2/9/09

Revisión por la dirección según ISO 9001:2008

La revisión por la dirección (apartado 5.6 de norma ISO 9001:2008) es un requisito fundamental que deben cumplir las organizaciones que implanten su sistema de gestión de la calidad según la norma ISO 9001:2008. Esta revisión consiste en el análisis de los resultados aportados por el sistema de calidad y en la toma de decisiones para actuar y promover la mejora continua del sistema y de la propia organización.

Revisión del sistema ISO 9001
¿Qué factores han de tenerse en cuenta para la realización de la revisión del sistema por la dirección?
  • Las revisiones deben estar planificadas y deben realizarse por lo menos una vez al año.
  • En la revisión por la dirección debe analizarse el cumplimiento de las directrices establecidas en la política de la calidad de la organización, así como el cumplimiento de los objetivos parciales anuales.
  • El informe de revisión debe incorporar la siguiente información para analizar:
  1. Resultados de las auditorías internas realizadas
  2. Retroalimentación del cliente, tanto resultados del análisis de satisfacción como la información aportada por las reclamaciones de los clientes.
  3. Desempeño de los procesos. Resultados de los indicadores de cada uno de los procesos, la representación gráfica de los mismos añade un importante valor añadido.
  4. Estado de las acciones correctivas y preventivas. Análisis de las acciones emprendidas en el periodo de revisión, de su estado ( pendientes o ya realizadas) y de su eficacia.
  5. Estado de las acciones planificadas en revisiones anteriores.
  6. Cambios en la organización o en su entorno que afecten o puedan afectar al sistema de gestión de la calidad.
  7. Recomendaciones de empleados o partes interesadas para la mejora del desempeño de los procesos y de la organización.
  • El informe de revisión a partir del análisis de los aspectos anteriores debe incorporar los resultados de la revisión, estos resultados son decisiones o acciones a emprender en el siguiente ciclo de mejora del sistema, estas mejoras afectarán a:
  1. La eficacia del sistema de gestión y los procesos que componen el mismo
  2. La calidad intrínseca del producto teniendo en cuenta los requisitos de los clientes
  3. Estas mejoras y acciones se deben planificar, incluyendo la planificación la necesidad de recursos (humanos, económicos o infraestructuras)
¿Qué beneficio obtengo con la revisión por la dirección?
  • Se establece una metodología de análisis que permite comparar el desempeño del sistema y de la organización a lo largo de los años.
  • Se establece una tormenta de ideas, en torno a los resultados obtenidos, para el establecimiento de acciones de mejora.
  • Implicación de la dirección en el desempeño del sistema de gestión de la calidad.
  • Integración del sistema de gestión de la calidad en la gestión global de la organización.
Un saludo desde Madrid,

Ignacio Gómez

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44 comentarios:

  1. Ignacio, tengo una pregunta que pasa si a la auditoria de recertificsciòn no se tiene la vision actualizada debido a que la gerencia esta revisando la planeaciòn estrategica y tiene evidencia de este desarollo con el equipo de trabajo, es mi caso la gerencia esta realizando las reuniones pero como el concenso no es nada facil, se ha dilatado el tiempo de producciòn ,las ventas.puedo levantar una no conformidad al representante y este la contesta con las acciones que ha desarrollado con los informes del mismo y de esta manera se evita que nos generen una no conformidad mayor ..

    que me aconcejas.

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  2. en un principio te aconsejo que con la información que dispongas trates de realizar un informe de revisión por la dirección provisional para pasar la auditoría. Si esto no es posible, está claro que debes emprender acción correctiva y en la medida de lo posible justificar el retraso y presentar evidencias del proceso de revisión que se esté realizando, también tienes evidencia el registro de revisión del año anterior.

    El consejo es que trates de hacer un informe de revisión con la información de la que dispongas en este momento para pasar la auditoría y después lo completes con el resto de las reuniones.

    saludos,

    Ignacio

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  3. ignacio que requisito de la norma apunta màs el incumplimiento a planificaciòn o 4.2.2 manual de calidad.

    Gracias

    Marlly

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  4. ingnacio importante la NTC 9004:2000 su versiòn tambien cambio o esta continua igual o paso a ser 9004:2008

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  5. hola Marlly,

    si te refieres al incumplimiento de no hacer la revisión a tiempo, yo lo pondría directamente en el apartado 5.6. de Revisión.

    saludos,

    Ignacio

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  6. la norma ISO 9004 Gestión para el éxito sostenido de una organización. Enfoque de gestíon de la calidad se encuentra en la revisión del año 2009

    saludos

    Ignacio

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  7. Ignacio.. que pasa si no se ha realizado la revisión por la dirección cuando se realice la primera auditoria, puesto apenas se está iniciando el proceso de implementación? sería una no conformidad?

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    1. Si la auditoría es de certificación tendrás una no conformidad mayor. Si hablamos de auditorías internas, lo normal es que se haga primero la primera auditoría interna y después el primer informe de revisión. Por la misma cuestión también tendrías una no conformidad si realizases primero la revisión del sistema y no incorporases los resultados de la auditoría interna.

      saludos,

      @IgnacioHedera

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  8. Que pena Ignacio no me quedo claro lo último

    A donde voy, es si se puede dar una no conformidad en la primera auditoría interna
    o será una simple observación...(el no darse la revisión)

    Dado que apenas se está iniciando el proceso de implementación y aun no se tienen la totalidad de las entradas de la revisión

    Gracias por tu respuesta

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    1. hola,

      yo no pondría nada, ni no conformidad ni observación, sólo anotaría que aún no se ha relizado el informe de revisión porque aún no ha terminado el primer ciclo de mejora continua.

      saludos,

      @IgnacioHedera

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  9. Estimados amigos: favor de no confundir. En primer lugar, la revisión por la dirección es un requisito de ISO 9001, y para poder certificarte debes de cumplir con este o de lo contrario se te declarara una no conformidad y no te recomendaran para la certificación, hasta que hagas la gestión correspondiente (e implementación)

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    1. hola,

      tienes razón, sin informe de revisión no te certificas, pero la duda era si durante el primer ciclo de implantación es necesario tener hecho el informe de revisión antes de hacer la auditoría interna, en este caso es imposible ya que el ciclo de mejora finaliza con la revisión del sistema.

      saludos

      @IgnacioHedera

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  10. Hola a todos, una pregunta... imaginemos un Informe de Revisión por la Dirección como un Formato, seccionado en cada uno de los incisos que la norma pide en el 5.6.2 y asi por partes los diferentes gerentes llenan dicho formato con la información según les corresponda, se expone en una reunión con quienes integren la Alta Dirección y como resultado de lo que se va decidiendo se va llenando otro Formato ahora con el nombre de Resultado de la Revisión por la Dirección, este seccionado en 3 partes (incisos a, b, c como vienen en la norma)¿eso sería muy correcto y preciso? ¿con eso se demuestra el cumplimiento en la auditoria de certificación?

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    1. hola,

      parece del todo correcto,

      saludos,

      @IgnacioHedera

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  11. Buen Dia Tengo una Pregunta recientemente en la empresa donde laboro se levanto una NC porque en la revision por la direccion el presidente no participo directamente en la reunion y en su lugar participo el Gerente General ya que los dos cargos son considerados como parte de la direccion. como puedo resolver esta no conformidad?
    Les agradesco su ayuda

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    1. hola,

      normalmente con que el informe sea firmado por la dirección suele ser diferente, así que el Presidente firme el informe,¿Quédice tu sistema sobre las responsabilidades del proceseo de revisión por la dirección?

      saludos,

      @IgnacioHedera
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  12. Una consulta: Recien he entrado a trabajar en una empresa donde todavia no se ha levantado las NO CONFORMIDADES y hace casi un año que no realizan reunion de comite de calidad y menos revisión por la dirección, las áreas no han reportado sus indicadores, y la politica es la misma desde hace bastante tiempo....no se ha hecho revision de los objetivos...no se por donde empezar y tenemos que recertificar el proximo año en febrero

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    1. hola, por lo que cuentas no hay nada hecho, la buena noticia es que hasta febrero deberías tener tiempo de sobra, yo empezaría por la recopilación de indicadores para despues ir cerrando objetivos e informes de revisión.

      saludos

      @Ignaciohedera

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  13. que tal si el presidente no puede participar en una reunion por causas ajenas a su voluntad o fuerza mayor?

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    1. pues alguien se tendrá que hacer cargo de sus funcuones o se retrasa la reunion,

      saludos,

      @Ignaciohedera

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  14. Excelente Ignacio.
    Felicidades...!!!!

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    1. ¡Muchas gracias! No puedes imaginarte lo agradables que son estos comentarios.

      saludos,

      Ignacio

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  15. Ignacio ...1ro: Felicitaciones por el documento Preguntas Frecuentes ISO9001...
    Me llama la atención que en su apunte de Preguntas Frecuentes ISO9001, señala que el "Representante de Gerencia" deba estar en el organigrama dado que el punto 5.5.2 (que es único punto que menciona al "Representante de la Dirección" ) ... no lo exige como cargo sino como rol. De manera más exigente, no menciona al coordinador/Auxiliar de calidad ni al auditor interno.

    A lo que voy es que perfectamente puedo interpretar al "Representante de la Dirección" que debe ser "un miembro de la dirección" que "...quien, independientemente de
    otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad que incluya... " ...etc. No indica que ES un cargo, sino que tiene "la responsabilidad y autoridad.."... es decir un "Rol"

    ¿Dónde ud deduce en la norma que se deba incluir en el Organigrama estos cargos ( Representante de la Dirección y Responsable de Dirección) (que si bien se explicita como una especialización de las funciones ...ok)?

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    1. Gracias, Pedro. Podemos hablar mucho de las interpretaciones de lo que es un cargo y lo que es un rol y de lo que aparece como obligatorio en la norma y de lo que se debe suponer, la norma son 10 páginas y hay que interpretarlas. Esta interpretación considero que no debe ser personal sino que debe estar en línea con el resto de las personas, sobre todo cuando en un sistema se pasan auditorías de certificación. Voy a mi experiencia y creo que identificar al responsable de calidad con el representante de la dirección es lo que para el auditor es más fácil de entender y también he visto que si no aparece en el organigrama puedes tener problemas o lo que es lo mismo una no conformidad. No sé cuál es tu experiencia pero la mía es que el auditor no suele dar su brazo a torcer cuando de temas de interpretación se trata, así que que me parece mejor facilitarle su trabajo y poner las cosas como las quiere ver. Para mí el coordinador de calidad es el mismo cargo que el representante de la dirección, ¿para qué? para facilitar las cosas. Respecto al auditor interno decirte que en un 99% de las auditorías me han solicitado su inclusión en el organigrama y en el 1% no.

      ¿Qué diferencia encuentra entre cargo y rol? Porque al final lo que tenemos son personas que desempeñan tareas. Una persona puede tener diferentes responsabilidades y autoridas y también diferentes cargos, ¿no le parece más sencillo unificar los términos? Tendríamos una seria de "cargos" a los que se les definen unas determinadas funciones y responsabilidades, "roles" que deben ser cubiertos por las personas de la organización.

      Si lo vemos desde otro punto de vista, yo tengo definidas las responsabilidades, funciones y las competencias para los puestos de trabajo en unas fechas de perfiles de puestos o "cargos". ¿Cuántas fichas de perfiles debo tener? Tantas como aparezcan en el organigrama, ¿Si no está el puesto de responsable de calidad o representante de la dirección en el organigrama a qué puesto de trabajo o cargo le asigno sus responsabilidades. Seguro que habrá una solución pero para mí la más sencilla es que en el organigrama aparezca ese puesto.

      Un saludo y gracias otra vez por participar y comentar.

      Ignacio

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  16. QUIEN ES RESPONSABLE DE LA REVICION POR LA DIRECCION

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    1. ummm, supongo que la dirección de la organización, que recopilará toda la información de los distintos departamentos.

      saludos,

      Ignacio

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  17. Buenos días:
    Tengo que pasar la auditoría de recertificación en diciembre, pero la revisión por la dirección la hacemos siempre a finales de enero cuando tenemos todos los datos del año. ¿Me valdrá la revisión por la dirección de enero del 2013 o tengo que tener una más actual?.
    Muchas gracias

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    1. Hola, Vicente,

      yo en tu caso no haría una nueva revisión, con la de enero de 2013 sería suficiente si eso cumple con lo planificado en la documentación de tu sistema y si esa revisión no ha sido auditada todavía. De todas maneras comentas que es auditoría de recertificación, lo normal es que apliques el criterio de años anteriores.

      Este problemilla habitual con informes de casi un año tendrás que solventarlo con un buen seguimiento de procesos y análisis de datos actualizado a fecha de hoy. Yo suelo llevar un seguimiento trimestral de objetivos e indicadores que para tu caso tendrían que estar actualizados con comentarios hasta el final del tercer trimestre de 2013.

      saludos,

      Ignacio

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    2. por cierto, es verdad que es posible que el auditor te ponga cara rara pero más raro sería que la gestión de una empresa se llevase de 30 de noviembre a 30 de noviembre, y como la gestión de una empresa no tiene que depender de las fechas de auditorías.... Sirva esto como justificación de cara al auditor.

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  18. Estimado Nacho, buenas noches.
    Una consulta. Ya tenemos en la empresa la ISO 9001, ahora estamos interesados en obtener la 14001 y 18001, mis interrogantes son:
    - Para estas dos nuevas normas vamos a tener un nuevo representante de la dirección, que pasa con el anterior?
    - Pueden existir dos representantes de la dirección?, uno por la 9001 y otro por la 14001 y 18001?
    - Si se nombra un nuevo representante para la 14001 y 18001, este también se encargará de la 9001?

    Gracias

    Alex

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    1. hola, Alex,

      lo nomal es que los sistemas de gestión se integren y no pasa nada porque el título de representante de la dirección lo formen un grupo de personas, todo debe quedar claro en el manual.

      saludos,

      Ignacio

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  19. Nacho,
    Muchas gracias por tu respuesta.

    Saludos,

    Alex

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  20. Hola Nacho, felicidades por tu blog, es una verdadera maravilla haber dado con el. Te comento, estoy teniendo bastantes problemas en la empresa en la que llevo varios meses. La recertificación debería ser en marzo pero quieren intentar aplazarla hasta abril. La empresa, desde mi punto de vista ha tenido mucha suerte en las certificaciones anteriores, ya que las cosas aquí van un poco regular, como ejemplo, tienen un solo indicador, el cual lo modifican según les conviene para cumplir con objetivo; los procedimientos llevan sin actualizarse años, copian y pegan normas, planes de mantenimiento, etc..de otras empresas. Y para colmo me tienen contratada como becaria, así que ya verás el caso que me hacen. Estoy un poco perdida y necesito alguna orientación sobre que debería hacer como mínimo.
    Muchas gracias.

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    1. hola,

      como mínimo para la auditoría de certificación:

      - informe de revisión
      - auditoría interna
      - objetivos 2013
      - objetivos 2014
      - plan de formación
      - resto de tareas especificadas en los procedimientos

      mucha suerte,

      Ignacio

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  21. Ignacio, buenas tardes, la auditoria interna, como minimo a los procesos centrales, o todos incluidos los de soporte?

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    1. Buenos días, Carlos,

      la auditoía interna se debe ralizar a todo el sistema de gestión, así que se deben auditar todos los procedimientos al menos una vez al año. Otra cuestión es que hagas más auditoría a los procesos centrales pero los de soporte por lo menos una vez tendrán que ser auditados.

      saludos,

      Ignacio

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  22. Muy buena información. Estaré escribiendo.

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  23. Hola Ignacio, de antemano lo felicito por tan excelentes comentarios que nos ayudan a entender mucho mejor todo lo relacionado con los SGC.

    Por otro lado quería saber lo siguiente:
    La empresa a la que entré a laborar en mayo de 2014, se certificó el año pasado a finales de nov 2013.
    El ingeniero que estaba a cargo del SGC, renunció y trabajó hasta el 28 de feb 2014 y no dejó todo al día, por ejemplo:
    * Los planes de acción quedaron sin verificar su implementación y mucho menos su eficacia.
    * No se hicieron las encuestas de satisfacción de cliente
    * No se hicieron las capacitaciones que programó en el cronograma.... etc.

    Mi inquietud radica en que yo entré en mayo (dejaron 2 meses sin responsable del SGC), obviamente todo esta atrasado, los seguimientos, controles y por mas que yo trato de adelantar, pues no tengo como demostrar gestión ni evidencias de actividades en esos 2 meses que no se controló ni gestionó nada del SGC.
    Que me aconseja hacer?, la verdad es bastante dispendioso y me preocupa como evitar que se vea la falta de compromiso con el SGC por esos 2 meses.
    Gracias por su aporte

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    1. hola,

      esto no tiene muchos misterios, te aconsejo que hagas todo lo que se supone que tiene que estar hecho para noviembre de 2014. Si esto implica que tienes que rellenar registros de enero de 2014 creo que es mejor que lo hagas y más fácil que tener que estar dando explicaciones a los auditores sobre el motivo del agujero de dos meses.

      Desconozco tu organización pero que falten dos meses no debería ser muy preocupante y muy difícil de actualizar.

      saludos,

      Ignacio

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  24. Buenos días Ignacio, bueno felicidades por tu muro de consultas esta interesante vale, consulta en la Auditoria de seguimiento me pusieron NC al Informe de Revisión por la Dirección, puesto que no considere todo los procesos del diagrama vale, un favor nacho me puedes decir los criterios para poder llenar cada información de entrada en la revisión, o que considerar y tener bien claro en una revisión por la dirección, Ignaciano vale, podrías facilitarme un modelo de informe de revisión por la dirección. gracias... por su atención vale.

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    1. Buenas tardes,

      la información necesaria que tiene que tener el informe lo tienes en la propia norma, quiero decir que el índice del informe puede ser la suma de los efígramas de la a) a la g) del apartado 5.6.2. y los epígrafes de la a) a la c) del apartado 5.6.3..

      La no conformidad la han puesto imagino porque no has cumplido con el epígrafe "c) el desempeño de los procesos y la conformidad del producto". Cuando llegues a este punto del informe tendrás que comentar proceso por proceso (todos) los resultados de los indicadores asociados y las cosas que hayan sido reseñables al respecto de cada proceso.

      Aquí tienes un vídeo por si te puede ayudar: http://hederaconsultores.blogspot.com.es/2013/11/revision-del-sistema-iso-9001.html

      Informe no te puedo facilitar porque los datos son confidenciales.

      saludos,

      Ignacio

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  25. Hola Ignacio!

    En mi empresa me están dando la oportunidad de ser la nueva Coordinadora ISO

    por lo que soy nueva en el sistema de calidad, por ahora estoy realizando la presentación de la dirección, y me surgió una pregunta: a que se refiere el apartado 5.6.2 e) las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas,

    tal vez sea algo sencillo pero no me queda claro aun, te agradecería tu respuesta

    buen día

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    1. Hola,

      pues no tiene interpretación, cuando haces un informe de revisión del sistema al analizar los resultados del sistema se tienen que tomar unas decisiones para mejorar, estas actividades de mejora suelen ser los objetivos y acciones correctivas y/o preventivas.

      El apdo. 5.6.2. e) Lo que te dice es que al año siguiente cuando vayas a hacer el nuevo informe no te tienes que olvidar de comentar la realización y la eficacia de las acciones planificadas en el informe anterior.

      Si estás en el primer ciclo de mejora es evidente que no tienes informe de revisión previo y por lo tanto no tienes acciones que comentar, te aconsejo que en esta situación indiques esta situación en el informe aunque parezca obvio.

      saludos,

      Ignacio

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