En este artículo se presentan las preguntas frecuentes sobre la gestión de los recursos humanos en los sistemas de gestión de la calidad, según los requisitos de la norma ISO 9001:2015. Los apartados de la norma de referencia relacionados más claramente con el personal son 7.2 Competencia, 7.3 Toma de conciencia y 7.4 Comunicación. Todas las organizaciones deberán determinar y aportar las personas necesarias, con sus debidas competencias, para la la operación de los procesos y lograr la conformidad de los productos y servicios.- ¿Cómo evidenciar que la organización determina y proporciona las personas necesarias para los procesos?
- ¿Debo controlar la competencia del personal temporal o subcontratado?
- ¿Cómo puedo evidenciar la competencia del personal?
- ¿Qué son las habilidades adecuadas para cada puesto de trabajo?
- ¿Es necesario disponer de CV de todos los empleados?
- ¿Siempre es obligatoria la evaluación de la formación?
- ¿Qué aspectos deben considerarse para la toma de conciencia?
- ¿Qué acciones puedo tomar para evidencias la toma de conciencia?
- ¿Qué aspectos debo comunicar a los empleados?
- ¿Qué documentos debo generar para cumplir con los requisitos de comunicación?
¿Cómo evidenciar que la organización determina y proporciona las personas necesarias para los procesos según el requisito 7.1.2 Personas?
En las auditorías de certificación se está solicitando que en el informe de revisión del sistema por la dirección se incorpore un párrafo en el que se analice si es necesaria la incorporación de personal o si es suficiente para el correcto desempeño de los procesos.
¿Debo controlar la competencia del personal temporal o subcontratado?
La organización debe asegurarse de la competencia del personal que realiza trabajos bajo su control. Por lo tanto, si el personal es subcontratado o temporal debería asegurarse la formación y habilidades del mismo.
¿Cómo puedo evidenciar la competencia del personal?
La evidencia de la competencia del personal suele encontrarse documentada en registros como el curriculum vitae, la ficha de empleado o en la evaluaciones de desempeño anual. La competencia necesaria para cada puesto de trabajo (habilidades, formación y experiencia) suele definirse, previamente, en unas fichas de perfiles de puestos de trabajo. Cada una de las personas que cubra un determinado puesto de trabajo debe tener la formación, experiencia y habilidades definidas en esta ficha de perfil.
¿A qué aspectos se refiere la norma ISO 9001 cuando habla de habilidades necesarias para cada puesto de trabajo?
Pueden considerarse habilidades la capacidad para expresarse en un idioma concreto, el correcto uso de un determinado programa informático, disponer de permiso de circulación, etc.
¿Es necesario disponer del CV de todos los empleados? ¿Es suficiente con la ficha interna del empleado?
Lo más habitual es que se solicite el CV de los empleados al incorporarse a la organización y después las formaciones que vayan realizándose, en el tiempo que se permanezca en la organización, se anoten en una ficha de empleado. En esta ficha debe figurar la formación, experiencia y habilidades para dar cumplimiento a las necesidades de cada puesto de trabajo.
¿Siempre es obligatoria la evaluación de la formación?
Sí, todos los cursos realizados tienen como finalidad mejorar la competencia del personal en el desempeño de sus responsabilidades y esta mejora debe evaluarse.
¿Qué aspectos deben considerarse para la toma de conciencia?
Las empresas deberán realizar acciones para promocionar la toma de conciencia de los siguientes aspectos:
- Política de la calidad
- Objetivos de la calidad
- Contribución del personal en el correcto desempeño del sistema de gestión
- Consecuencias de los incumplimientos de requisitos
¿Qué acciones puedo realizar para evidenciar la toma de conciencia?
Para evidenciar las actividades de promoción de la toma de conciencia podrían presentarse actas de reunión en las que se trate la información enumerada en la pregunta anterior. También son evidencias de la promoción de la toma de conciencia la cartelería y notas informativas en los tablones de anuncios.
¿Aparte de la información propia del desempeño de los procesos qué aspectos debo comunicar a los empleados?
Al igual que para el apartado de la toma de conciencia, es esencial que existan evidencias de la comunicación de la política, los objetivos y las responsabilidades del personal en el sistema de gestión de la calidad.
¿Qué documentos debo generar en el sistema para cumplir con el apartado de comunicación?
Aunque resulta repetitivo, ya que los aspectos y métodos de comunicación ya se deberían haber definido en los distintos procesos del sistema, muchos auditores de certificación están solicitando un plan de comunicación o un procedimiento en el que exista una tabla en la que por procesos se defina la información solicitada en el apartado 7.4 Comunicación de la norma:
- qué comunicar;
- cuándo comunicar;
- a quién comunicar;
- cómo comunicar;
- quién comunica.
En este blog también puede consultarse estos artículos:
Un saludo.
Ignacio Gómez
www.hederaconsultores.com
Solicitud Presupuesto Consultoría ISO 9001 - ISO 14001
Ignacio:
ResponderEliminarTe queria consultar sobre el requisito 6.2.2.
En la organización debo tener una ficha de puesto de trabajo (o similar) en la que conste la competencia de cada puesto de trabajo.
Si yo quisiera implementar iso 9001 en mi organizacion que consta de muchos procesos pero en la que solo quiero certificar 2 (propiamente de la organización + los que me pide la norma), todos los puestos de trabajo tienen q tener esta ficha? o puede ser en los 2 procesos (al menos) que quiera certificar? o sea seria una NC no tenerla en el resto de la organizacion?
Saludos
hola,
Eliminardebes tener las fichas de aquellos puestos que tengan influencia en el sistema de gestión, si sólo abarca dos procesos, pues sólo de esos dos procesos. El problema estará en delimitar a las personas y puestos que sólo se encargan del estos dos procesos.
saludos,
Ignacio
Muchas gracias Ignacio
EliminarIgnacio:
ResponderEliminarEn el punto "e" del 6.2.2 dice, "Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia".
Esto se lograria con el CV, pero en los CVs solo indica las formaciones que has alcanzado, no estan los comprobantes de tus estudios, estos deberian estar? y deberian ser certificados? o fotocopias de los mismos estaria correcto?
Saludos!
Estimado Ignacio,
ResponderEliminarMuchas gracias por la información que compartes, son de mucha ayuda.
Actualmente trabajo en un Gobierno Local (Municipalidad o Ayuntamiento) y estamos en el proceso de certificación de ISO 9001:2008. Estoy encargada de punto 6.2 Recursos Humanos y tengo el problema que 2 colaboradores no cumplen con el perfil requerido en el Manual de Organización y Funciones (MOF) del GL específicamente en el criterio de educación. Los colaboradores no pueden sustentar su educación profesional. Que alternativas de solución puedo tener para no recibir una no conformidad.
Muchas gracias por su respuesta
hola,
Eliminarpues o cambias el criterio de educación del manual o cambias al personal, el resto de opciones pasan por justificar lo injustificable, lo que me exijo no lo cumplo.
Mejor optar por cambiar las exigencias de competencias del manual, si no se puede habrá que darle la educación o formación para que lo cumplan.
saludos,
Ignacio
Ignacion gracias por la info que nos compartes.. me surge una duda... es una NC el no contar con todos los CV de los empleados?
ResponderEliminarBuenos días, Belén:
Eliminartienes que tener evidencias de la formación, experiencia y competencias de las personas involucradas en el sistema, lo normal es que estas evidencias se encuentren en el CV o en un registro similar, si es así la falta de algún CV sería una no conformidad o una observación si fuese algo muy puntual.
saludos,
Ignacio
Buen día Ignacio,
ResponderEliminarTrabajo en una empresa que esta certificada y en el proceso de recursos humanos tienen un manual que define los criterios de evaluación, formación, experiencia y habilidades. Sin embargo también define unas competencias organizacionales como liderazgo, trabajo en equipo entre otras.
Un auditor nos comentaba en un curso que para ISO 9001:2008 las competencias son evaluación, formación, experiencia y habilidades, por lo tanto tener definidas unas "competencias organizacionales" es correcto? si lo es debo medir las "competencias organizacionales" o solo los criterios de evaluación, formación, experiencia y habilidades.
Adicional a esto es lo mismo evaluar o medir las competencias que evaluar o medir el desempeño?
Agradezco de antemano la atención.
Buenos días:
EliminarTener definidas las "competencias organizacionales" es correcto. El grado de medición depende mucho del tipo de empresa, si lo haces cumplirías con mayor excelencia con la norma pero si ves a una empresa que no hace estas mediciones y está certificada tampoco sería de extrañar.
No sé si es lo mismo pero parece muy similar. Por ejemplo puedo medir competencias con un examen de inglés pero luego puedo medir el desempeño si la persona es capaz de atender una reclamación en ese idioma.
saludos,
Ignacio