"Papeleo" y Sistemas de Gestión ISO 9001 e ISO 14001 ✅

Al hablar con cualquier responsable de calidad de una pequeña empresa, siempre aparecerá en la conversación lo molesto y complicado que resulta la gestión de documentos y registros. La "burocracia" y el "papeleo" en los sistemas de gestión se convierten así en un enemigo con el que debemos pelear. ¿Cómo podemos reducir la cantidad de documentos y mejorar sus condiciones de archivo? La primera consideración es que todo el trabajo que realicemos tiene que servir para algo ¿qué finalidad tiene este documento que tanto me cuesta rellenar en mi sistema de gestión?. El contenido del artículo es el siguiente:

• Origen de papeleo en los sistemas de gestión ISO 9001 e ISO 14001
• Prácticas para la reducción del papeleo en los sistemas de gestión

Origen de papeleo en los sistemas de gestión ISO 9001 e ISO 14001

Hay dos tipos de razones para la existencia de un documento o un registro de la calidad:

• la propia norma ISO 9001 o norma ISO 14001 lo exige como requisito y de forma explícita señala la necesidad de mantener la información documentada, y/o
• el documento es considerado como necesario para el desempeño correcto de los trabajos de la organización, o permite la toma de datos para el posterior análisis estadístico.

Por lo tanto, el primer paso para la reducción del papeleo es analizar la necesidad de cada documento y cada registro teniendo en cuentas las dos consideraciones anteriores.

Prácticas para la reducción del papeleo en los sistemas de gestión

Además de la actividad anterior, habría que tener en cuenta las siguientes recomendaciones para la reducción de la cantidad de papel generado en el mantenimiento de los certificados:

1. Distribuir informáticamente los manuales y procedimientos a todo el personal, eliminando las copias en papel. El acceso en formato electrónico a los documentos del sistema requiere disponer de unas metodologías adecuadas de protección para evitar modificaciones en los documentos o su eliminación. Al mismo tiempo, la organización deberá disponer de unas rutinas de copias de seguridad de los datos.

2. Compartir documentos en papel para aquellos empleados que compartan el mismo espacio físico, evitando así que cada persona tenga un juego de copias completo. Que todo el personas tenga acceso a los documentos aplicables a su actividad no significa que todos los empleados deban tener un juego completo de copias de los mismos. Si tienes una copia disponible a menos de un minuto de tu puesto de trabajo no es necesario el reparto de más copias.

3. Utilizar racionalmente los recursos informáticos. Las bases de datos y las hojas de cálculo pueden ser herramientas muy útiles para requisitos relacionados con recursos humanos, mantenimiento de equipos, seguimiento y medición de los procesos, etc.

4. Evitar la duplicación de información en procedimientos y manuales, ya que podrían generarse errores y motivar cambios constantes a nivel documental. 

5. Anotar las no conformidades y reclamaciones en filas de una tabla Excel o similar. Además de reducir el número de documentos permite el tratamiento estadístico de las mismas. Si por cada pequeño error detectado tenemos que rellenar tres o cuatro páginas, además del mayor consumo de papel corremos el riesgo de que el personal termine por no documentar las incidencias.

6. Utilizar como documentación propia los manuales externos de ayuda e instrucciones de los equipos y programas, evitando así la generación de documentación interna sobre el mismo asunto. 

7. Utilizar registros externos (por ejemplo albaranes de proveedores, partes de trabajo de mantenimiento, certificados de formación, etc.) como propios del sistema, evitando así la generación de papel y la duplicidad de la información.

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Un saludo desde Madrid,

Ignacio Gómez
www.hederaconsultores.com
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