas gracias

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  2. hola,

    según la norma una no conoformidad es el incumplimiento de un requisito, estos requisitos pueden ser del cliente, de la legislación, de la norma ISO 9001 o del propio sistema que la organización ha establecido. La frecuencia de los mantenimientos ha sido establecida por la empresa y su incumplimiento sin duda alguna es una no conformidad sin tener en cuenta el estado del equipo, su uso o cualquier otra circunstancia. Después tendrás que darle la solución: o aumentar el tiempo a pasar para cada mantenimiento o hacer el mismo.

    Un saludo,
    Ignacio

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  3. Buen día, me surge una duda sobre los equipos de software y hardware, estos deben tener licencias para asegurar su mantenimiento?

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  4. Si realizas esta pregunta a un auditor probablemente te dirá que sí, otra cuestión es que espontaneamente se plantee la pregunta durante la auditoría, yo nunca he visto que se realizasen estas revisiones. También depende de la actividad de la organización y del tipo de software y hardware empleado.
    saludos,
    Ignacio

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  5. Buenas tardes, César,

    - Identificación del equipo: Puede existir un campo para el código interno asignado y se suele usar otro campo para anotar el número de serir.
    - Nombre del equipo
    - Responsable del mantenimiento
    - Operaciones de mantenimiento a realizar: Incorporar frecuencia de las operaciones.
    - Fecha y firma de aprobación de la ficha.

    Lo normal es que después exista otra ficha para ir anotando cada una de los mantenimientos realizados.

    Un saludo,

    Ignacio

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  6. Hola Ignacio..

    Pensaba que este procedimeinto no era obligatorio, pero me he dado cuenta que si, en el caso de la empresa que estoy realizando el proyecto, que se debe registrar? es decir que equipos? Como es una empresa de servicio, no se bien, mas o menos tengo una idea que los que se debe realizar como ordenadores, teléfono ...??? no se que mas puedo poner..??

    Por favor si me pudieras dar alguna idea sobre esto, te lo agradecería mucho.. Muchas Gracias..

    Un saludo Yetel

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    1. hola, Yetel,

      si es una oficina y tienes el inventario de equipos informaticos y de comunicación, lo único que se me ocurre ahora son los equipos de protección contra incendios.

      Define en el procedimiento o en una tabla aparte los equipos que tienes y la actividades de mantenimiento que realizas con los mismos, las responsabilidades, los registros generados....

      saludos,

      Ignacio

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  7. Gracias..

    Ah yo pensaba que solo la infraestructura era relacionado con los procesos...... es decir que tuviera algún vínculo con los procesos que los perjudiquen en su mal funcionamiento.....

    En el registro se pone todos los equipos que y muebles que haya en la oficina????....

    Saludoss....

    También se puede poner calefacción, aire acondicionado???

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    1. hola, si es una oficina yo sólo pondría los equipos informáticos y la revisión de los extintores. Si quieres introducir la calefacción y el AC puedes hacerlo,

      te dejo el vídeo del proceso:

      http://hederaconsultores.blogspot.com.es/2014/01/infraestructuras-mantenimiento-ISO-9001.html

      saludos, Ignacio

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  8. Gracias...

    No se puede ver el enlace, me sale que ya no existe en el blog...

    Saludoss..

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    1. funciona, de todas maneras tienes el vídeo de las infraestructuras en la página de vídeos del menú principal

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  9. Les agradecería si me pudiesen hacer alguna indicación sobre una cuestión sobre este punto de Infraestructuras. Verán, supongamos que una empresa no tiene instalaciones propias en lo que a edificios se refiere, por ejemplo sus oficinas están cedidas por otra empresa u organización. Ni siquiera son alquiladas o con un coste, si no que una organización o empresa A les cede su uso a la empresa B, por la razón que sea. Lo que es el equipamiento de oficina, informático, etc, de las infraestructuras ya si son propiedad de la empresa B. Por ejemplo es el caso de viveros de empresas públicos en que se ceden oficinas a emprendedores locales sin coste o bajo subvención. ¿Como habría que considerar y gestionar dichas infraestructuras (las oficinas) por parte de la empresa que las recibe, desde el punto de vista de la norma?

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    1. hola, Pedro,

      si es un despacho con dos ordenadores y una impresora pues esas son las tres infraestructuras que tendrán que controlar. Para gestionarlas con que tengan un antivirus podría ser suficiente.

      saludos,

      Ignacio

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    2. Muchisimas gracias Nacho por la rapidez y precisión de tus respuestas. Desde luego, no solo eres un experto en calidad, si no que lo pones en practica en esta página, y estoy seguro que también en tu empresa.

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