Definición de registros y formatos
Los registros del sistema son las evidencias de las tareas realizadas en el sistema de gestión de la calidad. Además, los registros son la base en la que encuentran los datos para analizar el comportamiento y las mejoras de cada uno de los procesos del sistema de gestión de calidad.
Desde el punto de vista documental es importante diferenciar entre:
- Formato o impreso: Documento o plantilla en el que se anotan los datos relacionados con la realización de cualquier tarea del sistema.
- Registro: Formato o impreso cumplimentado como resultado de la realización de una tarea del sistema, requerido, o no, de forma implícita en la norma de referencia.
¿Qué factores han de tenerse en cuenta para un correcto control de los registros?
- Identificación: Los registros deben ser fácilmente identificables. La identificación debe realizarse en dos niveles. En un primer nivel son identificados por el formato empleado para su cumplimentación y después, en un segundo nivel, se deben diferenciar por un campo identificador presente en el propio formato: la fecha de cumplimentación, el número, el nombre de la persona, etc.
- Almacenamiento: Es necesario determinar donde se realiza el archivo de los registros para poder después encontrarlos fácilmente.
- Protección: Es necesario determinar los niveles de protección de los registros para así evitar cambios en la información que contienen, por ejemplo protección con contraseña o existencia de archivos con acceso restringido. Un aspecto fundamental es la realización de copias de seguridad de los registros digitales de la organización.
- Recuperación: Es necesario determinar la metodología para acceder y encontrar registros de actividades anteriores.
- Retención: Es necesario determinar el tiempo de conservación de los registros. Es recomendable, exigible por algunas entidades de certificación, que el tiempo de conservación sea de tres años, coincidiendo así con el plazo de concesión de los certificados ISO 9001. Hay que recordar que pueden existir registros que por cuestiones legales tienen un tiempo de conservación mayor.
- Disposición de los registros: Es necesario determinar como se efectuará la eliminación de los registros o donde se archivarán de forma indefinida, si así se ha establecido.
¿Qué beneficio obtengo al tener un correcto proceso de control de los registros?
- Facilita el acceso a los datos para el análisis de indicadores de desempeño de los procesos del sistema.
- Facilita el proceso de realización de auditorías al encontrar rápidamente los registros solicitados durante la misma.
- Establece las bases para la protección de la información, evitando su uso indebido y la posible pérdida de datos necesarios para el desarrollo de los procesos.
- Consigue obtener el orden en el archivo de la información. La burocracia y el papeleo es directamente proporcional al desorden en el archivo.
En el siguiente vídeo se presenta un resumen de los requisitos relacionados con el control de registros en 9001.
Si la información te ha resultado interesante, te agradecería que compartieses el artículo en redes sociales. También puedes hacer los comentarios y preguntas relativas al control de registros en ISO 9001 que estimes oportuno. Gracias.
Ignacio Gómez
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Solicitud Presupuesto Consultoría ISO 9001
Si el sistema está ya implantado puedes solicitar un presupuesto para la auditoría de certificación ISO 9001 - ISO 14001
buenas tardes, tengo una pregunta: soy pasante en una empresa donde ya hay establecido una estructura de calidad; pero hay un graaan problema en cuanto a la gestion de la documentacion del sistema/ o control de registros, no se cuenta ni con listados maestros, y estoy tratando de armar la estructura de un dossier de calidad de un proyecto, pero la informacion esta muyyy dispersa, y ESE ES EL DESAFIO: generar una estrategia de mejoras en cuaNTO al control de la documentacion. necesito orientacion. utilizo la norma iso 10013¿ ? necesitov implementar solo un plan de gestion documental? o una propuesta de mejoras al sistema de gestion de calidad actual haciendo gran enfasis en el control de documentos???? porfa espero una respuesta. gracias
ResponderEliminarhola, Angi,
Eliminarutilizar la norma ISO 10013 te puede ayudar. Lo que haría es crear un procedimiento para el control de los documentos y los registros para que una vez aprobado toda la documentación generada se controle según lo indicado.
Realizando la búsqueda en google "PRocedimiento de control de documentación y registros" podrás encontrar ejemplos que te pueden ayudar, por ejemplo: http://www.uaslp.mx/Spanish/Administracion/DGC/SICAL/Dependencias%20del%20Sical/Direccion-Institucional-de-Gestion-de-Calidad/Documents/DIG-GEC-PRC-01.pdf
saludos,
@IgnacioHedera
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que es un registro de control de la produccion
EliminarUna evidencia documental de que la producción/prestación del servicio se ha realizado bajo condiciones controladas y de que se han realizado y superado las correspondientes inspecciones.
EliminarSaludos,
Ignacio
buenas tardes, necesito orientacion: actualmente soy pasante en una contratista y tambien voy a realizar mi trabajo de grado. estoy en el departamento de control de calidad de la empresa y la problematica es en cuanto al control de documentos. se necesita una estrategia de control de doc/registros, un procedimiento documentado q no hay no hay listados maestros etc. uso la iso 10013?
ResponderEliminarhola,
ResponderEliminarsin listados maestros no existe control.
saludos,
@IgnacioHedera
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Muy buen día,
ResponderEliminar¿Qué opinión tienen de los registros que se generan a veces de forma auxiliar pero que no están formalizados en el Sistema de Gestión de Calidad?
Es decir, todos los registros que se mencionan en nuestro procedimientos los generamos y controlamos sin problema en un repositorio electrónico centralizado.
Sin embargo, dado que trabajamos en proyectos de software y cada proyecto es diferente, a veces surge la necesidad de tener registros auxiliares para ese caso en particular, por ejemplo un excel donde se hacen algunos cálculos y que es necesario tener en el repositorio para ese proyecto en particular.
Estos registros auxiliares no los tenemos formalizados porque engordarían nuestro SGC y no son obligatorios en todos los proyectos pero existen ¿cómo deben manejarse? ¿podría ser una no conformidad el tenerlos?
Gracias de antemano
hola, Tere,
Eliminarel problema es el nombre que puedas darlo.
Los registros existen o no existen, si existen tienen que estar controlados y lo normal es que se encuentren incluidos en la lista de registros. Si un auditor ve las tablas en excel que comentas y en la lista de registros no son citadas lo normal es que tengas una no conformidad, siempre que el auditor quiera, claro está.
En los proyectos de software lo normal es que estos registros auxileares tengan los resultados de las pruebas de revisión, verificación o validación, puedes incluir en la lista de registros un registro genérico que se llame, por ejemplo, "Datos y resultados del diseño" y que cubra todos los posibles registros que puedan generarse. Es evidente que como los proyectos son diferentes no podrás tener un formato definido para contener estos datos, en este caso te toca citarlo en el procedimiento y definir, por ejemplo, que siempre deben llevar título, fecha, responsable y los datos resultantes.
Es importante también que en la planificación del diseño o dónde se reflejen los resultados del desarrollo se citen estos resultados, por ejemplo: "los resultados de validación se encuentran en DAtos y Resultados del Diseño de fecha XX/XX/XX".
Es una situación habitual, después que mi criterio, el vuestro y el del auditor concuerden muchas veces es una cuestíon de suerte, pero sabiendo lo que se está haciendo si hay no conformidad es fácilmente solucionable y no presenta problemas.
saludos,
Ignacio
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Buenas tardes, soy Coordinador de Calidad en una empresa metalmecanica, de prestigio en Perú. Quisiera saber la diferencia entre dos términos que se emplean en la gestión documentaria del Sistema de Gestión de la Calidad:
ResponderEliminar- Tiempo de conservación de los registros.
- Periodo de almacenamiento de los registros.
Le agradezco de antemano su interés por la Gestión de la Calidad. Saludos a la distancia!
Hola,
Eliminarpara mí no hay ninguna difrencia, la norma establece que se defina el tipo o la metodología de almacenamiento y el tiempo de retención.
saludos,
Ignacio
Muchas gracias por atender mi consulta. Los términos que he mencionado se encuentran detallados en una norma de gestión de la calidad, similar a la ISO 9001:2008. La norma se llama "Buenas Prácticas de Mercadeo y Manufactura"; y tiene cobertura en Perú, a nivel nacional. Para ser más específico: Dicha norma menciona en su requisito 4.3 de control de documentos, que se debe establecer un TIEMPO DE CONSERVACIÓN y PERIODO DE ALMACENAMIENTO para los registros. De ahí vino mi consulta. De igual manera, gracias por la atención a mi consulta. Espero su respuesta por este medio.
Eliminarhola, yo por muchas vueltas que le de no veo la diferencia entre conservar y almacenar.
Eliminarsaludos,
Ignacio
Sinonimos de Tiempo: período, duración, época, era, etapa, temporada, lapso, espacio, intervalo, ciclo, fase, momento, estación
EliminarLa diferencia es que que almacenaje es el período de tiempo que debes tenerlos a mano antes de enviar a un archivo central para almacenar el histórico. El término de conservar va dirigido a el plazo de tiempo de retención de los registros para luego de pasar ese plazo, puedes optar por descartarlos/destruirlos. En la ISO te recomienda tiempos según el tipo de industria.
EliminarEspero les sirva.
Hola,
ResponderEliminarNo me queda claro en concepto de Protección y Disposición; agradecería mucho su ayuda.
Saludos
hola,
EliminarProtección: cómo conservas los registros, en un armario con llave, con antivirus, copia de seguridad, etc.
Disposición: dónde los guardas, en un carpeta, en un servidor, etc.
saludos,
Ignacio
Proteccion; evitar que se dañe
EliminarDisposicion: Disponible para lo que quieras en el momento que quieras.. tu material o producto que protejes...
Buenos días, estoy actualmente gestionando el SGC en una empresa, pero quisiera saber cual es la diferencia entre un control de registros y la lista maestra, cuál se hace primero, Les agradezco quien me pueda orientar.
ResponderEliminarhola, Johana,
Eliminarno entiendo muy bien la duda, para poder controlar los registros, es decir saber cuales tienes, dónde se archivan, el responsable, etc..es necesario que los tengas listados y que en este listado maestro indiques esta información. No se hace una cosa detrás de la otra sino que se hacen a la vez.
saludos,
Ignacio
La Lista Maestra donde colocaras numero de formato descripcion , revision y el procedimiento donde se requiere este formato.
Eliminary el control de registro es casi lo mismo, solo que tienes que agregarle el tiempo de almacenamiento en el area y el tiempo de Dispocision.
Buenos días, trabajo en una empresa de educación que desea adquirir la certificación de calidad ISO 9001. Me pidieron que anotara en la descripción de los procedimientos la ruta donde se encuentran los documentos del procedimiento. El problema en el que estoy es que dado que la mayoría de documentos son mensajes de correo electrónico en Outlook (solicitudes de reserva de espacios para eventos, solicitudes de servicios de proveedores), ... Cómo debo archivarlos para que sea de una manera práctica y fácil de hacer búsquedas en el momento en que se realicen las auditorías?
ResponderEliminarAgradezco su orientación,
Saludos, Nidia
hola,
Eliminarpuedes pasar los correos a una carpeta aparte del explorador de windows, una carpeta para cada evento y luego clasificarlos por fechas los e-mails.
saludos,
Ignacio
Buen día, tengo una duda sobre el manejo de la lista maestra para el control de registros, ¿ Se maneja solo como formato o cómo documento controlado ? que, cada vez que haya una inclusión de un nuevo registro, tenga que pasar por revisión y aprobación . Agradezco su respuesta
ResponderEliminarSaludos!!! Ignacio:
ResponderEliminarTengo una duda en cuanto a los registros y documentos. En la empresa estamos utilizando la plataforma Drop Box para nuestro sistema de Calidad ISO 9001, en la cual si yo modifico un documento, formato, procedimiento,entonces éste archivo electrónico se modifica de manera instantanea en todas las PC que yo compartí el Sistema ISO 9001, y así aseguro que las versiones son las recientes en mis documentos . Mi pregunta es: Si llevo registros y documentos Electrónicos en word, excel, PP . mis preguntas son:
1. ¿Es causa de una no conformidad por no contar con éstos(registros y documentos de manera física como habitualmente se realiza?
2. Si realizo cambios en los formatos y documentos ¿Es necesario llevar un historial de cambios en mis formatos y documentos? ya que en el Drop box solo actualiza a la versión mas reciente mis documentos y formatos en todas las PC con el sistema ISO , pero no menciona en que parte del documento realice el cambio, ¿Tengo que mencionar en que parte del formato hice y que cambios hice, aparte de mencionar en que versión estoy del formato? .
Espero me puedas apoyar con mis dudas!!
hola, Emilio,
Eliminar1. no, la documentación puede estar en formato electrónico, tendrás NC si no cumples los requisitos de la norma o los procedimientos internos.
2. Es necesario llevar un control de los cambios, es requisito de norma, lo habitual es disponer de una tabla en la portada o en la primera página en la que se recoja el histórico de las revisiones. Esto sobre todo respecto a los documentos, con los formatos se es un poco más permisivo y yo, por ejemplo, no lo hago.
saludos,
Ignacio
Hola buenas tardes tengo una consulta estoy realizando un trabajo de auditoria de calidad, y me piden evidencias que debo realizar si yo fuera un auditor de la Norma ISO 14001, tengo muchas dudas igual eh avanzado un poco pero siento que esta incompleto mi trabajo, alguien me puede ayudar. Me refiero a lo siguiente 4.5 Verificación en el punto 4.5.5 Auditoria Internas. que documentos exijo como auditor a una organizacion. Muchas gracias
ResponderEliminarHola, no entiendo bien porque primero hablan de evidencias que debes realizar si fueras auditor y luego de documentos que debes exigir.
EliminarSi eres auditor externo o de certificación y vas a auditar el apartado de auditorías internas lo normal es que solicites un plan de auditorías, un informe de auditoría y las evidencias de la cualificación del auditor.
Si eres el auditor interno y auditas el sistema tendrás que pedir todos los registros que den cumplimiento a todos los requisitos de la norma de referencia y a los procedimientos de la organización.
saludos,
Ignacio
Si una empresa no cumple sus compromisos comerciales, ¿puede perder la ceriticación de ISO 9001?
ResponderEliminarhola,
Eliminarsi dices que entregas peras y luego entregas manzanas y eso ocurre siempre pierdes la certificación y lo más seguro es que el negocio no vaya muy bien. Si el incumpliiento es ocasional habrá que identificarlo como no conformidad y darle una solución, después el auditor podrá ver qué es lo que se ha hecho con estas no conformidades y si se han tratado correctamente pues no hay nada que comentar.
aclara un poco el caso porque sino no sabemos a qué nos enfrentamos.
saludos,
Ignacio
En el proceso de acreditación, los evaluadores encuentran documentos incompletos, esto se trata directamente de una no conformidad? tomando en cuenta que aun no se tiene disponible la acreditación. O corresponde directamente a una acción preventiva o correctiva? Gracias por su ayuda.
ResponderEliminarhola,
Eliminarsi en una auditoría el auditor encuentra documentos incompletos y esto significa que no se han cumplido los requisitos de la norma de referencia o los requisitos establecidos por la organización en la documentación del sistema, sí, es una no conformidad. Lo normal es que las no conformidades de auditoría sean solucionadas con la apertura de acciones correctivas.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes!
ResponderEliminarActualmente tenemos un cliente certificado también que nos "obliga" al llenado de sus registros, mismos que tienen prácticamente total correspondencia con nuestros formatos ya que ambos estamos certificados en la misma norma (En nuestro caso como sistema integral de gestión, en el caso de mi cliente la OHSAS 18001..)
Mi pregunta es: puedo mantener el registro solicitado por el cliente (en copia) y que éste me sirva para evidenciar la aplicación de mi sistema?
En caso afirmativo, cómo debo documentar esa flexibilidad en mis procedimientos y manual del SIG?..
Agradezco mucho su respuesta!
hola,
Eliminar1. Sí, puedes tener registros externos que formen parte de tu sistema.
2. Pues indicas el nombre de tu registro y sumas "o registro similar suministrado por cliente".
saludos,
Ignacio
Muchas gracias!
EliminarHola
ResponderEliminarPodria orientarme hacerca del tiempo de retención de registros; el tiempo exacto de retencion de registros de producción, calidad, etc,; en manual de cliente no describe nada del tiempo exacto
Buenos días,
Eliminaryo lo que suelo hacer es poner 3 años a todos los registros excepto los relacionados con temas fiscales que les pongo 5 años por tema legal. Lo de los 3 años viene porque algunas certificadoras exigen ese plazo para hacerlo coincidir con la validez de los certificados.
saludos,
Ignacio
Hola Buenos Dias!!
ResponderEliminarPodría por favor orientarme en cuanto a recuperación de los registros, como evidenciar que cumplo con este requisito?
Gracias...
hola,
Eliminarel requisito de recuperación se ve sobre todo en los registros electrónicos y en la recuperación de las copias de seguridad en el caso de pérdida de información.
saludos,
Ignacio
Hola buen día, es la primera vez que estoy a cargo de un S.G.C y proximamente tendré auditoria algunas sugerencias para ese día, les agradezco de antemano saludos
ResponderEliminarhola, Candelaria:
Eliminarte dejo un artículo que escribí al respecto: http://hederaconsultores.blogspot.com.es/2008/12/consejos-para-enfrentarse-la-primera.html
suerte y saludos,
Ignacio
Buenas tardes.
ResponderEliminarQue se tiene que hacer para una recuperacion de registros hablando registros de produccion y registros del area de ventas?
Saludos
hola,
Eliminaryo entiendo que la recuperación se refiere a encontrar registros una vez que han sido archivados. Sin saber como los archivas no puedo contestar a qué habría que hacer.
También es interesante el tema de la recuperación de registros electrónicos a partir de las copias de seguridad.
saludos,
Ignacio
Buenas Tardes a todos
ResponderEliminarQuería compartirles mis dudas, con el fin de obtener sus opiniones y posibles soluciones.
1. Estoy creando el procedimiento de control de registros, tengo la duda si cuando se refieren a la conservación, almacenamiento, protección, retención para archivos digitales y físicos existe una norma en la cual yo deba basarme o es autonomía de la empresa. (Para las áreas de Talento Humano, Producción y Financiera).
2. Nosotros manejamos un archivo en excel donde le asignamos un número y esa es la identificación del caso, quisiera saber si ese archivo se debe catalogar como un registro. la duda es porque tengo entendido que los registro no se deben modificar y este en ocasiones se modifica la información porque el cliente la actualiza, es si son base de datos (Teléfonos, correo, nombres).
3. Cuales son los documentos que se catalogan como registro en una empresa de servicios (Ejemplos de seguros)
4. que es la retención y almacenamiento de registros, como se establece el tiempo y su forma de identificación.
Muchas gracias por todo
buenos días:
Eliminar1. La mayoría de los registros se rigen por criterios que decide la propia organización aunque existen registros como los financieros (facturas, contabilidad, etc.) que deben adaptarse a la legislación existente al respecto. También pueden existir criterios definidos por la legislación de protección de datos personales.
2. Parece que es un registro, lo de no poder modificar los registros en demasiado riguroso y muy discutible.
3. No puedo conocer los registros de tu actividad. Tendrás los que sean necesarios para evidencias la realización de los procesos.
4. Hay que decir dónde se almacenan o archivan los registros, el tiempo y la forma de identificación dependen de cada uno de los registros. Se pueden identificar por ejemplo por un número, si fuese una factura, y el tiempo de conservación puede ser de 5 años por cuestiones legales.
saludos.
Ignacio
Hola, tengo una duda con la diferencia entre archivo, almacenamiento y disposición de registros, gracias
ResponderEliminarhola, para mí es lo mismo pero la norma te da la posibilidad de que identifiques tres estados de archivo de los registros a lo largo de su vida.
Eliminarsaludos,
Ignacio
a ti por participar, agradecería que si la información te ha sido de utilidad la compartas con los botones de redes sociales o danto al botón G+.
Eliminarsaludos
Hola quisiera saber si puedo incluir en mi SGC ISO 9001 un formato que es para el cumplimiento de la norma ISO 1800 contando con que no estamos certificados por esa norma??
ResponderEliminarHola, Jenny,
Eliminaren un principio en el sistema puedes incluir todos los registros que quieras, ahora que si lo incluyes lo tienes que cumplir.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes,
ResponderEliminarCon respecto a los registros en físico, ¿que mecanismos se pueden utilizar para su protección? y ¿se puede declarar su tiempo de retención como permanente?
Buenos días, por ejemplo tener los registros en un armario con llave, se puede tener el tiempo como permanente.
Eliminarsaludos,
Ignacio
Buenas tardes,
ResponderEliminarCon respecto al control de documentos una duda, estoy trabajando en una empresa como lider de gestion de calidad, pero,
La mayoria de registros que se llevan estan en excel, por la naturaleza de su informacion algunos formatos se alimenta diarimente y se hacen muchos calculos y alimentacion de datos entre varios libros de excel, por lo que lo hace dificil pasar esta informacion a otro medio, pero por estar en excel la persona responsable de llevar esta informacion puede modificar la informacion que ya se diligencio, aunque el libro esta protegido para modificacion de otras personas.
Como puedo controlar la informacion aunque se puede modificar?
Gracias.
Buenas tardes:
EliminarNo hay problema en que el registro sea un excel. Me faltan datos para saber cuál es tu problema. En principio no me parece relevante que los excel puedan ser modificados, casi como cualquier registro.
Se me ocurre que finalizada la jornada el archivo excel se envíe a otra persona que le ponga una contraseña y no permita modificar los cambios, me cuesta mucho encontrar un ejemplo en el que esto sirva para algo.
saludos,
Ignacio
Buena tarde,
EliminarTe explico mi preocupacion, que el auditor pueda decir que la informacion se pueda adulterar para que sea congruente en una auditoria, y como es posible modificarla no vaya a ser informacion confiable en la cual se pueda basar medidas de accion y demas requisitos de la norma.
Muchas gracias por tu colaboración
hola,
Eliminaresa posiblidad de modificar los documentos existe siempre.
Si eres auditor lo normal es que alguna vez hayas estado al otro lado de la mesa, por lo tanto tienes que pensar que algún documento está modificado o que alguna fecha no es la correcta.
¿De qué actividad y de qué registros estamos hablando? Porque a lo mejor son temas de vital importancia para la sociedad y las modificaciones de los registros son directamente un delito.
saludos,
Ignacio
Buen día,
ResponderEliminarSoy coordinadora de calidad de una compañía y tengo una duda respecto al tiempo de retención: Nosotros ofrecemos servicios y como producto final entregamos informes, por lo que la documentación que haga parte de los proyectos es muy importante para darle un soporte posterior al cliente, hemos definido un tiempo mínimo de retención, lo que quiere decir que debemos tener un registro por ejemplo mínimo un año, sin embargo tenemos archivo de mucho más tiempo, deberíamos destruirlo al finalizar el tempo definido aún cuando está como tiempo mínimo de retención? Cómo podríamos darle un tratamiento adecuado?
Gracias por su apoyo.
hola, Julie.
EliminarSi pones tiempo "mínimo" de retención supongo que mientras superes este tiempo luego puedes hacer con los registros lo que quieras.
Para algunos auditores y entidades de certificación disponer sólo de una año de registros es poco tiempo, en alguna ocasión he visto no conformidades al respecto. Yo por regla general pongo tres años.
Saludos,
Ignacio
Hola, un favor donde indica la normativa ISO 9001 que no debo usar el visto u otros simbolos al momento de ir llegando un docuemnto ISO.
ResponderEliminarMuchas gracias,
Galo L
hola,
Eliminarno sé muy bien a qué te refieres pero la norma no dice nada al respecto. Si puedes ampliar la descripción de la situación....
Saludos,
Ignacio
¿La Norma ISO 9001:2000 exige que se debe tener una lista maestra de documentos?
ResponderEliminarBuenos días,
Eliminarno, no lo exige, pero si no tienes una lista de la documentación del sistema que se encuentra en vigor es fácil pensar que no tienes un adecuado control de la documentación. Muchas certificadoras solicitan este listado para aportarlo a la documentación de la auditoría, así que mejor tener el listado, tampoco cuesta tanto.
Saludos,
Ignacio
Buen día Ignacio,
ResponderEliminarTengo unas pequeñas dudas y espero puedas ayudarme a resolverlas:
1) En la empresa en la que trabajo, en nuestro procedimiento para control de documentos, se menciona que cuando existe algún cambio en la documentación se pasa una lista de asistencia para confirmar que las personas involucradas están enteradas, eso ya no lo hacemos, ya que buscamos imprimir lo menos posible, por lo que enviamos un correo electrónico informando los cambios, ¿sería válido ponerlo así en nuestro procedimiento?
2) Como mencionaba en el punto anterior, imprimimos lo menos posible, por lo que en la mayoría de los registros en los que se requiere firma no lo estamos haciendo, y de hecho en nuestra última auditoría nos hicieron esa observación, prácticamente todo lo mandamos por correo electrónico, ¿crees que sea viable quitar el espacio para la firma y especificar en el procedimiento que el correo sirve como respaldo para hacer válido el registro? ¿O qué me aconsejas?
De antemano muchas gracias!
Saludos!
Elizabeth
Buen día, Elizabeth:
Eliminar1) Sí
2) Sí, es válido. Tendrás que gestionar los permisos para la modificación de los documentos.
Saludos,
Ignacio
Muchas gracias Ignacio, sólo una pregunta adicional: ¿cómo me aconsejas realizar la gestión de los permisos para la modificación?
EliminarQué tengas un buen día!
Elizabeth
Hola Ignacio saludos;
ResponderEliminarCuando se que ya he terminado de documentar el SGC y puedo entregarselo a gerencia es que ya tengo todo y quiero estar seguro que no me falta nada antes de entregarlo a gerencia.
Gracias.
Buenas tardes, Carlos:
Eliminarel sistema está del todo documentado cuando tengas todos los documentos que exige la norma de referencia y aquellos que consideres necesarios para la organización.
Revisa que das cumplimiento documental a todos los apartado de la norma.
Saludos,
Ignacio
Hola Ignacio,
ResponderEliminarSi la mayoría de nuestros registros ya no los estamos firmandos porque ya no los imprimimos, los mandamos por correo electrónico, entiendo podríamos tener una no conformidad durante nuestra siguiente auditoría, ¿qué me recomiendas? ¿Está permitido quitar la sección de firma de los formatos que envíemos por correo, y el procedimiento de registros lo dejo igual? ¿O en mi procedimiento de control de registros especifico que cuando el registro no esté firmado un correo electrónico respalda la validez del mismo? ¿Cambio los formatos que que ya no se firman y cambio el procedimiento de registros?
De antemano muchas gracias!
Saludos!
Buenas tardes:
Eliminarsi tienes un campo de firma y ya no firmas lo más cómodo es que cambies la "FIRMA" por el "NOMBRE DEL RESPONSABLE" y ya está. Si no haces nada hay que ser también muy exigente para que te coloquen una no conformidad.
TEndrás que ver formato a formato la importancia de la aprobación, quiero decir que no en todos los formatos la importancia de la firma es la misma, lo digo porque si la evidencia de la revisión es un correo electrónico este correo pasa a ser también un registro o evidencia y el sistema se puede convertir en un verdadero engorro.
Saludos,
Ignacio
Muchas gracias por tus comentarios Ignacio, me han sido de gran utilidad.
ResponderEliminarSaludos!
Hola Ignacio,
ResponderEliminartengo un problema en cuanto al código de los registros. estamos en la etapa final del proyecto y revisando hay unos registros que no se les puso código. Cómo les genero un código? ya que están desfasados de la fecha en que fueros elaborados
hola,
Eliminaryo hay algunos registros que siempre los dejo sin código, el informe de revisión por ejemplo. Si quieres poner código ahora tendrás que hacerlo según lo diga tu procedimiento de control de documentos y/o registros. Si el problema es que en la auditoría vas a tener, del mismo registros, unos codificados y otros no lo normal es que no haya problema. Si quieres estar más seguro puedes hacer una acción correctiva o preventiva para codificar los que falten, estas acciones nunca vienen mal en la auditoría.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes. Soy estudiante del master de sistemas de gestion integrada. Ahora estoy con la ISO 9001 y me ha surgido la siguiente duda:
ResponderEliminares obligatorio saber cual es el registro mas consultado?
Muchas gracias, saludos
Buenas tardes:
Eliminarno, la norma no dice nada al respecto y no sé que puede aportar a una mayor gestión de la empresa.
saludos,
Ignacio
Buenos días. Tengo dos dudas acerca de los registros... Tienen que estar todos ellos juntos y siguiendo la misma nomenclatura? O pueden estar cada uno de ellos en el departamento correspondiente siguiendo cada uno de ellos diferentes nomenclaturas (por ejemplo: unos guardados por fecha...)?
ResponderEliminarSi se especifica que nomenclatura siguen cada uno de ellos y su lugar de archivo, podría dejarlos cada uno de ellos en su departamento verdad?
Por otro lado... si como registro incluyo por ejemplo albaranes, tengo que darles una nomenclatura o con tenerlos guardados en una carpeta ya está bien?
Muchas gracias.
hola,
Eliminarpueden estar guardados en distintos sitios y con distintos métodos de archivo, siempre que quede definido en algún sitio.
No entiendo a qué te refieres con darle nomenclatura los albaranes, ¿a un código? No, no es necesario. Otra cuestión es que estén numerados y sean identificados y diferenciados por un número de albarán, una fecha y un destinatario.
saludos,
Ignacio
Hola
ResponderEliminarEntiendo lo que menciono en cuanto a la identificación de registros, pero tengo una duda. La norma ISO 9001.2008 exige que esten disponibles los formatos vacios?. Me refiero a, actualmente en la empresa en que laboro se manejan formatos dentro de cada proceso y los registros van a un repositorio distinto. Pero se ha propuesto migrar a drive y que ya no se mantengan formatos vacios, sino que se acceda es al registro que se este llevando, de acuerdo al rol. Es esto viable a la luz de la norma?
Gracias
Buenas tardes, Katherine:
Eliminarsi los impresos no están disponibles dificilmente podrán ser rellenados y convertirse en registros. Desde el punto de vista práctico no entiendo muy bien la pregunta. Con esta visión te respondo que es mejor que los tengas en blanco.
saludos,
Ignacio
ALGUIEN ME PODIA AYUDAR CUAL ES EL TIEMPO DE RETENCIÓN Y LA DISPOSICIÓN DE LOS REGISTROS DE LA EMPRESA SORIANA PORFAVOR
ResponderEliminarBuenos días:
Eliminarel tiempo de retención es variable en función de la naturaleza del registros, por ejemplo aquellos que estén relacionados con temas fiscales tienen un tiempo de retención o de archivo marcado por la legislación (4 años por ejemplo), el resto de registros puedes ponerle 3 años y asi coincide con el plazo de validez de los certificados. LA disposición es dónde se archivan los registros.
saludos,
Ignacio
Hola, buenos dias.
ResponderEliminarDisculpe tengo una duda. Si tengo registros originales en fisico, pero es molestoso tener archivado tanto documento, puedo escanear todo y mantenerlo en electronico?? y desechar los originales (archivos en fisico)... O debo mantener los archivos originales? y cuanto es el tiempo de almacenamiento??
No se si me explique con mi duda??
Muchas gracias
Buenos días, Aleyda:
Eliminarpuedes digitalizarlo, desde el punto de vista de la norma no veo problema, el límite lo tendrás desde el punto de vista legal, ya que pueden existir registros de los que debas obligatoriamente archivar los originales, por ejemplo contratos firmados.
saludos,
Ignacio
Estimado Ignacio, si bien es cierto cuando hay un error en el registro de un dato (en físico), se pone una tacha, iniciales y al costado se pone el dato correcto. ¿Cuál sería el procedimiento a seguir, cuando el registro es electrónico y se presenta un error?
ResponderEliminarQuedo a la espera de tú apoyo.
Gracias¡¡¡
Buenos días,
Eliminarno tiene mucha importancia, podrías crear un nuevo registro con otra fecha y que indique el motivo de la modificación.
saludos,
Ignacio
Hola.
ResponderEliminarTengo una duda.
¿Puedo se mi propio cliente?
¿Es decir una área de mi empresa, puede sub contratar a otra?
¿Podría generarse un trabajo no conforme?
Gracias, saludos.
Buenas tardes:
Eliminarsí a todo.
saludos,
Ignacio
HOla, trabajo en un empresa de seguros y el área contable tiene formularios que son elaborados por temas de regulación, estos formularios sería registros???
ResponderEliminarBuenos días,
Eliminarlos formularios una que vez que hayan sido cumplimentados se convierten en registros de la calidad, es decir, se convierten en evidencias de alguna tarea realizada.
saludos,
Ignacio
Hola buen día,
EliminarSoy ingeniero industrial y he iniciado mi primer empleo en el área de calidad de una empresa comercializadora de productos lácteos. La empresa actualmente no se encuentra certificada y quiere iniciar ese proceso de certificación en ISO 9001. Mi pregunta es: Que debo hacer para iniciar este proceso, tendría que iniciar con un diagnostico? Y si es así como seria ese diagnostico y cuales serian los pasos siguientes al diagnostico realizado.
Agradezco su atención
Buenos días, Cristian:
EliminarSí, lo primero es conocer la organización a través de un diagnóstico, te servirá para conocer el grado de cumplimiento de los requisitos de la norma y para identificar los procesos existentes. Una vez que conozcas la norma, confróntala con la organización y adapta lo que se está haciendo a los requisitos de la norma.
saludos,
Ignacio
Buen día, estimado.
ResponderEliminarEn una reciente auditoría, el auditor indicó como hallazgo que en nuestro Proc. de Control de Registros no indicamos claramente cómo se realiza la disposición de los registros digitales. Generalmente estos registros se mantienen en el servidor y se disponen solo de ser necesario (ej: falta de espacio) una vez que haya terminado el tiempo de retención, además permanecen en los respaldos del servidor. Cómo podemos describir esta actividad para que quede claro en el procedimiento? Gracias de antemano y saludos.
Buen día:
Eliminar¿Qué tiendes por disponer? Lo tomas por "eliminar" y a lo mejor lo deberías tomar por "acceso para utilizar". En este tipo de situaciones lo mejor es preguntarle al auditor exactamente qué es lo que quiere ver porque te puedes empezar a complicar la vida de una forma tremenda y a lo mejor el auditor solo quiere que digas que los documentos están protegidos con contraseña para evitar sus modificaciones y pueden ser consultados en tal sitio.
Siento no poder aportar una respuesta precisa pero tu pregunta tampoco lo es, no sé qué vio o no vio el auditor y, sobre todo, no sé qué es lo que le gustaría ver.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes,
ResponderEliminarEn una auditoria reciente, el auditor evidenció una no conformidad, porque los registros no estaban claramente identificados y tenían código de formato. Por ejemplo: CA-F-001 (proceso calidad - formato - 001), argumentaba que el control de almacenamiento se realizaba sobre formatos y no sobre registros pues en el listado maestro de documentos estaba de esta forma. En la empresa se asume que un formato después de diligenciado es un registro, pero mi pregunta es, después de diligenciado el formato, como lo puedo identificar en el listado maestro de documentos como registro si son demasiados registros por ejemplo de una sola actividad. Te agradezco me colabores.
Buenos días, Milena:
Eliminarno creo que se refiera a eso, lo que debería aparecer cuando describan la metodología de archivo de los registros es si ordenas los registros por orden alfabético, cronológico, etc.
De ninguna manera tienes que tener una lista de todos los registros, sino solo de los tipos de registros, indica el orden de archivo.
saludos,
Ignacio
Buenos días,
ResponderEliminarMi pregunta es en cuanto al manejo de los registros en las Tablas de Retención Documental, se puede incluir todos los registros dentro de esta tabla, teniendo en cuenta que la TRD maneja series documentales y no registros. En este caso como se podría manejar el archivo, organización y disposición final de los registros.
Gracias por su colaboración.
Buenos días:
Eliminarpues lo normal es que tengas una columna o varias columnas más en las que indiques cómo haces el archivo (orden, lugar y metodología, por ejemplo) y qué es lo que haces con los registros para su archivo o detrucción definitiva.
saludos,
Ignacio
muy buenas noches don nacho agradecerle por esa orientación que siempre da.
ResponderEliminarseria tan amable de ayudarme con algo sencillo tengo que hacer un listado de maestro de documentos que debe contener 5 tipos de documentos diferentes asociados a los sguites procesos: servicio al cliente, almacén, recursos humanos, mantenimiento, y compras. se lo agradecería y que pena por molestarlo
Buenos días:
Eliminarno entiendo tu pregunta, ¿te refieres a 5 registros para cada uno de los procesos que nombras? Si es así te pongo sólo un ejemplo para los RRHH: CV, Perfil del puesto, Ficha de empleado, plan de formación, acta de formación y certificado de formación externo.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes Nacho.. he encontrado este sitio y me parece de mucha utilidad y por eso deseo hacerte la siguiente consulta:
ResponderEliminarTengo un procedimiento que necesita dejar evidencia de cómo fue enviada carga dentro de un contenedor, entonces de ahí mis 3 consultas:
1. Las fotos digitales, son registros o no son registros controlables ?
2. Si son controlables, puedo almacenarlos digitalmente con su debida codificación
3. Si no son registros, cómo puedo dejar evidencia de que se cumplió el procedimiento, ya que podremos tener problemas para demostrar que la carga fue correctamente enviada.
Muchas gracias y aprecio de verdad tu ayuda.
Buenas tardes:
Eliminar1. Las fotos serán registro en función de lo que tú decidas.
2. Sí.
3. Son registros si los consideras como tales. Podrías tener a alguien que firme, por ejemplo, dando fe de qué se ha producido la carga de la forma correcta.
saludos,
Ignacio
Hola Nacho. Te comento que al ver que el último post es de diciembre de 2016 me inquieta el hecho de pensar que continúes activo...ojalá puedas leerme.
ResponderEliminarBien. En cada uno de mis procedimientos al final hay una tabla de registros en la que para cada registro (valga la redundancia) indico: Identificación, clasificación (fecha; nombre u otro), acceso (ubicación y custodio), archivo (si es físico o electrónico), Tiempo de retención (activo, inactivo y muerto)y disposición final. Mi pregunta, ¿Una lista maestra de registros es un listado que integre el contenido de esas tablas?; segunda pregunta ¿Cuando hablas de fijar un periodo de retención de por lo menos 3 años, te refieres en el activo o puede entenderse como tres (3) años entre activo, inactivo y muerto.
Gracias Nacho
Buenos días, Jennifer:
EliminarSí, es la misma información que tienes en el procedimiento.
No conozco la definición que haces para "activo", "inactivo" y "muerto". Los registros son el soporte de actividades realizadas, aconsejo, y algunos exigen, guardar estas evidencias al menos tres años desde su realización.
saludos,
Ignacio
hola buen día en la empresa en la que estoy actualmente están realizando la implementacion del sistema de calidad tienen varios formatos como remisiones, facturas y reportes de servicio técnico con su respectivo consecutivo pero no se encuentran en ningún procedimiento ni instructivo como debo anexarlas o como se deben manejar ya que son documentos que se manejan diario y se entregan como soporte al cliente .
ResponderEliminarGracias
yeny
Buenos días:
Eliminarlo normal es que los registros de la calidad deban aparecer en algún procedimiento o proceso definido ya que los registros sirven para evidenciar la realización de tareas definidas.
Los pasos son: definir el proceso, definir cada etapa del proceso, después ver qué registros evidencian estas etapas y, finalmente, definir el control de estos registros.
Para el control de los registros tendrás que actuar según lo definido en tu procedimiento, sin conocerlo no puedo darte ninguna instrucción.
saludos,
Ignacio
Saludos,
ResponderEliminarTengo una duda con relación a la lista maestra de documentos y al listado de control de registro. Estos listados deben de ir separadas o todos en un mismo documento. ¿? cual es la diferencia ¿?
Hola,
Eliminarpuedes meterlo todo en un mismo listado pero como son tipos de documentos diferentes a mí me gusta más tener dos listados.
LA decisión es una cuestión de práctica y de lo que te guste más. (siempre que hagas lo que se encuentre descrito en tu procedimiento)
saludos,
Ignacio
buenas tarde espero se encuentre muy bien.
ResponderEliminarnecesito por favor me ayuden con una pregunta y textualmente es, escoja una empresa y realice un registro de control para un documento según la norma iso 9001 en este caso un derecho de petición por favor me pueden ayudar se lo agradezco de todo corazón
Buenos días:
Eliminarsiento no poder ayudarte, te comento las dos razones:
- Si estás estudiando supongo que tendrás un profesor que dentro de sus responsabilidades se encontrará la de resolver tus dudas.
- No puedes estar seguro de que la respuesta que se te pueda ofrecer por estos medios se alinee con las necesidades reales del curso que estás realizando.
saludos,
Ignacio
Buenos días, tengo una base de datos donde llevo el control de un registro del sistema de gestión (dicho registro es una solicitud), por medio de esta base de datos controlo el consecutivo, persona que hace la solicitud, estado de la solicitud, etc... Mi pregunta es, ¿debo incluir esta base de datos en el listado de documentos internos o puedo manejarla por fuera del sistema de gestión? De antemano agradezco su respuesta.
ResponderEliminarBuenas tardes,
Eliminartienes que controlar el registro, si el registro lo incluyes en una base de datos es como si un registro en papel lo guardases en una carpeta, la carpeta no es considerada un registro.
saludos,
Ignacio
Nacho buenos días y gracias por tu respuesta,
ResponderEliminarSin embargo también tengo duda en lo siguiente, si la base de datos se usa para hacer seguimiento del trámite de la solicitud, y en auditoría me solicitan que muestre como realizó el seguimiento, podría mostrar esta base de datos sin estar codificada como un registro del sistema?
Buenos días,
Eliminarsi tienes dudas tampoco te cuesta tanto considerar que la base de datos es otro registro. Toma una decisión y que luego sea al auditor el que tome una decisión si lo estima oportuno. Si tu decisión y la del auditor no coinciden tardarías 5 minutos en arreglarlo. No merece la pena que pierdas el tiempo ahora en cuestiones casi filosóficas y que no mejoran en nada el desempeño de tu sistema de gestión de la calidad.
Resumen, como la cosa no está clara y vas a encontrar respuestas de todos los gustos, es mejor que tomes una decisión rápida y ya está.
saludos,
Ignacio
Estimado
ResponderEliminarEn la Empresa donde trabajo tenemos los registros tanto en papel como protegidos de manera informática.
Quisiera saber si es factible conservar por tres años solo los documentos de manera informática y no así en papel (solo dejar físicamente el que esta en uso).
Desde ya muchas gracias.
Buenas tardes,
Eliminar¿tienes los mismos registros en formato papel y digital al mismo tiempo? Si es así, con que los conserves en un único formato sería suficiente. Cuidado que en papel a lo mejor aparecen anotaciones de inspecciones o similar que no se registran en digital y que son necesarias para auditar el sistema.
saludos,
Ignacio
Tengo una duda, en una empresa se debe codificar todos los formatos? si es una cooperativa, se debe codificar el formato ejemplo de "Comprobante de caja". gracias
ResponderEliminarBuenos días,
Eliminarno, no es obligatorio tener todos los formatos codificados. La codificación de los formatos es una herramienta para controlar los formatos y registros, si algún formato no está codificado y esto no genera ningún descontrol no habría problema.
saludos,
Ignacio
buenas tardes ..quisiera preguntarle, Que criterio se debe usar para determinar el tiempo de retención de los documentos y registros?...
ResponderEliminarGracias
Buenos días, Jorge:
EliminarHay que tener en cuenta el posible uso y valor para la organización y la necesidad del auditor de poder requerir registros anteriores para evidenciar actividades. Solución rápida: Los originales de los documentos se conservan de forma indefinida y los registros 3 años excepto aquellos que deban conservarse más tiempo por motivos legales.
saludos,
Ignacio
BUENAS TARDES Nacho Mi consulta cual seria la opción mas correcta a la hora de corregir errores o enmiendas en formularios,
ResponderEliminarBuenos días,
Eliminarla pregunta es muy general ya que la respuesta dependerá del tipo de empres y del tipo de formulario y de datos modificados.
La opción más segura sería, para los formularios rellenos a mano, realizar la corrección y firmar y fechar al lado de la misma.
Si son registros informáticos sería bueno que el sistema registrase los responsables y fechas de cualquier edición de los mismos.
saludos,
Ignacio
Muy buenos dias tengo una duda, es obligatorio que todos los documentos esten firmados en su aprobación o con que aparezca quien los aprobo es suficiente en nombre o cargo
ResponderEliminarBuenas tardes,
Eliminarla necesidad de la firma dependerá de la criticidad del registro y la tarea en cuestión.
Desde mi punto de vista la necesidad de la firma es una costumbre que se va perdiendo con el paso de las años, si bien hay documentos como los contratos o informes médicos en los que es un requisito imprescindible.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes,
ResponderEliminar¿Cual es la diferencia entre un documento controlado y un documento no controlado?
Buenos días,
EliminarCuando se distribuye un documento, el manual de calidad por ejemplo, será copia controlada cuando es obligatorio que el receptor del documento disponga siempre de la versión actualizada del mismo, es decir, que ante cualquier cambio tenemos que ir a retirar la copia obsoleta y entregar la nueva versión. Los documentos no controlados son copias que no requieren cuidados respecto a su versión y a su validez.
saludos,
Nacho
Hola
ResponderEliminarUna duda, al revisar los Documentos del SGC , veo que los FORMATOS tienen un control de cambios a detalle, es decir describen el motivo del cambio , quien realiza y quien aprueba mas las fechas, mi pregunta es: ¿A este nivel de documentacion es necesario? o es suficiente con la lista maestra de documentos que refleja el nivel de revision y fechas
Espero me puedan apoyar
Buenas tardes, Alejandro:
EliminarTendrás que seguir lo especificado en el procedimiento correspondiente de la organización.
En mi caso, para la aprobación de los formatos no utilizo este nivel de detalle y me vale con la lista maestra.
La idoneidad de una u otra metodología y su nivel de detalle y exigencia depende de las características de la organización.
saludos,
Ignacio
buenas tardes alejandro,
Eliminarclaro que es necesario la norma te pide que tengas evidencia.
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente
sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por
ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
7.5.3 Control de la información documentada
7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por esta
Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:
a) esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite;
b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado
o pérdida de integridad).
7.5.3.2 Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes
actividades, según corresponda:
a) distribución, acceso, recuperación y uso;
b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
c) control de cambios (por ejemplo, control de versión);
d) conservación y disposición.
La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria
para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad, se debe identificar, según sea
apropiado, y controlar.
La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra
modificaciones no intencionadas.
NOTA El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información
documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada.
espero te sirva.
Hola buen día, trabajo en una empresa de empaques para industria de grado alimenticio, soy encargada de aseguramiento de calidad, hablando de los registros y documentos (de la empresa en general) existe alguna norma en la que me pueda basar para determinar cuanto tiempo se deben de "guardar", o eso quien lo determina, supongo es diferente tiempo según el documento. De antemano gracias.
ResponderEliminarBuenos días, Mauren:
EliminarHay registros que tienen un tiempo de conservación marcado por legislación relacionada, por ejemplo los relacionados con la contabilidad.
Si el registro no está sometido a ningún requisito legal entonces tendremos que tener en cuenta el ciclo de la certificación. Muchas empresas certificadoras solicitan que los registros de la calidad se archiven por tres años.
Para registros que sean generados en gran cantidad y que dificulten su archivo se puede reducir el tiempo de conservación, pero siempre asegurando que existen registros suficientes para la auditoría.
saludos,
Ignacio
Muchas Gracias.
EliminarSaludos
Buenos días,
ResponderEliminarTenemos poco tiempo de recibibir el sistema y tego unas inquietudes, su página me ha ayudado a aclarar dudas; sin embargo aún tengo algunas inquietudes, puede por favor ayudarme:
1. En algúnos documentos en la lista maestra, tiene "Vigente" en Ubicación (conservación), entiendo esto como actual, es esto correcto, o de que otra forma se puede identificar, otros dice 1 año y así sucesivamente.
2. Tenemos Ayudas visuales y estas tiene un formato llamado AVI-01, sin embargo, todas son distintas son detalles del producto necesarios a confirmar por operadores o inspectores, Ya que todos tienen el mismo formato tenemos una Lista Maestra de Ayudas visuales y en esta se identifican por el titulo, quien elaboró, quien aprobó y la fecha. Es esto correcto o estamos inclumpliendo en algo?
3. Es necesario que en la lista maestra de documentos mencione las copias que existen o con detallar el área donde se encuentran es suficiente?
Muchas gracias por su tiempo.
Saludos
Buenas tardes,
Eliminar1. No entiendo muy bien la situación porque no dispongo de la lista maestra y porque cada empresa se organiza de una forma diferente. Tus dudas tendrán que ser resueltas por el procedimiento correspondiente de tu organización.
2. Me parece bien que la lista de ayudas visuales las tengas aparte. Respecto a la norma no hay problema, desconozco si la habrá con el propio procedimiento de la organización.
3. La norma no dice nada al respecto. Yo normalmente tengo por separado la lista de documentos y el control de las copias, pero tendrás que ver qué dice al respecto tu procedimiento.
Siento no poder ayudarte mucho pero tus dudas son sobre la interpretación que hizo de la norma la persona que implantó el sistema y no sobre la norma en general. ME falta mucha información.
saludos,
Ignacio
Hola Nacho,
ResponderEliminarSon muy claros sus coemtnarios.
Gracias
Hola, quería saber si los certificados de participación de capacitaciones de cada uno de los miembros de un departamento se deben incluir y codificar en un sistema de gestión? Gracias.
ResponderEliminarBuenas tardes,
EliminarLos certificados de capacitaciones son registros del sistema y deben ser controlados. Otra cuestión se refiere a si tengo que darle un código interno como indicaría el procedimiento de control de documentos. Los registros de origen externo no suelen tener una codificación interna, pero no habría ningún problema en que les asignases un código para identificarlos.
saludos,
Ignacio
Hola, quería haceros una pregunta, actualmente utilizamos Google Drive como gestor documental, y hemos descubierto la funcionalidad de las versiones y demás, ¿sería posible utilizar el control de versiones de los documentos de Google y para certificarnos en ISO y de esta forma eliminar las tipicas carpetas de old y copiar que pululan por todo el repositorio?
ResponderEliminarBuenas tardes,
EliminarNo hay ningún inconveniente en usar cualquier herramienta. Personalmente no he utilizado este control de versiones y no puedo puede comentarte ningún detalle en concreto.
Desde mi punto de vista el mejor control de versiones es el más sencillo, y eso empieza por tener un sistema estable que requiera pocos cambios. Por aquí creo que deberían hacerse los esfuerzos y no en disponer de un sistema complejo de control de versiones.
Verifica que este control de versiones cumple con los requisitos de la norma y ya está, en un principio no habría problema.
saludos,
Ignacio
Hola, tengo una pregunta
ResponderEliminarsoy una estudiante de preparatoria y llevo la materia inspección de la calidad de los materiales y estoy en el tema de registros de inspección
una pregunta que nos dejo la maestra fue esta
¿Quiénes pueden tener acceso a los registros, o quienes son las personas involucradas en este proceso (registros de inspección)?
Buenos días:
EliminarLa norma ISO 9001 no dice nada al respecto por lo que las personas que puedan acceder y están involucradas en el proceso tendrá que ser una decisión de cada organización. Me temo que la pregunta está muy centrada en la materia que estás estudiando y las únicas respuestas válidas tendrán que salir de vuestra maestra.
saludos,
Ignacio
¿Qué tipos de registros hay? En donde puedo checar más información a detalle y con ejemplos acerca de los tipos de registros. Saludos
ResponderEliminarBuenos días.
EliminarPueden existir distintas clasificaciones:
- Según su origen: Internos (elaborados por la propia organización, p.ej. "no conformidad") o externos (creados por otra organización, p.ej "Factura de proveedor".
- Según control: codificados y con formato (p.ej R1-P-02 No conformidad) o sin codificar y sin formato ("Informe de revisión del sistema).
Estas clasificaciones dependen del autor y no tienen ninguna validez respecto a las normas, ya que en las mismas el término registro ha prácticamente desaparecido.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes.
ResponderEliminar¿Cuál es la diferencia entre un registro electronico y uno digital?
mi duda surge porque estamos migrando a la tecnología un muchos registros se llenan directo en la computadora….esto sería un registro Electronico.?
u otra es...como se llama a los registros que se scanean..?
saludos y gracias!
Buenos días,
EliminarDesde mi punto de vista no hay ninguna diferencia entre registro electrónico o digital. En el entorno de ISO 9001 no hay diferencias al respecto, las diferencias dependerán de las necesidades de la propia organización para controlar y mantener los registros generados.
En resumen, que la diferenciación puede ser útil y un aspecto positivo para vuestro sistema pero que en ningún caso es exigido por ISO 9001.
Saludos,
Ignacio
Hola! Quería consultarte sobre una observación que nos hizo la auditora: En unos registros de toma de temperatura muchas veces se equivocan al escribir y lo que se hace es tachar y sobre escribir, o escribirlo nuevamente en una casilla de "observaciones", cuál sería la manera correcta de subsanar un error hecho en un registro?
ResponderEliminarBuenos días,
EliminarSi quieres ser más exigente tendrías que exigir que cada tachón o corrección en un registro tuviese una firma y una fecha de la modificación. También podrías solicitar la firma del superior jerárquico de esta tarea, depende de la importancia de los datos.
Saludos,
Ignacio
Buena tarde,
ResponderEliminarCon respecto a la disposición de los documentos una vez que se cumple con el plazo de retención, ¿Qué es recomendable realizar?.
El procedimiento de control de registros con el que cuento me indica lo siguiente:
"Los registros que serán destruidos por el responsable del área deberán mantener la confidencialidad por medio de los siguientes métodos de disposición" pero ya no me menciona cuales son esos métodos de disposición.
Buenos días,
EliminarLa destrucción de documentos no suele ser protagonista en los sistemas de gestión de la calidad ni en sus auditorías, por lo que la metodología de destrucción no suele generar mucho interés. Puedes hacer lo que quieras, lo normal, y si tienes volumen suficiente, es que los documentos en papel los entregues a una empresa especializada en destrucción confidencial. Dependerá del tipo de documentos y del volumen.
Saludos,
Ignacio
Estimado Ignacio
ResponderEliminarExiste algún requisito sobre la frecuencia de revisión de los documentos del sistema. Tengo un cliente que me hizo la observación que debería ser cada año aunque no tenga cambios el procedimiento; indicar revisión sin cambios.
Saludos,
Buenas tardes, Ricardo:
EliminarISO 9001 no dice nada al respecto. Simplemente que se supone que la información debe estar actualizada. Partiendo de aquí, la organización debería revisar periódicamente la adecuación de la documentación, por ejemplo en la revisión por la dirección. Esta revisión para comprobar que la documentación es adecuada no tiene porqué estar asociado a un cambio en el número de la revisión de la documentación, este cambio es un requisito interno que podría establecer la propia organización.
Saludos,
Ignacio
Hola buenos días
ResponderEliminarUna lista maestra de registros lleva un apartado de almacenamiento en el que se menciona si es electrónico o impreso ¿electrónico se refiere a guardar el formato? o en su caso es guardar los formatos contestados electonicamente?
Hola, supongo que se refiere al método de almacenamiento, en formato electrónico o en una carpeta en papel.
Eliminarsaludos,
Ignacio
Buenos días.
ResponderEliminarMe encuentro en el área de control de documentos de la empresa en la que laboro y una persona de la empresa me menciono que los formatos solo pueden llenarse con bolígrafo negro, y que no se bebe llenar con bolígrafo azul o mezcla de ambos (inicio de un formato con uno, después con el otro). Me podrías aclarar esto, si hay alguna norma que dicte el color a utilizar o alguna recomendación.
Feliz día.
Buenos días, serán normas internas de la organización, ninguna norma llega a tal nivel de detalle, respecto a la utilidad habría mucho de lo que hablar.
Eliminarsaludos.
Ignacio
Buenos días muchas gracias por aclarar mi duda, feliz día
EliminarBuena tarde,
ResponderEliminarDentro del Sistema de Calidad que estoy trabajando contamos con una lista referente a documentos externos y otra referente a registros externos, se ha complementado la lista de documentos externos anexándole normas que son aplicadas dentro de la organización, sin embargo contamos con documentación en los expedientes de los empleados por ejemplo la INE,RFC etc. por lo que surgió la siguiente duda ¿Este tipo de documentación se anexa en la tabla de registros externos o en la de documentos?, ¿Cómo podré diferenciar la documentación de cada lista?
Buenas tardes,
EliminarLos documentos de los empleados son registros. Yo contemplaría solo como documentos externos (no registros) aquellos documentos que son generales y describen la manera de realizar una tarea, por ejemplo una ley o un protocolo de pruebas de un cliente.
saludos,
Ignacio
Buenas noches, quisiera que me aclarara una duda, los formatos que se utilizan para solicitar un permiso por ejemplo, y todos los formularios que tenemos para que los interesados llenen y así inicie su gestión, son registros? Y deberían tener código? Gracias
ResponderEliminarBuenas tardes:
EliminarCuando estos formatos sean cumplimentados se convierten en registros del sistema de gestión (incluyen datos necesarios para el desarrollo de un proceso y/o evidencian la realización de una acción).
La codificación no es obligatoria, pero a veces codificarlo favorece la gestión ya que reduce errores por el uso incorrecto. Es posible que en un sistema se den registros que estén codificados con otros que no. Siempre habrá que atenerse a lo dispuesto por el procedimiento de la organización en el que se describa el control de la información documentada.
Saludos,
Ignacio
Buenos días.
ResponderEliminarTengo una inquietud: los formatos o registros deben estar directamente ligados a un procedimiento específico? o se pueden crear para cualquier actividad o tarea, sin necesidad de que haya un procedimiento relacionado?
Buenos días, la norma ISO 9001 no dice nada al respecto por lo que todo lo que se diga a partir de ahí está sometido a discusión. No sé si es obligatorio lo que sí te puedo decir es que es muy recomendable para tener control y poder identificar procesos que los registros no aparezcan de la nada. Lo normal es que estén asociados a uno o varios procesos y si estos procesos están documentados en un procedimiento lo normal es que los registros aparezcan citados en el mismo.
Eliminarsaludos,
Ignacio
Una buena practica de calidad y cultura organizacional es que debería existir un vínculo entre la documentación del Sistema de Gestión Integral, la necesidad de formato que posterior a su uso sera un registros, es el resultado de alguna actividad la cual no debe quedar fuera de algún instructivo, de ahí el origen de que estén asociados. Saludos.
EliminarBuenas Tardes Nacho, tengo una consulta, quiero eliminar formatos de mi registro maestro, la codificación variara, la norma m permite eso o como lo hago
ResponderEliminarBuenos días:
EliminarLa norma no dice nada al respecto. Sin embargo es posible que tengas un procedimiento que detalle las cosas que puedes y debes hacer con los documentos. También tendrás que emplear el sentido común para cubrir los huecos que seguro quedarán. Si hay formatos que no usas es normal que los elimines del registro maestro y de todos los documentos del sistema. En un principio no veo por qué vas a cambiar codificación si eliminar formatos.
Saludos,
Ignacio
Buena tarde, la consulta corta, estoy elaborando un procedimiento mas hare uso de registros que pertenecen a OTRO, puedo mencionalos en mi nuevo procedimiento?? Gracias
ResponderEliminarSí, sin problema, saludos
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