Cuestionario de diagnóstico inicial ISO 9001:2015 ✅

Pongámonos estupendos y citemos a Platón: "¿Y no sabes que el principio es lo más importante de toda obra?". Platón estaba mucho más ocupado en su república de la educación de los niños que de implantar sistemas de gestión de la calidad pero google y sus citas nos permiten hacer coincidir en el mismo artículo cosas tan diferentes. Vayamos al grano e identifiquemos la información importante que deberíamos obtener en una primera reunión para la implantación y certificación ISO 9001. Para ello, en este artículo presentaremos un formato para análisis inicial ISO 9001:2015 que puede emplearse previamente a la implantación de un sistema de gestión de la calidad en la pequeña empresa. 

• Formato para análisis inicial ISO 9001:2015
• 1. Identificación del representante de la dirección e interlocutores
• 2. Datos básicos de la organización
• 3. Organigrama
• 4. Alcance del sistema
• 5. Mapa de procesos
• 6. Detalles de procesos
• Descarga de formato para análisis inicial ISO 9001:2015

Formato para análisis inicial ISO 9001:2015

Los principales aspectos a identificar y tratar en el formato para análisis inicial ISO 9001:2015 son los siguiente:

1. Identificación del representante de la dirección e interlocutores.

Es necesaria la identificación de la persona o las personas que van a hacerse responsables de la implementación del sistema y de presentar el sistema de gestión de la calidad durante los procesos de auditoría de certificación.

2. Datos básicos de la organización.

• Productos y servicios ofertados. Es importante identificar las distintas familias de productos y servicios para facilitar la posterior identificación de los procesos de la organización.
• Identificación de clientes y de sus principales requisitos. Conocer el tipo de clientes nos ayudará a plantear más cuestiones sobre las procesos comerciales y sobre las posibilidades de realizar el análisis de su satisfacción.
• Centros de trabajo. El número de centros de trabajo y sus ubicaciones es básico para establecer el alcance del sistema de gestión de la calidad.
• Número de empleados. El número de empleados total y por cada uno de los departamentos y procesos es un importante dato de partida para calcular el número de jornadas y los plazos hasta conseguir la certificación.
• Actividades subcontratadas. Es importante conocer si la organización realiza ciertas actividades como el transporte, las inspecciones o el servicio post-venta, con recursos propios o contratados a terceros.

3. Organigrama.

La definición del gráfico de funciones y departamentos es básica para la asignación de las responsabilidades en la documentación de los procedimientos. El organigrama deberá ser lo más simple posible y deberá incluir todos los puestos de trabajo incluidos en el sistema de gestión de la calidad.

4. Alcance del sistema.

Es importante aclarar con la organización las actividades que abarcará el sistema y elegir el texto que se desea que aparezca en los certificados. El alcance debe ser una declaración precisa y real de las actividades realizadas por la organización. Sin embargo, la experiencia también me dice que por muchas vueltas que se de en la definición del alcance, el primer auditor de certificación que pase por la empresa va a realizar cambios en el texto del alcance.

5. Mapa de procesos.

Conociendo el alcance, el organigrama  y los requisitos de ISO 9001 no debe resultar complicado identificar cuáles van a ser los procesos y procedimientos que formen el sistema de gestión. 

6. Detalles de procesos.

Sin entrar en muchos detalles, ya habrá tiempo en otras reuniones, es bueno que en este primer encuentro se conozcan algunas peculiaridades de los procesos identificados como:

• Responsables de cada proceso
• Prácticas realizadas 
• Documentación empleada
• Registros generados

Con esta información ya podemos empezar a generar el esqueleto documental del sistema y tendremos una visión general de los objetivos y necesidades de la organización. Os dejo también un ejemplo de

Cuestionario Inicial de Implantación ISO 9001  para ser empleado como soporte de los datos vistos en esta reunión.

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Un saludo desde Madrid,

Ignacio Gómez

www.hederaconsultores.com

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