Factores para el control de documentos en ISO 9001
1. Aprobación de los documentos.
Es necesario determinar las responsabilidades de aprobación de cada uno de los documentos y la evidencia de dicha aprobación. Las organizaciones definirán los pasos necesarios para la redacción, revisión y aprobación de los distintos documentos del sistema de gestión de la calidad, así como las correspondientes responsabilidades y metodologías.
Los documentos del sistema son documentos vivos sometidos a los cambios que se realicen en las metodologías de trabajo (mejora continua). La organización debe determinar la frecuencia y el método de esta revisión de la adecuación de los documentos. En la práctica es habitual que los documentos se revisen al menos una vez al año durante el proceso de revisión del sistema por la dirección.
3. Identificación de los cambios y de la versión vigente de los documentos
La organización debe mantener el histórico de los cambios en los distintos documentos, al mismo tiempo debe crear una metodología de identificación de las versiones (revisiones, versiones) actualizadas.
4. Distribuir la documentación vigente para que se encuentre accesible en los puntos de uso
Esta distribución de documentos puede realizarse en formato físico o en formato digital, debe ser de tal forma que todas las personas tengan acceso a los documentos que sean de aplicación a sus responsabilidades en el sistema.
5. Mantener los documentos legibles e identificables
Los documentos de la organización suelen estar identificados con logotipos, títulos y códigos de tal forma que se facilite su identificación y su accesibilidad.
6. Control de documentos externos
La organización debe controlar aquellos documentos externos que sean necesarios para el desarrollo de las actividades del sistema. Por ejemplo, podrán ser documentos externos los textos legales aplicables a la actividad, los procedimientos requeridos aportados por clientes, los manuales de productos de proveedores, etc.
7. Control de la documentación obsoleta
Cuando se realicen cambios en algún documento y se aprueba una nueva versión, la organización debe disponer de una metodología para retirar los documentos obsoletos para evitar su consulta.
Ejemplo de control de la información documentada
A continuación se presenta, a modo de ejemplo, la portada de un documento de un sistema de gestión de la calidad. En la misma pueden apreciarse diferentes textos y secciones que facilitan el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001 sobre la información documentada.
La portada de este documento dispone de:
- Un logotipo y un título que permiten identificar el documento y la propiedad del mismo.
- Un indicador del número de revisión para identificar las diferentes actualizaciones del documento.
- Identificador de copias. Esta sección permite catalogar el documento como original o copia y, al mismo tiempo, facilita la identificación y control de las copias entregadas de cada documento.
- Histórico de revisiones. En esta tabla de revisiones se identificarán los cambios en las distintas revisiones de los documentos y facilitará el control de las mismas.
- Cuadros de revisión y aprobación. En estos cuadros se evidenciará la revisión y aprobación de los documentos según lo especificado en el procedimiento de control de la documentación definido por la organización.
Vídeo sobre el control de la documentación en ISO 9001
Para terminar, me gustaría recordar que los requisitos relativos a la información documentada, que se encuentran presentes en las normas ISO 9000, son unos requisitos generales. Basándose en estos requisitos, cada organización deberá definir sus propios requisitos específicos teniendo en cuenta sus necesidades y particularidades.
Un saludo.
www.hederaconsultores.com
Solicitud Presupuesto Consultoría ISO 9001 - ISO 14001
Si el sistema está ya implantado puedes solicitar un presupuesto para la auditoría de certificación ISO 9001 - ISO 14001
Buen día, en mi empresa de construcción tenemos movimientos constantes de planos, los cuales cambian de versión cuando se hace alguna modificación en el diseño. Los planos obsoletos se pueden eliminar o es necesario conservalos durante la duración del proyecto.
ResponderEliminarBuenos días,
Eliminarsi cambias la versión el auditor te exigirá que guardes las ediciones obsoletas para poder verificar los cambios. Tiene sentido porque tendrás que justificar los cambios. El tiempo de archivo lo decides tú, siempre tendrás que guardarlo lo que dure el proyecto y te podrían llegar a exigir que los guardes tres años.
saludos,
Ignacio
Buen día en mi empresa están apunto de certificarse en la norma ISO 2008 mi pregunta es en mi área es postventa incluimos, una encuesta al cliente, la cual estoy haciendo via telefonica, es necesario tener la evidencia con firma del cliente usuario
ResponderEliminarBuen día, Susy:
Eliminarno, no es necesaria la firma.
saludos,
Ignacio
Buen día Ignacio
ResponderEliminarEn mi empresa se utilizan flexometros, cintas y miras para actividades de topografía en las obras, deben ser verificados para saber si están aptos para su uso. Es necesario realizar dicha verificación con un flexometro o cinta calibrada? o es posible tener un flexometro patrón para esto. Es difícil conseguir un laboratorio que calibre un flexometro o una cinta.
hola,
Eliminarsupongo que con la verificación sería suficiente. Yo con comprobar el buen estado de los flexómetros me quedo tranquilo.
saludos,
Ignacio
Hola como estas,
ResponderEliminaruna consulta me levantaron una acción el auditor externo porque nuestro calibrador de balanzas no tiene certificación sae, dentro de mi acción una pongo que se realizara revisiones de las actualizaciones que tenga la sae, como yo verifico eso?
Hola:
EliminarLa acción tendrá que ver con que tenga la certificación, y la verificación es que compruebes que tenga la certificación. También puedes apuntarte la fecha de caducidad de la certificación y ponerte una alarma para mantener actualizada la misma.
saludos,
Ignacio
Hola,
ResponderEliminarTengo una duda respecto a la codificacion de documentos, la empresa no tiene sistema de calidad hace 5 años, pero los documentos que existen operativos estan controlados solo aquellos que son formatos, no existen otros procedimientos ademas del manual de calidad antiguo, se tiene el esquema organizacional y el diagrama de procesos, pero quisiera saber si en mi área de seguridad puedo codificar mis procedimientos, programas, politicas, formatos etc a mi manera o no es necesario y solo debo codificar los formatos que son que mas se usan?
Hola, Yeraldin:
Eliminarpuedes hacer lo que quieras mientras los documentos estén controlados y puedan ser identificados. Creo que te he comentado antes el motivo por el que se suelen codificar, si tu no lo estimas oportuno pues nada, la norma no exige nada al respecto.
saludos,
Ignacio
nacho una pregunta los ducumentos que exige la nueva norma iso 9001 2015 son añadidos a la version vieja o se colocan aparte?
ResponderEliminarHola, Luis:
Eliminarno sé muy bien a qué te refieres, en algún momento tendrás que decidir aprobar los cambios documentales para cumplir con los requisitos de la nueva norma y tendrás que tener los nuevos documentos y los antiguos que ya no se utilicen pasarán a ser obsoletos. El tratamiento de obsoletos depende de lo que tengas definido en tu procedimiento de control de documentos. Si es esto lo que preguntas, sí, los documentos obsoletos deben estar identificados como tal. ¿Te refieres a los registros? Pues lo normal es que tengas una continuidad y que los continúes archivando como estabas haciendo hasta ahora.
saludos,
Ignacio
Hola Nacho:
ResponderEliminarTengo una pregunta. la empresa es libre de darle nombre a la codificacion de sus documentos. por ejemplo si es un manual la abreviatura es MAN y si mi empresa quiere abreviarlo MNA hay algun problema.
otra pregunta la codificacion debe ser la misma para los documentos y los formatos... es que mira que en mi empresa los documentos tiene 4 codificaciones y los formatos tres, por ejemplo un procedimiento dice 360-DGC-PRO-001 Y EL FORMATO 360-BDG-001, ES POSIBLE o toda la documentacion debe ser uniforme con 4 codigos.
Hola, George:
Eliminartodo es posible mientras tengas controlados los documentos y cumplas con el procedimiento de tu empresa.
saludos,
Ignacio
Hola Nacho:
ResponderEliminarTengo una pregnta, la empresa donde trabajo cuenta con reglamentos corportativos sobre el llenado de registro, por ejemplo como cancelar espacios en blanco, corrección de datos, etc, tuvimos auditoria interna y se detecto muchos incumplimientos a este reglamento, el tema es que este reglamento esta indicado en el Sistema de Gestión como un documento externo al SGS, la duda es como se debe declarar la No Conformidad de un documento externo? o no se debe considerar como incumplimiento?.
Saludos.
Hola,
Eliminarque el reglamento esté indicado en el sistema como un "documento externo" supongo que quiere decir que es de aplicación para el sistema, por lo tanto si el reglamento no se lleva a cabo se incumplen requisitos y por lo tanto es una no conformidad. Cuando redactas una no conformidad lo que tienes que hacer es describir lo que estás viendo (lo que hay mal o lo que falta)y después comentar cuál es el requisito que se está incumpliendo (qué es lo que debería haber o no haber). Por ejemplo: en el documento XX se detecta que no se han cancelado espacios en blanco en contra de lo establecido en el "reglamento corporativo sobre el llenado de registro". Dicho esto si no se lleva a cabo un reglamento la primera pregunta que hay que hacerse es si el reglamento debe seguir en vigor o lo hacemos desaparecer del sistema.
saludos,
Ignacio
Hola, en el inciso f del punto 4.2.3 de la versión 2008 de ISO, menciona los documentos de origen externo, me puedes dar ejemplo de cuáles serían esos documentos, gracias.
ResponderEliminarHola, Karla:
Eliminarmanuales, por ejemplo de manejo de maquinaria de fabricante, manual de procedimientos aportados por un cliente, es normal usar esto para listar la legislación o normativa aplicable, etc.
saludos,
Ignacio
Hola Nacho, sobre documentos externos, tengo el caso de mantenimiento se colocarían todos los manuales que afecten el producto, o solo algunos, la pregunta es porque son demasiados manuales que afecten el producto y por otro lado estaba pensando sobre las maquinas ya son de la organización estas ya pasarían a ser propiedad de la organización entonces ya no serian externos???
EliminarHola, Jackeline:
Eliminarlos documentos son externos porque no los habéis editado vosotros, independientemente de que ya sea de tu propiedad. ¿Cuántos tienes que tener? No sé, depende del sentido común, del tipo de documentos, de la actividad, etc.
saludos,
Ignacio
BUENAS TARDES, ME GUSTARIA ORIENTACION PARA REALIZAR UNA LISTA MAESTRA, SOBRE LA NORMAS ISO 9001, DENTRO DE LA LISTA, PIDE UN CODIGO, QUE AUN NO ENCUENTRO, Y ESO ME TIENE ESTANCADA. AGRADECERIA CUALQUIER AYUDA. POR FAVOR
ResponderEliminarhola,
Eliminarel código lo define la propia organización en su procedimiento correspondiente, si todavía no tienes ese procedimiento o esa metodología definida para dar códigos puedes poner la que tu quieras, te recomiendo que sea lo más sencilla posible.
saludos,
Ignacio
Nacho, buenas tardes:
ResponderEliminarTengo una situación, la cual me ha presentado varios conflictos con el personal de mi empresa, ¿se pueden declarar en los instructivos de trabajo formatos anexos? Se han presentado situaciones en las que nos comentan que los anexos únicamente se pueden declarar en los procedimientos, pero no he encontrado información al respecto. Espero poder contar con tu apoyo. Saludos.
Buenos días, Janeth:
EliminarLa norma no dice nada al respecto, así que tu organización puede hacer lo que quiera. Ló único a tener en cuenta es que tienes que cumplir con lo que digas en el procedimiento de control de documentos.
saludos,
Ignacio
Buen día, me podrías asesorar del como evaluar la efectividad del control de documentos como hacerlo
ResponderEliminarHola,
Eliminarpues como no sea contando las no conformidades relacionadas, (por ejemplo: pérdidas de documentos, errores en codificación, etc.).
Si fuese relevante y tecnológimante posible podrías medir el número de consultas a los procedimientos.
saludos,
Ignacio
Hola que tal
ResponderEliminarBuen día una pregunta
Como puedo implementar acciones correctivas y preventivas de un proceso de control de documentos
Buenos días:
EliminarIgual que para el resto, las no conformidades tendrán que ver con ausencia de control de los documentos y las acciones irán encaminadas a eliminar las causas que pueden producir estas ausencias de control.
saludos,
Ignacio
Buen día, pregunta el control de los cambios en procedimientos debe de ir siempre respaldada por una hoja de cambios a los documentos o puede ser con el cambio de la edición el final del procedimiento.
ResponderEliminarsaludos
Hola, Marlene:
Eliminarno entiendo la pregunta. Yo para esto tengo una tabla dentro del procedimiento en la que se detallan los cambios realizados en cada una de las revisiones.
saludos,
Ignacio
Nacho, buen día entonces esta bien si solo declaro el cambio en el procedimiento
Eliminarhola, estará bien si de alguna forma se puede ver cuáles han sido los cambios realizados en cada una de las ediciones de los procedimientos.
Eliminarsaludos,
Ignacio
Buenas Noches!! Tengo una pregunta se puede manejar documentos sin logotipo pero son con nombre y taxonomía dentro del SGC?
ResponderEliminarBuenos días:
Eliminarla norma no dice nada al respecto de los logotipos, así que obligatorio no parece que sea. ASegurate que no dices nada al respecto en el procedimiento de control de documentos.
saludos,
Ignacio
buen dia Nacho,
ResponderEliminartengo una duda que quizas le resulte muy simple o logica
en la empresa donde laboro tienen dado de alta dos formatos totalmente distintos con el mismo codigo
uno de ellos considera parte de la informacion del otro pero contiene un dibujo de ingenieria
sin embargo veo que esta declarado como si ambos aunque distintos fueran el mismo
me dicen que lo hicieron asi porque uno lo bajan del sistema y en caso de que se vaya la luz usan el otro
a mi parecer Deben ser 2 formatos con codigo distinto
porque su FORMA y contenido es distinto,
me puede dar su opinion, por favor
es una empresa de muchos años y querer implementar mejoras cuesta muchisimo y solo con argumentos solidos lo aceptan
ademas de que como antes no ha salido en las auditorias externas no aceptan que en las internas se marquen este tipo de observaciones,
Gracias,
Buenos días:
Eliminarsi hay dos modelos de documento distintos entonces lo normal es que cada uno tenga un código diferente. No habrá salido porque es un detalle de poco interés. Yo no entraría en esos aspectos.
saludos,
Ignacio
Hola buenos dias Nacho,
ResponderEliminarTengo una duda sobre la conservación de datos en los registros que ya se tienen en mi LM de registros.
Mi duda es: si ese registro que se tiene dado de alta se llega a cancelar, se borraria de mi lista? o tendria que conservalo poniendo una leyenda de que fue cancelado? .
Saludos..
Buenos días, Zamantha:
Eliminarlo que diga tu procedimiento de control de registros o de documentos, yo los elimino del listado.
saludos,
Ignacio
buenas tardes, tengo una duda que no he podido aclarar, en cuanto a la iso 9001 cuando se revisa o se modifica el manual o cualquier documento de mi sistema, que importancia tiene la firma en los mismos, o únicamente con el nombre del responsable y área asignada de responsabilidad es suficiente??? es valido, si el manual de calidad no tiene una firma de ningún directivo de la organización esto es confiable en que si fue aprobada por los mismos???
ResponderEliminarBuenas tardes:
EliminarLo que diga tu procedimiento de control de documentos. La firma es una forma sencilla de evidenciar la aprobación, si no hay firma tendrás que guardar otra evidencia de dicha aprobación.
saludos,
Ignacio
Buenos dias sr. Ignacio. Tengo dudas con relacion al requisito de que informacion es obligatoria que aparezca en la codificacion. En el control de documentos aparece la vigencia del formato y la version pero en el formato solo se deja el nombre codigo y version pero no tengo la fecha de vigencia. Es obligatorio que esta se incluya en la codificacion del formato?. Gracias.
ResponderEliminarBuenos días, Yury:
EliminarLo que diga tu procedimiento de control de documentos. Cada uno codifica lo que quiere, lo importante es que los documentos sean facilmente identificados y no se pierdan.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes, si tengo documentos con procedimientos que se hicieron hace algunos años, sin la estructura del SGC, pero que siguen vigentes ¿puedo especificar en algún punto de mi manual que esos documentos antiguos siguen vigentes?
ResponderEliminarMuchas gracias. Saludos!
Daniel Fierro S.
Buenos días:
Eliminarclaro que puedes pero ¿No será más fácil actualizar esos documentos para ponerlos de acuerdo a lo que exige tu nuevo procedimiento de control de documentos?
saludos,
Ignacio
Buenas tardes quiero saber algo urgente... en la empresa donde laboro aceptaron cambiar el mapa de procesos, quiero saber cual es el paso a seguir en la documentacion los procesos que cambiaron de nombre y sus respectivos codigos y versiones los coloco en documentos sobsoletos los archivo o no???
ResponderEliminarBuenos días:
Eliminartendrás que hacer lo que diga tu procedimiento de control de documentos. Yo desconozco cuales son vuestros requisitos. Lo normal es que los originales obsoletos queden identificados como tal y que se conserven una temporada.
saludos,
Ignacio
En la empresa que laboro existe un sistema de gestión, pero este no se llevó adecuadamente, revisando encontré documentos con codificación incorrecta, no hay un control de las versiones, prácticamente no se siguió el procedimiento de control de documentos. Haciendo una linea base, puedo colocar una observación en ese punto y reiniciar el proceso de codificación?, me refiero a cambiar todos los códigos, iniciar los documentos con revisión 00, y la fecha a partir de donde quiero aplicarlos. que me recomiendas?.... muchas gracias
ResponderEliminarBuenos días, Brayan:
Eliminarpuedes hacerlo, empezar todo desde cero puede ser una solución, la solución depende del grado de descontrol, mira a ver qué es lo menos trabajo te genera y posiblemente esa sea mejor la opción siempre que al final todo se encuentra perfectamente controlado.
saludos,
Ignacio
Super interesantes sus comentarios y aportes ... la pregunta es en la empresa en la cual laboro certificada en la Norma iso 9001:2008 ella cuenta con 2 formatos en los cuales uno tiene solo registros-formatos y el otro tiene manuales , especificaciones, instructivos y demás documentos...
ResponderEliminarLa pregunta es se puede unificar los dos formatos en uno solo en vista que de que hará una transición a la iso 2015 ? o es importante el manejar por separado ??
Mil gracias por la respuesta.
Buenos días:
Eliminarcomo quieras, no hay ningún requisito al respecto en las normas. El criterio a tener en cuenta es la comididad y la capacidad de control.
saludos,
Ignacio
si llego a una empresa que tiene toda su documentacion elaborada, luego de revisarla quiero saber si puedo o debo firmar donde dice Elaborado por:
ResponderEliminarHola, Yanina:
Eliminarno sé, tendrás que hacer lo que diga tu procedimiento de control de documentos, pero vamos que no creo que pase nada si lo firmas tú.
saludos,
Ignacio
Buenos días Nacho!!
ResponderEliminarTengo una consulta: Los formatos de registros, antes de su uso, deben estar aprobado, pero no necesariamente, el nombre y firma del aprobador debe estar incluido en el mismo formato de registro. De ser así para comprobarle a un auditor, es recomendable crear una lista de formato de registro donde se detalle ahi la fecha, el nombre y firma del aprobador.
Buenos días:
Eliminarme parece una forma muy elegante de guardar esta evidencia de aprobación de los formatos de registro.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes,
ResponderEliminarPrimero agradezco este espacio.
Tengo dos preguntas en cuanto a los registros:
1. Los registros que no se originan del diligenciamiento de un formato, por ejemplo una análisis de nivel de riesgo, que en la organización lo realizamos cada 6 meses, para la codificación de ese registro es válido incluirlo con la letra "R" de registro?, dentro del procedimiento de control de documentos, existe esta R en la codificación.
2. En la actualidad en la organización hemos realizado un primer análisis de riesgo, identificando el registro como : R/SG/001 Versión 1, en el momento que realice el segundo análisis simplemente se cambiaría a versión 2,?
Quedo atenta a su ayuda
Muchas gracias
Buenos días,
Eliminar1. que sea válido o no depende de lo que diga tu procediiento de control de documentos y registros.
2. Lo que diga tu procedimiento, las reglas están establecidas en tu procedimiento y yo lo desconozco.
saludos,
Ignacio
bUENO DIAS DON NACHO. DE ANTEMANO MUCHA GRACIAS POR AS OBSERVACINOES O COMENTARIOS QUE HA PROPORCIONADO SON DE MUCHA AYUDA. MI CONSULTA ES LA SIGUIENTE . QUE TAN GRAVE ES SALTARSE UNA AUDITORIA INTERNA PROGRAMADA EN UN AÑO , QUE PUEDO ALUDIR EN ESTE CASO DEL PORQUE NO SE HIZO LA AUDITRIA DEL AÑO . MUCHAS GRACIAS .
ResponderEliminarBuenos días,
Eliminarpues si tienes un sistema de gestión y te saltas la auditoría pocas excusas puedes poner ya que la auditoría es probablemente el apartado más importante y decir que se te ha olvidado no te deja en buen lugar. Así que intenta hacer la auditoría y si puedes cambia las fechas para cubrir la falta. Si no puedes las únicas excusas que puedes buscar es el cierre de negocio, un incendio o cosas por ese estilo.
saludos,
Ignacio
Buenas Tardes,
ResponderEliminarEs necesario establecer (unificar) el tipo de letra y tamaño que se utilizarán en la elaboración de la documentación?
hola,
Eliminarese tipo de cosas las decide la propia organización. No he visto nunca una no conformidad o sugerencia referida al tamaña de la letra o la fuente empleada. Son criterios estéticos que son importantes pero lo de "necesario" me parece demasiado.
Saludos,
Ignacio
Buenos días Nacho
ResponderEliminarEs la primera vez que llevo la planificación estratégica en la organización y ha medida que hemos ido avanzando nos hemos dado cuenta que tenemos objetivos que están mal definidos o bien en este momento no son viables (estoy en Venezuela). Lo mismo nos pasa con ciertos indicadores. Las dudas que tengo son:
Podemos re definir los objetivos?
Donde dejaríamos constancia de esos cambios
La difusión de esos cambios; como pudiera hacerse? Charlas; correos masivos; protectores de pantalla?
Una vez más, gracias Nacho
Buenos días, Jennifer:
EliminarSiempre se pueden redefinir los objetivos, lo normal es que trates las modificaciones como acciones correctivas.
La difusión la puedes hacer con cualquier método, lo mismo que hayas hecho con la política estaría bien.
saludos,
Ignacio
Buen dia. Una pregunta, el numero de control para seguimiento de documentos que se generan progresivamente, por norma deben ser numeros??? o puede ser un codigo con numero por ejemplo Nro. de Control LTTIV-T1-03
ResponderEliminarBuenos días,
Eliminarpuede ser lo que tú quieras, permíteme un consejo: cuanto más sencillo sea, mejor.
saludos,
Ignacio
buenas tardes tengo una pregunta como puedo documentar esta pregunta de normas iso :
ResponderEliminar4.2.3¿Los documentos revisados cumplen con esta metodología( metodología documentada adecuada para la aprobación de documentos) de aprobación?.Es decir, mediante que documentos especficos o ? gracias.Porque ya contamos con un doc de PROCEDIMIENTOS Y ELABORACION DE DOCUMENTOS , solo que no se como validar esa pregunta.Gracias
Buenas tardes:
Eliminarno entiendo lo que planteas, lo siento.
Hay una pregunta sobre si la metodología para la aprobación de los documentos se lleva a cabo conforme a lo que dice un documento, ¿cuál es la duda?
saludos,
Ignacio
Buenas Tardes:
ResponderEliminarTengo conocimiento que se puede declarar el sistema de calidad de una empresa como inservible y empezar desde cero la formación de un nuevo sistema de gestión, desearía saber cuál es el nombre exacto a este proceso y si es que la empresa esta certificada o acreditada cuales son los riesgos, pros y contras y como afectaría en su certificación o acreditación tomar esta acción.
Buenos días,
Eliminarno conozco nombre técnico para este proceso.
Si el cambio se produce dentro de un ciclo de auditorías, sin saltarse ninguna, habrá que justificar los cambios.
Si el sistema perdió la certificación no tendrías que justificar ninguna acción, únicamente se auditarán los últimos meses.
saludos,
Ignacio
Estimado Nacho:
ResponderEliminarGracias por tus valiosas aportaciones. Te pido me ayudes a resolver la duda del siguiente caso:
"Una organización comercial utiliza un ERP (SAP) en sus actividades, cada tarea del sistema le nombra "transacción", hay una infinidad de transacciones para una actividad, levantamiento de pedido, por ejemplo y a su vez por cada transaccion existe un instructivo. He visto que la documentación de un proceso (ventas) esta muy extensa lo que origina burocracia o que el sistema se haga engorroso por el exceso de información. Pensé en incluir todas las transacciones en un manual y adelagazar la documentación; hacerla práctica. Desconozco cómo se maneje esta documentacion en otras organizaciones.
Espero darme a enteder.
Muchas gracias
Saludos
Edgar
Buenos días, Edgar:
Eliminarla teoria es que hay que documentar lo que sea necesario para que se encuentren definidos los pasos, los responsables y los registros generados, la existencia de un ERP debería permitir la simplificación no lo contrario.
saludos,
Ignacio
Buen día.
ResponderEliminarque tiempo se deben guardar las hojas de vida de las personas que no fueron seleccionadas para laborar en nuestra empresa?
Buenas tardes,
Eliminarlo que te dicte tu sentido común. ISO 9001 no dice nada al respecto, hay registros que se suelen guardar tres años para cubrir el ciclo de certificación pero para estos registros que preguntas no lo considero necesario.
saludos,
Ignacio
DUDA: SI NO SE UN PROCEDIMIENTO NO SUFRIO CAMBIO EN UN AÑO, SE DEBE CAMBIARA AUNQUE SEA LA FECHA Y PASAR EL OTRO DOCUMENTO A OBSOLETOS Y PONER EL DE LA FECHA RECIENTE COMO ACTIVO? ES NECESARIO ESTO? ISO OBLIGA A QUE NO HAYA PROCEDIMIENTOS CON FECHA DE MAS DE UN AÑO? AUNQUE EN ESTRUCTURA NO HAYA CAMBIADO NADA?
ResponderEliminarBuenos días,
Eliminarla norma no obliga a modificar los documentos todos los años, no tendría sentido. Se cambia cuando haga falta. Lo que si es obligatorio es revisar periódicamente la necesidad de cambios.
saludos,
Ignacio
Buenos días Nacho,
ResponderEliminarMe gustaría saber cuando debo de cambiar al Edición de mis documentos, normalmente cuando hay algún cambio modifico la revisión. Gracias
Buenas tardes:
Eliminarlo normal es que se cambie la edicion cuando se produzca algún cambio en el documento.
saludos,
Ignacio
Buenos Días:
ResponderEliminarTengo los documentos deben tener la fecha completa de la versión? es decir se puede solo Agosto de 2.017 o debe ser Agosto 01 de 2.017. Es que tengo esa discución con la persona que manejaba el sistema en la empresa, en mi punto de vista debe ser completa, dia-mes -año.
Buenas tardes, Carolina:
Eliminaryo la pongo entera, pero a veces puede ser útil poner solo el mes. Es un tema menor siempre que no existan problemas en el control de los documentos.
saludos,
Ignacio
Hola, buenas noches, tengo una duda con respecto a las versiones, que pasa registro que se genera en el área de mantenimiento, está mal redactado, es decir, se obvio el orden de la numeración y si la firma del registro tiene personas que lo elaborar pero que ya no trabajan en el área es necesario que tenga una nueva versión y si ya de paso que se cambia la versión, mejor solo poner los espacios para que estos sean llenados en caso las personas que lo utilicen se retiren del trabajo.
ResponderEliminarMuchas gracias de ante mano por tu respuesta.
Buenos días,
Eliminarno entiendo que tienen que ver las versiones. Si hay errores en la cumplimentación de un registro estos se modifican y ya está, bajo el control y la supervisión de los responsables, por supuesto.
saludos,
Ignacio
Estimado felicitaciones por tu blog. Queria preguntar lo siguiente: tengo un sistema que inicia de cero (como si no hubiese existido nada documentado antes) ahora bien, el control de documentos esta definido y documentado. como hago con las evidencias de control cuando todo es nuevo? solicitud de creación, distribución, etc? que fue primero? el procedimiento de control de documentos o el formato de solicitud para crearlo? a cuales debo dejar evidencia de solicitud de creación y distribución cuando todo es nuevo?
ResponderEliminarBuenos días:
Eliminarprimero el formato y luego el procedimiento, quiero decir que no te compliques y si vas a tener una solicitud de creación para todos los procedimientos de tu sistema lo tienes también para el procedimiento de control de documentos, no tardas nada, si fuese el auditor y te pusiese alguna pega creo que harías bien en quejarte a mi empresa de certificación para que no vuelva más por allí.
saludos,
Ignacio
Buenos días:
ResponderEliminarTengo una inquietud, anualmente debo realizar revisión y actualización de las políticas que tenemos en la empresa, pero en esta revisión no se realizó ningún cambio, la fecha de la política debo cambiarla para que quede evidencia de que se realizó la revisión pero al cambiar esta fecha también me cambia la versión aunque el documento siga igual?
Buenas tardes, Nathalia:
Eliminarlo normal es que en el informe de revisión del sistema digas que has revisado la política y que no se estima necesaria la realización de cambios, no cambias fechas ni ediciones al documento de la política. Luego tendrás que mirar que es lo que dice tu sistema al respecto.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes, primero quisiera felicitarlo por el blog, y también quisiera consultarle sobre la lista de distribución de documentos debo registrar todos los documentos entregados en forma física, mi duda va en que registro todos los procedimientos con números de copias pero tengo formatos que son los usados en las distintas áreas que esas no tienen numero de copias y muchas veces son virtuales también debo registrar en mi lista de distribución la entrega de esos formatos??
ResponderEliminarBuenos días, Nathaly:
Eliminarpor una cuestión práctica no se suele disponer de acuse de recibo de los formatos a emplear en las distintas operaciones de trabajo. Los procedimientos, manuales e instrucciones sí se distribuyen con control, respecto a los formatos, que pueden ser 40 o 50 la tarea sería inviable y no tendría valor.
De todas formas, para este tipo de cosas tendrás que hacer caso a lo que se encuentre definido en vuestro procedimiento.
saludos,
Ignacio
Buen día, mi pregunta es referente a los documentos que se firman, estos tienen que ser exclusivamente con tinta negra o azul, o pueden ser con otro color??
ResponderEliminarBuenos días,
Eliminarpor más que leas la norma no se dice nada al respecto, así que las normas sobre el color, si la empresa considera necesaria las mismas, las pone las propia empresa.
Yo nunca ponga nada al respecto.
saludos,
Ignacio
Hola buenos días, en mi laboratorio hay documentos que se tienen para consulta en medios electrónicos, manuales, procedimiento e instructivos. Necesito también identificarlos como copias controladas??
ResponderEliminarBuenas tardes,
Eliminaren tu procedimiento de control de documentos tendrás que indicar qué metodología empleas para el control de este tipo de documentos. Lo de la "copia controlada" parece estar más relacionado con la distribución en papel.
saludos,
Ignacio
buenos días don nacho me podría colaborar como procedo para implementar el programa de gestión documental de una entidad y quien lo debe hacer
ResponderEliminarBuenas tardes:
Eliminarsobre la metodología toda la información que te puedo aportar está en este artículo y en el vídeo, tienes el enlace en el primer párrafo.
Nadie dice en ninguna parte quién debe hacerlo, si hablas de gestión de calidad, el control de documentos normalmente le cae al responsable de calidad.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes:
ResponderEliminarPodrías por favor explicarme lo que refiere a las versiones, es decir cuando debo usar Versión 0 y a partir de que momento puedo iniciar a usa Version 1? Todo documento nuevo va con versión 0 o versión 1?
Buenos días, Sonia:
EliminarPuedes empezar por el número que quieras, para mí normalmente al primer documento le doy la revisión 0, pero si quieres puedes empezar por la 1. Lo que digas en tu procedimiento de control de documentos.
saludos,
Ignacio
HOLA TENGO UNA CONSULTA:
ResponderEliminarCADA CUANTO TIEMPO SE DEBE ACTUALIZAR LOS DOCUMENTOS, POR EJEMPLO LOS PROCEDIMIENTOS Y MANUALES...
Buenas tardes:
Eliminarlos procedimientos y manuales han de actualizarse cuando sea necesario. Normalmente esto pasa cuando cambia la metodología de realización del proceso.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes:
ResponderEliminarLa norma ISO 9001:2015 no dice nada al respecto. Tendrás que entrar en consideraciones sobre el sentido común, ¿Es de sentido común que dos documentos sean diferentes pero se llamen igual? Aquí ya todo es discutible.
saludos,
Ignacio
Buenos dias,
ResponderEliminar¿Que es un control de registros?
¿Investigar cuales son los requisitos para implementar un control de registros?
¿Investigar cuales son las características y procedimientos en un control de registros?
¿Investigar sobre el tiempo de retención y aplicación documental?
Buenos días, Neider:
EliminarControl de registros es la metodología para identificar, archivar, conservar y recuperar las evidencias del sistema de gestión de la calidad. En este caso la palabra "control" no es sinónimo de "Investigación" o "Auditoría".
saludos,
Ignacio
Buen dia Sr Nacho Gomez
ResponderEliminarLa siguiente situación consiste en que hay unos formatos creados por el cliente y exigidos por el mismo para solicitar permisos de ingreso a sitios ya que por protocolo y seguridad se deben hacer para que la organización pueda ejecutar la actividad. se que estos formatos deben ser controlados en el sistema de gestión. mi pregunta es que acción podría tomar para controlar dicho formato y sus registros. es decir cual seria la mas acertada.
hola,
Eliminarpara controlarlos lo primero es identificarlos como registros de tu sistema, si es necesario, después tendrás que definir la forma de archivo, conservación, recuperación, etc. igual que para el resto de registros.
saludos,
Ignacio
Buenos dias Ignacio, tengo una duda, en mi caso los documentos del sistema de gestion de la empresa estan firmados y aprobados por el anterior representante legal, en el momento que el nuevo representante realice la revision de todos los documentos debo realizar cambio en la firma y en la fecha del documento o solo dejo el comentario de la revision por parte del nuevo representante legal en el control de cambio y en el control del documento quedaria el nombre y fecha del antiguo representante legal.
ResponderEliminarMil gracias por tu ayuda.
Katherine.
Buenas tardes, Katherine:
Eliminarlo que diga tu procedimiento de control de documentos, la norma no dice nada al respecto.
Mi sentido común me dice que mientras el documento no cambie no pasa nada porque esté la firma de la antigua persona, pero no te puedo decir nada sobre las normas que ha establecido tu organización.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes,
ResponderEliminartengo una pregunta ¿es necesario cambiar la revisión de un documento si solo se elimina parte de la información contenida?
Buenos días,
Eliminaren teoría cualquier cambio en un documento debe ser identificado, normalmente incluye cambio de revisión. El cambio puede ser porque añadas o porque quites.
saludos,
Ignacio
Gracias Nacho
EliminarBuen día Ignacio,
ResponderEliminarTengo una inquietud acerca de la codificación en documentos que cambian de proceso.
En la organización todos los documentos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo estaban dentro de la codificación de Gerencia General (GG), sin embargo, se ha decidido abrir un proceso que sea exclusivo para seguridad y salud en el trabajo (ST). Pero, se tenían 10 procedimientos de Gerencia General y ahora con este nuevo proceso quedarán solo 2 válidos: el PGG: 002 - INDICADORES y el PGG: 010 - GESTIÓN DEL CAMBIO, que son propios de Gerencia General. Los procedimientos PGG: 001, PGG: 003, PGG: 004, etc ahora cambiarán a ser PST: 001, PST: 002, etc porque son propios de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Ahora bien, ¿puedo usar los códigos PGG: 001, PGG: 003, PGG: 004, etc, que pasan a ser de Seguridad y Salud en el Trabajo para poner procedimientos que sean realmente de gerencia general? es decir, ¿podría tomar el PGG: 001 - IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS (actualmente pero que será PST: 001 - IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS) a que sea ahora PGG: 001 - PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO (que es actualmente PGG: 010)?
Lo que no quiero es que queden tantos vacíos de codificación, donde se tengan 10 consecutivos (PGG: 001 … PGG:010) y en realidad solo estén 2 procedimientos en uso (PGG: 002 y PGG: 010) porque los otros estarían “anulados” al cambiar de proceso, sino que quedaran solo 2 consecutivos (PGG: 001 y PGG: 002).
No sé si es posible o si hayan problemas con respecto a la ISO 9001:2015
Muchas gracias.
Buenas tardes,
Eliminarpara tu situación es indiferente el tipo de norma. En estas situaciones a lo que tienes que prestar atención es al procedimiento de control de documentación de la organización y a que todos los cambios que hagas se tengan en cuenta en las referencias presentes en el resto de documentos.
saludos,
Ignacio
hola buenas tardes tengo una inquietud con el cambio de codificación y versión de un formato respecto al numero consecutivo que llevo.
ResponderEliminartengo un formato LG-FR-08 orden de compra, se realizo un cambio a todo el sistema y el formato ahora se llama LOG-FOR-008 orden y compra y/o servicio, la implementacion de este formato va en el consecutivo 294, en el momento que yo empiece a usar el formato con la nueva codificacion debo empezar el consecutivo desde cero o puedo continuar con el 295.
muchas gracias
Buenos días,
EliminarDebes seguir las pautas de tu procedimiento de control de la documentación, si este procedimiento no dice nada al respecto tendrás que tomar la decisión que te dicte el sentido común, yo le daría el 295.
saludos,
Ignacio
Buenos dias!
ResponderEliminarActualmente trabajo en el departamento de Nuevos productos, una de nuestras actividades es controlar los cambios de revisiones de los dibujos de los productos que se fabrican en la empresa, pero tambien nuestro departamento debe controlar las instrucciones de trabajo y ayudas visuales, en las empresas que he trabajo esa actividad la tiene a cargo el departamento de Control de Documentos (Calidad), esta bien que nuestro departamento lleve a cabo ese control?
Buenas tardes, Yazmin;
EliminarNo hay nada definido en las normas sobre quién debe ser el responsable del control de los documentos, lo tendrá que definir cada organización. Lo importante es que no produzcan errores en la gestión de los documentos.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes,
ResponderEliminarTengo una duda sobre los comentarios que ha hecho de diferenciar control de codificacion, tengo varios formatos que ya se han impreso desde hace tiempo, y los tengo foliados, estamos en el proceso de certificarnos, varios de esos formatos son mencionados en mis procesos, se tienen que codificar? O de que manera se puede hacer mencion sobre los formatos sin necesidad de codificar todo lo que ya esta impreso?
Buenos días,
Eliminarla obligatoriedad de la codificación es definida por la propia organización en su documentación. Las normas de referencia no dicen nada al respecto. Por otra parte si los tienes codificados los registros/formatos serán más fáciles de identificar y controlar. Si un registro es realizado en un formato no definido, la información que debe contener ese registro debe ser definida en el procedimiento correspondiente.
Al no conocer el estado real de tu caso, siendo prudente, no puede hacerte ninguna recomendación concreta, sería incluso peligroso.
saludos,
Ignacio
Buenos días,
ResponderEliminarMi duda surge sobre como codificar mis revisiones, cuando uso Revisión A,B,C y cuando uso 00,01,02.
Muchas gracias de antemano.
Buenos días,
Eliminarla metodología para el control y la identificación de los distintos documentos de un sistema de gestión en una empresa es definido por la propia organización, así que sin ver el procedimiento de esta empresa no sabría decirte. Por otra parte, si lo que estás haciendo es creando el procedimientos, en este caso podrás utilizar la identificación que tú quieras y que tendrás que definir en el procedimiento oportuno.
saludos,
Ignacio
hola buen dia,
ResponderEliminartengo la siguiente consulta..
trabajo en una empresa en el área de organización y procesos llevando el control del sistema documental de la misma.. por mucho tiempoel control de cambios lo he llevado de la siguiente manera: cada manual cuenta con una edición ... cuando se publica uno por primera vez lo colocamos de la siguiente manera Edición 01 Revisión: Original .. me gustaría saber tu opinión sobre este tema... gracias !!
Buenos días,
Eliminarpues me parece tan válido como cualquier otra metodología, ¿Cuál es el problema?
saludos,
Ignacio
buen día,
ResponderEliminaren la empresa donde trabajo se están actualizando toda la documentación, por tanto hay actualizaciones de instrucciones, cambia el código y la revisión, mi pregunta es: así enfatice en el instructivo que el código anterior es xxxx, debo de actualizar también los planos donde se nombra ese instructivo o por indicarlo en el instructivo puedo dejar los planos con el código anterior?
Buenos días,
EliminarPara evitar errores por mi parte siempre debo decir al respecto que tendrás que hacer las tareas que se definan en tu procedimiento de control de documentos.
Imaginando un poco, podría contestarte que si has cambiado los códigos o nombres de algunos documentos, los mismos deberían ser actualizados en el resto de la documentación del sistema. De tal manera que las referencias a documentos se mantengan actualizadas. Por ejemplo, si un documento tenía un código PR-XX-04 y se cambia por PR-XX-05, en todos los documentos donde apareciese el PR-xx-04 debería realizarse el cambio a PR-XX-05.
Estoy hablando de documentos del sistema y no de registros, si un registro se cumplimentó con un código anterior y se producen después cambios en los códigos ya no sería necesaria la realización de cambios.
saludos,
Ignacio
PERO SI SE DEBERIA REALIZAR LA MODIFICATORIA EN EL FORMATO?
EliminarPor norma general se debería cambiar el formato si aparecen referencias a códigos erróneos u obsoletos.
Eliminarsaludos,
Ignacio
Hola buen dia, manejo actualmente el sgc de una empresa de servicios de salud, manejamos dos softwares para usuarios, debo controlar, codificar las licencias de esos softwares (las tengo en medio fisico), además si es tana amable me puede orientar con respecto al despliegue estrategico, tenog entendido es la politica que debo desglosarla sacar objetivos e indicadores, tiene algun modelo por el cual pueda guiarme, luego de una auditoria interna con base en la nueva version 9001-2015 y sus cambios, nos recomiendan en planificación : se debe trabajar transversalmente y desde el direccionamiento estrategico, todo el tema de gestión del riesgo, definición y traza de objetivos de calidad y la planificación; por ultimo, como evidencio la identificación analisis y tratamiento de las necesidades y expectativas de las partes interesadas (como determino las partes interesadas en mis sgc) pertienentes
ResponderEliminarBuenas tardes,
EliminarDebes controlar las licencias, no sé muy bien a qué te refieres con los de codificarlas.
Sobre los nuevos requisitos de ISO 9001 puedes ver algo relacionado en el siguiente enlace:
https://hederaconsultores.blogspot.com/2018/11/contextoISO9001.html
https://hederaconsultores.blogspot.com/2019/01/definicion-de-partes-interesadas-iso-9001.html
https://hederaconsultores.blogspot.com/2019/01/riesgos-y-oportunidades-en-iso-9001.html
saludos,
Ignacio
Hola, buen día.
ResponderEliminarTengo dudas sobre el versionamiento de los documentos, hay alguna manera de designar que representa cada dígito de la versión de un documento. Ejemplo, documento versión 1.2.4; hay una codificación de lo que representa cada número o puedo establecerlo yo mismo?
Y en que número debe comenzar el versionamiento 1 +o 0?
Buen día,
EliminarLa codificación se define por cada organización, normalmente en un procedimiento de control de documentos. Las versiones empezarán por el número que definas en este procedimiento de control de documentos.
Saludos,
Ignacio
Hola, tengo un par de preguntas. En cada nueva versión debe firmar el que realiza la revisión? No se respeta la autoría de quien lo elaboró por primera vez? Si es así qué sucede Cuándo se hicieron cambios mínimos en el documento y no fue necesario un cambio de versión?
ResponderEliminarHola,
Eliminar- Debe firmar la persona que esté definida en el procedimiento donde definas el proceso de redacción, revisión y aprobación de documentos.
- Lo normal es que cambios mínimos también requieran un cambio de versión, pero tendrás que hacer lo que diga el procedimiento. Cada uno se organiza como quiere.
saludos,
Ignacio
Buen día,
ResponderEliminarTengo que traducir dos formatos a inglés porque un cliente lo requiere. Sin embargo, del formato no se cambia nada aparte del idioma y la información contenida también es la misma. ¿Puedo cambiar a inglés la plantilla sin problema? ¿o tendría que hacer otro formato, con otra codificación?
Quedo atenta y muchas gracias por su ayuda.
Buen día,
EliminarSi quieres ser muy estricta y ortodoxa el formato en inglés requeriría una codificación diferente. Si el cambio a inglés es puntual y no demasiado significativo puedes dejar el mismo código, yo como auditor si veo que el tema está controlado no te diría nada, pero no todos tenemos los mismos criterios.
saludos,
Ignacio
Buenas noches. Una consulta voy a diseñar el sistema de gestion de una empresa la cual no esta certificada ni en calidad, ambiente y sst es necesario codificar los documentos, Registros, procedimeintos y otros....
ResponderEliminarBuenos días,
Eliminarla codificación no es obligatoria ya que las normas no dicen nada al respecto. Sin embargo, la codificación es una buena manera de tener controlados los documentos.
saludos,
Ignacio
ocupo un template o formato para gestion de cambios, el que pones es oficial, lo podria usar?
ResponderEliminarBuenos días:
EliminarOficial no hay nada, cada recurso debe adaptarse a las necesidades de cada organización. Lo podrías utilizar sin problema.
saludos,
Ignacio
en la organizacion existe un documento normalizado y codificado como acta de comite, paara los diferentes comite que se realizan, la consulta es relacionada si alguna de estas areas puede tener un formato de acta diferente al institucional de acuerdo a la necesidad, muchas gracias
ResponderEliminarBuenos días,
EliminarSi tienes un procedimiento en el que se diga que todos los comités generan un acta normalizada con un formato determinado, no puedes tener otro formato. Puedes cambiar el procedimiento abriendo la posibilidad de utilizar otros formatos.
saludos,
Ignacio
hola buenas noches era que me puedes indicar que normatividad rigel el control de la documentación
ResponderEliminarBuenos días,
EliminarEn la norma ISO 9001:2015 el apartado correspondiente al control de la documentación es el 7.5. Información documentada.
saludos,
Ignacio
Buenas Nacho,esta es mi duda
ResponderEliminarCuáles son las normas de calidad para el ingreso de documentos?
Buenas, ¿a qué te refieres con ingreso de documentos? En www.aenor.com, por ejemplo, puedes ver todas las normas disponibles.
EliminarSaludos,
Nacho
Buen día,
ResponderEliminarAgradezco me colabore con una duda,
En un formato donde se relacionan varios registros de calidad, en el campo de firmas (elaboro, reviso, aprobó) quien debe firmar en ausencia o por poder (P.P.)
Alguien con superior competencia
Alguien con igual competencia
Alguien con inferior competencia
Gracias.
Buen día,
EliminarLa definición de estas responsabilidades normalmente debería estar establecida por la propia organización en el procedimiento correspondiente. La norma de referencia no dice nada al respecto y tampoco existe, al menos que yo conozca, una costumbre que haga recomendar alguna de las posibilidades que planteas.
Saludos,
Ignacio
Ignacio es necesario tener en enlistado de registro de documentos los de estado obsoleto ¿? O lo deben quitar
ResponderEliminarBuenos días, Yuyua:
EliminarLa norma de referencia no dice nada al respecto, si la organización decide hacerlo tampoco está mal. Para tener el histórico de revisiones de cada documento, yo utilizo la tabla que se presenta en la portada del documento.
saludos,
Ignacio
Hola,
ResponderEliminarTrabajo en una empresa que acaba de obtener ISO9001-2015, pero toda nuestra documentacion esta distribuida en 20 carpetas, es decir desde 1.1 a 1.20 (version 2008), el auditor nos menciono que debemos migrar la documentacion a nuevas carpetas (version 2015); pudiera darme una idea de como debe ser este reacomodo de informacion.
Buenos días,
EliminarLo siento, no veo la relación entre la versión 2008 y las 20 carpetas. ¿Por qué 20 y no 15, por ejemplo?
Es recomendable que la terminología empleada y las referencias de la norma de referencia se realice teniendo en cuenta la última versión, en este caso ISO 9001:2015.
Desconozco la organización de las carpetas en este momento, yo las suelo organizar por procesos, así que poca diferencia podrá haber entre una organización 2008 a otra 2015. Cada uno se organiza como quiere.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes, uno de mis clientes me solicita esta informacion, Portada de su sistema de calidad, en dónde se pueda visualizar la firma de los responsables y la vigencia del documento, como podria hacerle.
ResponderEliminarBuenos días, gracias por el comentario.
Eliminar¿Existe ya su sistema de calidad? ¿Tiene algún documento ya generado?
Como portada del sistema de calidad yo enviaría la portada del manual de calidad. En este artículo tienes un ejemplo de portada del manual con las firmas y las fechas.
saludos,
Ignacio
ResponderEliminarHola Buen día
Tengo una duda, estoy codificando nuevamente unos procedimientos, porque hubo varios que se dieron de baja, en el control de cambios debo empezar desde cero, o debo mantener el control de cambios que tenia con el código anterior?
Buenos días,
EliminarEn primer lugar lo que hagas debe cumplir lo expresado en tu procedimiento de control de documentos. Supongo que la duda surgirá porque este procedimiento no lo deja claro.
Yo lo que haría sería mantener el histórico de cambios del documento y en el último cambio indicar que se ha cambiado el código del documento, indicando el código anterior.
Es recomendable que estos cambios de código se encuentren planificados en algún sitio, tal vez lo mejor sea en una acción correctiva o de mejora.
saludos,
Ignacio
ok, muchas gracias!!!
ResponderEliminarhola buenos dias. tengo una duda, estoy en plena actualizacion de documentos de SGC lo cual hay algunos procedimiento q al revisar no no encontramos ningun cambio que podria hacerse. pero la alta direccion por temas internos cambio el logo de la empresa. ahora al cambiar el logo del procedimiento tendria que cambiar de version.
ResponderEliminarBuenos días,
Eliminar- Si al revisar un documento se llega a la conclusión de que no es necesario realizar cambios, pues no se hacen cambios. Es necesario que esta revisión se comente, en el informe de revisión del sistema por ejemplo. Para dejar evidencia de la misma.
- Con un criterio muy ortodoxo, sí, si cambias el logo tendrás que cambiar la revisión. Pero si el cambio es sencillo, no hay problema con las copias entregadas y la dirección te lo permite, el auditor no debería tener ningún problema al respecto, sobre todo porque no se daría cuenta. ¿Están los documentos firmados con el nuevo logo?
saludos,
Ignacio
Buenas noches, tengo una duda con respecto a la identificación del documento se debe colocar versión o revisión también observe que en algunos va la fecha esta fecha es de elaboración, revisión o emisión.
ResponderEliminarBuenos días, Irvin:
EliminarLa identificación y la fecha tendrá que realizarse según lo expresado en el procedimiento de la organizacion
Buenas tardes,
ResponderEliminarDebido a que actualmente la ISO 9001:2015 habla sobre la gestión por procesos, me entra la duda de a que proceso vincular el procedimiento de Gestión de la Información Documentada. ¿Me pueden ayudar?
Gracias de antemano,
Un saludo
Buenas tardes,
EliminarYo siempre tomo la solución de decir que tengo un proceso para controlar la información documentada. Es la solución más sencilla y tal vez la más fácil de entender.
Mi consejo es que es mejor no darle muchas vueltas porque es posible que tras pensarlo durante varias horas no llegues a una solución que no sea cuestionable.
saludos,
Ignacio
Buenos días, en la empresa donde entré apenas comienza a implementar un sistema de calidad, mi duda es con los protocolos e informes para una calificación, ya que colocan sus códigos del formato y en esta incluyen una numeración que debería ir en el listado maestro pero quieren incluir una extensión para especificar al cliente, agregando en ella otra numeración, es necesario? o con que se especifique en el listado maestro está bien.
ResponderEliminarPor favor, agradezco sus amables repuestas.
Buenas tardes,
EliminarSi es el mismo formato para todos los clientes, el código del formato será el mismo para todos. Lo que pasa es que cuando lo rellenas tendrás que darle un nombre al registro. Lo que no puedes tener es un listado maestro de todos los registros que vayas generando, sería interminable.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes:
ResponderEliminarEn la empresa donde laboro utiliza un software para emitir reportes que representan evidencias para el SGC,y generar un código a estos reportes (formatos) es bastante complicado. Estos están incluidos en la lista maestra de registros mas no en la lista maestra de documentos, mi pregunta es: si se declara en el procedimiento de control de documentos que estos registros no tendrán codificación porque el sistema(software) siempre va emitir reportes con la versión actual, es decir no habrá riesgos de utilizar versiones obsoletas . En conclusión declarando esta nota en el procedimiento se justificaría que no se puede controlar este tipo de formatos?
Buenas tardes,
Eliminarme parece correcta la anotación y no debería presentarte ningún problema en la auditoría, así como supongo que no generará ningún problema a nivel interno de la propia organización.
Saludos,
Ignacio
Buenos días Nacho.
ResponderEliminarTrabajo en una empresa informática y regularmente estamos modificando manuales de usuarios por cambios/mejoras que hacemos a nuestro sistema.
En cada manual se registra la fecha de las modificaciones y quien las llevo a cabo. Mi duda es ¿deberíamos indicar los apartados o secciones que hayan sufrido las modificaciones? Entiendo que de cara a nuestros clientes facilitaríamos la consulta de la nueva versión del manual.
Gracias anticipadas por tu respuesta.
Buenos días, Patricia:
EliminarLa norma ISO 9001 no dice nada al respecto, únicamente índica que se tenga un control de cambios (por ejemplo con versiones). Sí que es cierto que, por tradición y porque el requisito existía en versiones anteriores, es muy habitual que en los manuales y procedimientos aparezcan tablas donde se describa el cambio realizado en cada versión o edición. La existencia de esta tabla y el nivel de información a detallar en la misma depende de la propia organización. Habrá que sopesar los beneficios de identificar los cambios en los apartados y la carga de trabajo que conlleva.
Saludos,
Nacho
Buenos días Ignacio,
ResponderEliminarEn la organización estamos trabajando para implementar un sistema de gestión de la calidad. Mi duda es:
- Para la información documentada que se esta creando como (procedimientos, instructivos, formatos, cartillas, etc) se debe colocar como versión 00 o podría ser la versión 01. ¿Cuál seria lo mas recomendable?
Muchas gracias por tu respuesta.
Buenos días, Jen:
EliminarPodéis empezar por la que queráis, siempre que lo indiquéis en el procedimiento correspondiente que se refiera a la información documentada.
Saludos,
Ignacio
buenos días
ResponderEliminarsoy nueva asiendo esta documentación y necesito una guía para guiarme si hay alguien que me pueda ayudar se lo agradecere.
Hola,
ResponderEliminarCuando hago un cambio de versión en un documento X debo hacer un Acta donde se especifiquen dichos cambios?
Gracias :D
Buenos días,
EliminarTendrás que hacer una acta si lo especifica así el procedimiento relacionado a los cambios de procedimientos de tu organización, este procedimiento es creado por la propia organización. La norma no presenta ningún requisito obligatorio al respecto.
Este requisito interno puede ser útil para determinadas empresas, desconozco tu caso y las razones para hacer este acta.
Saludos,
Ignacio
HOla. buenas tardes. Estoy revisando los procesos, instrucciones y formatos de una empresa a la que he empezado a trabajar y el tema de ediciones es caotico, se han hecho modificaciones y no se han modificado las ediciones, o se ha puesto una edicion en la cabecera y en el pie hay otra... Puedo hacer un punto y aparte y comenzar a hacer las cosas bién y como tengo que rehacer la mayoria de la información documentada, poner a todos ED 0 y comenzar a hacer bien el trabajo??? Mil gracias. Un saludo
ResponderEliminarBuenos días:
EliminarVolver a Ed. 0 todos los procedimientos puede ser una solución, tal vez demasiado drástica, que a veces es necesaria.
Si no quieres tener problemas te recomiendo que justifiques los cambios en los estado de revisión/edición con una acción correctiva. Explica aquí la situación de partida, las causas y las soluciones aportadas. TE servirá para justificar los cambios ante el auditor.
Saludos,
Ignacio
Buenos días, mi inquietud es la siguiente: para las matrices de riesgos y oportunidades las debo manejar bajo control documental, o será suficiente con solo colocar la fecha y la revisión cuando se crea o se actualice?
ResponderEliminarGracias.
Buenos días, en tu sistema tendrás que identificar qué naturaleza tiene el documento "matriz de riesgos y oportunidades", lo normal, desde mi punto de vista, es que lo catalogues como un registro del sistema y, por lo tanto, debería estar sometido al tratamiento definido en tu sistema para este tipo de información documentada.
EliminarSaludos,
Ignacio
Buen día
ResponderEliminarTengo una duda, en mi procedimiento de control de documentos se indica que se deben revisar cada dos años los documentos, por lo que en auditorias nos han levantado observaciones porque hay documentos de hace 4 años sin cambios, por lo que el gerente decidió hacer el cambio en el procedimiento para que sea cada 5 años la revisión, la pregunta es si ¿esto es posible? ¿Este cambio aplica apartar de su actualización o entra a toda la documentación ya elaborada?
Buen día, Damaris:
EliminarSí, es posible hacer el cambio. Aplicaría a toda la documentación desde el momento de aprobación del cambio, de tal forma que a partir de esa fecha no podrás tener documentos con una antigüedad superior a 5 años.
Saludos,
Ignacio
Cordial saludo Ignacio,
ResponderEliminarSi los registros no son documentos separados (ej: un word, un excel) sino que son formularios que hacen parte de un software, como se hace el control de cambios? de versión?
Buenos días,
EliminarEl nivel de control dependerá de las particularidades de cada organización. Si se trata de una administración pública, por ejemplo, y los impresos estás relacionados con el pago de impuestos, seguro que los mismos estarán codificados y con unos índices de revisión.
Por otro lado, una empresa que utiliza un ERP para tramitar sus pedidos y facturas no tendría necesidad de controlar estos formatos ya que obligatoriamente trabajará con los que vengan ya determinados.
Finalmente, entre estos dos ejemplos podrás encontrar toda la gama de grises.
Para una pequeña empresa, si se utiliza un software comercial no veo necesario revisar los impresos (pedidos, albaranes, facturas, etc.) generados. Si, en cambio, el software es diseñado por la propia organización se tendrá que validar el mismo y aprobar todas los registros a generar, bien sea de forma conjunta o registro a registro.
Saludos,
Ignacio
Hola buenos días.
ResponderEliminarTengo una pequeña duda con respecto a las vigencias que se manejan en los formatos, un ejemplo; En vigencia desde 1 de junio de 2020 y próxima revisión 1 de junio de 2021, si la vigencia es anual, la próxima fecha de vigencia seria a partir del 1 de junio de 2021 al 1 de junio de 2022 o a partir del 2 de junio de 2021 a 2 de junio de 2022?
Saludos
Buenos días,
EliminarSin base teórica y sin conocer lo que dice tu procedimiento, mi sentido común me diría que sería de 1 de junio de 2021 a 1 junio de 2022. Aunque sería mucho más preciso de 1 de junio de 2021 a 31 de mayo de 2022, pero esta precisión no crea que sea necesaria.
Saludos,
Ignacio
Hola, buenas noches... Primeramente me gustaría agradecerle por toda la información que nos comparte, he leído todas las dudas y tus respuestas me han ayudado mucho.
ResponderEliminarAhora me gustaría realizar una consulta o hacer la petición de un consejo.
En la empresa donde laboro en repetidas ocasiones han salido hallazgos por documentos vencidos, no hemos terminado de encontrar una solución para que el personal utilice la ultima versión de X documento, algunos imprimen el documento y sacan copias o lo guardan en la computadora y sigue utilizando ese documento (por falta de atención), ya que siempre se hace un comunicado de que se actualizó X documento. ¿Cómo podríamos controlar o que se podría hacer en este caso?
Muchas gracias. Saludos
Buenos días,
EliminarUna opción sería informatizar la gestión de los registros, obligando por ejemplo en una aplicación interna a usar determinados formatos. Otra opción es incluir una leyenda en todos los formatos indicando las instrucciones adecuadas para utilizar formatos actualizados.
También podrías aumentar la frecuencia de las auditorías internas.
Saludos,
Ignacio
Yo elimine eso creando un sistema en donde se les dan los accesos dependiendo el puesto y el área para que puedan consultar y descargar los documentos, en el sistema siempre están las versiones actualizadas y el encargado de alimentar el sistema es Gestión de Calidad.
EliminarMe pasaba lo mismo con las impresiones, ahora si no es la versión actual no acepto documentos hasta que lo descarguen del sistema.
Disculpa por seguir preguntando pero estoy en el control de documentos de la empresa en la que laboro y veo muchas discrepancias con documentos de otras empresas, y quisiera saber cual es la fecha que se debe colocar en el encabezado? acá utilizamos fecha de emisión en donde se coloca la fecha de la edición vigente y fecha de revisión que seria la fecha en la cual se deberá volver a revisar los documentos y no se si estará mal hacerlo así o si depende de la empresa como tal. agradecería su respuesta feliz tarde.
ResponderEliminarhola,
EliminarYo prefiero la fecha de aprobación del documento, en todo caso, se pondrá la fecha que decida la propia organización, teniendo en cuenta que hay que mantener el control sobre la documentación.
Saludos,
Ignacio
Hola buen día
ResponderEliminartengo una pequeña duda, la empresa en donde trabajo actualmente utilizan documentos no controlados que son de apoyo para la realización de algún proceso, eso causaría alguna NC en una auditoria? o en su caso se tienen que cambiar a "copia controlada"
Saludos
Buenas tardes,
EliminarLa organización deberá tener controlada la documentación necesaria para los procesos. Así que si no las controlas alguna razón tendrás, o porque no es realmente necesaria o porque se puede consultar de manera sencilla y sin riesgo de que esté obsoleta (por ejemplo las fichas técnicas de productos en la web, propia o de proveedor). El tipo de control puede ser variable y adecuado al tipo de documento. Me falta información de la organización, el proceso y el tipo de documento para responderte con más precisión, pero según lo cuentas podría ser fuente de una no conformidad si la falta de control no está debídamente justificada.
Saludos,
Ignacio
Cordial saludo.
ResponderEliminarUna pregunta. Con respecto al control de cambios la norma especifica que debe estar si o si incluida entro del documento codificado? (es decir al inicio como lo he visto en muchos ejemplos o al final del documento) o puede estar en un documento por aparte (Codificado) obviamente con el historial de todos los cambios realizados a dicho documento tanto en su descripción, responsables, fechas etc.
Buenos días,
Eliminarme parece que estaría correcto hacerlo en otro documento pero no veo muy claro que se gana teniéndolo en un documento aparte.
saludos,
Ignacio
Buenas Tardes
ResponderEliminarEstoy trabajando en la implementación del SGC y estoy depurando documentos, si tengo 4 documentos dados de alta y los conjunto en uno solo, hay un metodo definido para dar de baja los otros documentos de una manera correcta? o como puedo hacerle a manera de cumplir con la norma y el control de Información documentada
Hola,
Eliminarla norma no especifica nada al respecto. Lo que tendrías que ver es lo que dice tu procedimiento de control de documentos al respecto, si no dice nada, pues eso, los eliminas y actualizas los listados. Si quieres puedes dar las explicaciones necesarias en la tabla de revisiones donde se suelen indicar el motivo de los cambios.
saludos,
Ignacio
Buen día .
ResponderEliminar¿Los documentos que sean copia no controlada también deben llevar firmas ?
Saludos.
Buenas tardes,
EliminarEstas cuestiones las debería responder el documento relacionado de la propia organización.
Desde un punto de vista práctico es un tema menor y la exigencia de las firmas dependerá de la importancia y confidencialidad que puedan tener los documentos a comunicar.
saludos,
Ignacio
UNA PREGUNTA CUANDO VOY ACTUALIZAR UN DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTION LA FECHA DE ELABORACION, ACTUALIZACION Y LA VERSION DE UN AÑO A OTRO SE MODIFICA O SE INICIA DE CERO
ResponderEliminarLO QUE DIGA EL PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO DE LA METODOLOGÍA DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DEL SISTEMA.
EliminarSaludos,
Ignacio
Estoy generando la documentación ISO9001 de la empresa, pero en unos meses la empresa cambiará de nombre. Puedo ocupar un nombre neutro en los documentos y política de la calidad?. Además entiendo que en el certificado aparecerá el nombre real de esta.
ResponderEliminarCuando la empresa sea auditada la empresa tendrá un nombre y el sistema un alcance que deberían estar claros. Mientras tanto puedes hacer lo que quieras.
EliminarSaludos
Buenas tardes Ignacio, puedes ayudarme con lo siguiente: Donde trabajo todos los años se realiza actualización a los manuales y se les cambia el numero de versión. pero a los formatos o planillas que son anexos de estos manuales no le realizaron el cambio de versión. ejemplo: El manual va por la versión 7.6 y planilla anexa esta con la versión 1.0.
ResponderEliminarmi pregunta es: yo puedo cambiar la versión de las planillas y dejarlas con la misma versión de los manuales para llevar un mejor control?
Buenos días,
EliminarEn primer lugar, tendrás que hacer lo que determine tu sistema de gestión documental, habitualmente en un procedimiento sobre la información documentada. Está claro que este procedimiento también lo puedes cambiar y definir la metodología que quieras.
Por lo tanto, puedes llevar a cabo el control que estimes oportuno, siempre que garantices que los documentos y registros sean correctamente identificados para su uso.
Por otra parte, no veo claramente la mejora o la comodidad en que documentos y formatos asociados tengan la misma identificación.
Saludos,
Ignacio
Buenas tardes, mi duda es la siguiente:
ResponderEliminarEn mi empresa mis compañeros me han planteado la digitalización de los registros y checklist, quiero decir, que en lugar de tener que imprimirlos y rellenarlos de forma manual, se pueda hacer en el ordenador y desde calidad podemos firmar la revisión de forma digital.
He estado buscando información sobre si esto es correcto o no, pero no he encontrado nada que lo especifique. ¿Podría hacerse?
Realmente sería más cómodo para todos y estoy segura de que llevaría un mejor control de la documentación.
Saludos y gracias!
Buenos días,
EliminarPuede hacerse, no hay nada que lo impida. El punto débil de los registros digitales está en la firma pero mientras se pueda identificar a los responsables de las aprobaciones y se protejan los cambios en los documentos no habría problema.
Saludos,
Ignacio
Buen día, en la empresa distribuimos a todos los empleados de manera digital todas las actualizaciones del sistema y hay personas que dicen que no a todos se les debe compartir. Yo considero que el sistema de gestión no es confidencial y debe ser de conocimiento para todos, siempre lo manejamos así en todas las empresas en las que estuve, pero en esta nueva que estoy dicen que no.
ResponderEliminarEn auditorías previas ya han tenido no conformidades por esta razón, ya que el personal no conoce los procedimientos. tu que opinas?