En este post me gustaría hacer inventario de curiosidades y errores en ISO 9000 e ISO 14000, algunos incomprensibles, que se dan en el mundo de la consultoría y la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad ISO 9001 y de los sistemas de gestión ambiental ISO 14001, en la pequeña empresa. Todos cometemos errores y parte de nuestro trabajo es detectarlos y aportar soluciones para que los mismos no vuelvan a suceder. Además, es claro que para mejorar debemos aprender de nuestros fallos. Recordemos las palabras de Ortega y Gasset: "El verdadero tesoro del hombre es el tesoro de sus errores". A lo largo del tiempo irá aumentado el número, espero vuestras aportaciones, eso sí, respetando la confidencialidad.Índice:
1. Auditor interno perdido en el tiempo
2. Valores de indicadores de proceso y objetivos
3. ¿Cuántas no conformidades y reclamaciones deben ser preocupantes?
4. Distribución de la documentación
5. Curriculum o ficha de empleado del Director General
1. Auditor interno perdido en el tiempo.
La planificación y secuencia de las tareas es una de las principales fuentes de errores en ISO 9000 e ISO 14000. Un consultor al realizar la primera auditoría interna del sistema, previa a la certificación y durante el periodo de implantación, levanta la siguiente y única no conformidad en el informe: "No existe evidencia documentada del informe de revisión por la dirección". ¿Si hubiese revisado el informe de revisión hubiese levantado una no conformidad porque no se había realizado la auditoría interna? ¿Quién fue primero, la gallina o el huevo?
2. Valores de indicadores de proceso y objetivos.
El auditor levanta la siguiente no conformidad. "El valor esperado para el valor del indicador de proceso coincide con el valor esperado del objetivo establecido en el mismo proceso". Si el indicador de proceso es empleado para establecer un objetivo y el objetivo tiene a su vez un valor esperado a partir del cual se deben emprender acciones, ¿no es razonable que el valor esperado para el proceso y el objetivo sea el mismo?. Si quiero conseguir, por ejemplo, un 75% de ofertas aceptadas como objetivo y determino que si obtengo resultados por debajo de 70% debo tomar medidas, ¿para qué me sirve que en otro documento diga que si bajo del 65% tengo que emprender acciones?. Luego nos quejaremos de que nos llaman amantes de los papeles y de la burocracia.
3. ¿Cuántas no conformidades y reclamaciones deben ser preocupantes?
Algunos auditores de certificación deben no haber trabajado nunca en ninguna otra actividad y tienen una visión de la realidad empresarial bastante peculiar. Hace unos días el auditor vio que existían cinco no conformidades y reclamaciones en el año y preguntó: "¿Por qué hay tantas no conformidades? ¿Son muchas, no?" Podrían haber sido muchas menos si me llego a quitar la venda de los ojos la mitad de tiempo o si registrase menos del 10% de los problemas que tengo. Los errores en ISO 9000 e ISO 14000 no se comenten únicamente por los responsables de calidad de los sistemas.
4. Distribución de la documentación.
Las normas ISO 9001 e ISO 14001 tienen como requisito que los documentos se encuentren disponibles en los lugares de trabajo para que los empleados puedan consultar la documentación aplicable a cada proceso. Una de las metodologías más empleadas es entregar copias controladas a los empleados y en el momento de la entrega se firman acuses de recibo para tener registros de cuándo y a quién se entregó cada documento. ¿Tiene sentido entregar de esta manera copias de todos los procedimientos a todos los empleados cuando la organización es una oficina de 50 metros cuadrados? ¿No será más razonable disponer de un único juego de procedimientos para su consulta cuando el trabajador lo desee? Esta situación de distribución indiscriminada de documentación se está produciendo y como resultado normalmente tiene una no conformidad porque luego aparecen documentos obsoletos en el fondo de cualquier archivador.
5. Curriculum o ficha de empleado del Director General
El apartado de recursos humanos contempla que se deben disponer de evidencias de las competencias, basadas en la formación y experiencia, de cada una de las personas que tengan influencia en el sistema de gestión. Esta evidencia generalmente es el Curriculum Vitae o unos fichas con los datos de cada uno de los empleados. ¿Es necesario tener el CV o la ficha del director o gerente de la organización? Con la experiencia de auditorías que tengo, más o menos la respuesta se situa en el 50%. Si no tienes la ficha el auditor te la solicita y si la tienes en el rostro del auditor aparece una sonrisa de complicidad y comenta que no era necesario tener los datos del "jefe". Así que la respuesta dependerá de cada organización, de cada auditor y de su estado de humor. Algunas veces los errores en ISO 9000 dependen de cuestiones tan humanas como estas.
saludos,
Ignacio Gómez
www.hederaconsultores.com
Solicite presupuesto consultoría ISO 9001 - ISO 14001
Si el sistema está ya certificado puedes solicitar un presupuesto para la auditoría de certificación ISO 9001 - ISO 14001
Supongo que lo de ponerle el titulo de "consultor" a ese inutil es de coña.
ResponderEliminarPerdón por las palabras mal sonantes, pero es que uno ya esta, supongo que a ti te pasa lo mismo, hasta las narices de los piratas y chapuzas que tenemos que aguantar en este mundillo nuestro. Esto por desgracia esta muy generalizado y repercute en la credibilidad de los que de verdad nos preocupamos, y formamos para poder realizar un correcto trabajo de consultoría
Un saludo.
UN CONSULTOR