La documentación de un sistema de gestión de calidad ISO 9001, o un sistema de gestión ambiental 14001, es el esqueleto o el soporte de todas las actividades y procesos que lo componen. Los diferentes documentos en los sistemas de gestión describirán las metodologías de realización de las tareas y serán las evidencias de la correcta realización de las mismas. En el artículo de hoy se presentarán los documentos más habituales y su utilidad en el ámbito de la certificación de los sistemas de calidad y de los sistemas de gestión medioambiental para todos los tipos de empresas.
Política de Calidad / Política Ambiental / Política de Gestión para sistemas integrados
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Manual de Gestión de Calidad / Manual de Gestión Ambiental / Manual de Gestión Integrado
Procedimientos
Instrucciones operativas / Instrucciones Técnicas / Instrucciones de Trabajo
Documentos que explican metodologías de operación para una tarea concreta. Son el equivalente interno a los manuales externos de funcionamiento de las máquinas, por ejemplo.
Formatos / Impresos / Registros
Los formatos son los documentos sobre los que se anotan los resultados de actividades realizadas (albaranes, facturas, partes de trabajo, etc.). Hablamos de registros cuando estos formatos han sido cumplimentados con datos reales. Estos registros pueden encontrarse en soporte papel o en soporte informático. La organización deberá asegurar la protección, conservación y recuperación de los registros para disponer de evidencias de tareas realizadas con anterioridad.
En el siguiente vídeo se presentan los documentos habituales de los sistemas de gestión.
Si deseáis más información espero vuestras preguntas y comentarios sobre los documentos de los sistemas de gestión.
Un saludo desde Madrid,
Ignacio Gómez
www.hederaconsultores.com
Solicite presupuesto de consultoría ISO 9001 - ISO 14001
Si el sistema ya está implantado puedes solicitar un presupuesto de auditoría de certificación ISO 9001 - ISO 14001
En el siguiente vídeo se presentan los documentos habituales de los sistemas de gestión.
Si deseáis más información espero vuestras preguntas y comentarios sobre los documentos de los sistemas de gestión.
Un saludo desde Madrid,
Ignacio Gómez
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Solicite presupuesto de consultoría ISO 9001 - ISO 14001
Si el sistema ya está implantado puedes solicitar un presupuesto de auditoría de certificación ISO 9001 - ISO 14001
¿qué procedimientos son obligatorios en ISO 9001? ¿Y en ISO 14001?
ResponderEliminarChief
todos
Eliminarhola Chief, para Iso 9001 e ISO 14001 tienes que tener como mínimo:
ResponderEliminar- P. Control documentación
- P. Control de registros
- P. No conformidades
- P. Auditorias
- P. Acciones correctivas y preventivas
En ISO 14001 casi podría decirte que tienes un procedimiento por apartado de la norma. Para ISO 9001 casí es más o menos igual. Depende del tamaño y de los procesos de la organización
Ignacio
www.hederaconsultores.com
alguien me podria decir donde puedo encontrar un esquema de "sistema de gestion de calidad"...con grafico y con su respectivo autor....
ResponderEliminardonde puedo encontrar un modelo para sistema de gestion de calidad...
ResponderEliminarBuenos dìas, Ignacio
ResponderEliminarLe escribo para consultarle lo siguiente la empresa en estos dìas cambio su logo a algo que se denomina imagen limpia solo el nombre de la empresa, Pero la documentaciòn del S.G.C registros etc esta con el logo antiguo ahora tendremos auditoria de recertificaciòn y mi pregunta es dejo el logo anterior o lo cambio es que si lo cambio tendre que modificar toda la informaciòn del S.G.C y no alcanzo que me aconsejas y ahora hay nuevas modificaciones de registros los nuevos les coloco este logo o dejo mejor todo con el antigua y despues de la auditoria los cambios.
Que me aconsejas,
Marlly
hola Marlly,
ResponderEliminar¿Cómo estás?
creo que tienes tres opciones:
- Cambiar antes de la auditoría todos los logos. Difícil porque no te da tiempo.
- No cambiar ninguno. Difícil porque tienes nuevos registros y si no los cambias ahora los tendrás que cambiar después y siempe el auditor verá el cambio.
- Cambiar los logos de forma gradual. Registra en alguna parte, en una acción correctiva o una acción de mejora o en el informe de revisión por la dirección la decisión de cambiar de logo e indica que el cambio se hará de forma gradual durante el siguiente año. Irás cambiando logos cuando lo estimes oportuno y justificará que tengas dos logos distintos. Esta opción creo que es la mejor por ser más cómoda.
De todas maneras, no es ningún problema grave y en la auditoría que tengas la no conformidad que podrías tener es menor o simplemente una observación, además no te indicaría nada nuevo que no sepas que ya tienes que hacer.
suerte y un saludo,
Ignacio
Gracias, ignacio
ResponderEliminarPor la orientaciòn me inclino por la tres es lo mejor es mucha informaciòn y su distribuciòn algo tediosa.
Gracias;
Marlly
Y por ejemplo un codigo de etica en que tipo de documento se clasifica??
ResponderEliminarhola,
ResponderEliminarun código de ética puede citarse en los apartados correspondientes a las responsabilidades de la dirección del manual de calidad y sería un documento del sistema al igual que la política y los objetivos.
saludos
Ignacio
Hola Ignacio, estoy desarrollando mi tesis sobre una auditoria al sistema de gestión de calidad,y queria solicitarle de la manera mas comedida me indicara los pasos a seguir para el desarrollo, y si no es mucha molestia me indicara como establezco los formatos de los documentos para la auditoria, muchisimas gracias de antemano
ResponderEliminarMarcela
hola,
ResponderEliminarpara auditorías internas tengo escrito el siguiente post; http://hederaconsultores.blogspot.com/2009/09/auditorias-internas-segun-iso-90012008.html
un saludo,
Ignacio
Buenos dias, primero que nada queria felicitarlos por la pagina y blog, he aprendido y sacado dudas con estas herramientas que han puesto a disposición de todos nosotros. MUCHAS GRACIAS.
ResponderEliminarTe hago una consulta.. en el punto 4.2.3 me dice: Los documentos requeridos por el sistema de gestion de calidad deben controlarse... Estos documetos son (Politica de calidad, el manual, procedimientos y instructivos)... estos son los que debo controlar? Pero... si en el procedimiento de revision x la direccion tengo como registro el INFORME de reunion x la revion, este documento tambien debe tener el mismo control??? Muchas gracias por la respuesta.
hola, gracias por tu comentario,
Eliminarel informe de revisión es un registro y por lo tanto se controlorará según lo especificado en el 4.2.4. Control de los registros, al igual, por ejemplo que el plan de formación.
saludos,
Ignacio
Ignacio MUCHISIMAS GRACIAS!!!!!!!! si se me suscita otras dudas te las voy a consultar.
EliminarMuy buena su pagina, yo soy de Argentina.
ola ignacio
ResponderEliminarestoy implementando el sgc en una escuela ya tengo hecho el manual de calidad,los procedimientos de:control de registro,control de documentos,acciones correctivas y preventivas ,auditoria interna y algunos registro, necesito saber otro documento que me haga falta y que paso debo de hacer despues de que tenga todo en orden
gracias por tu colaboracion
hola,
Eliminarasí de primeras te faltan los objetivos, el procedimiento de RRHH y los que estimes oportunos correspondientes a todo el apartado 7 de control de la prestación del servicio (comercial, compras, control del proceso, etc...).
Cuando tengas todo en orden debes implantar todos los procesos, disponer de evidencias de la realización de los mismos, hacer la auditoría interna y el informe de revisión del sistema.
Tu pregunta es muy general y al único sitio que te puedo enviar es a los requisitos de la propia norma,
Un saludo,
Ignacio
hola si me dicen que def se ajusta mas a manual de gestion
ResponderEliminar-la recopilacion de las normas que debe cumplir un organismo
- documento que describe un sistema de gestion de una organizacion
- documento que contiene normas ISO para ser consultadas
- sist de calidad, ambiental, sguridad e higiene de una empresa
cuál es la correcta.
Saludos
hola,
Eliminarme quedo con la segunda, un saludo
Ignacio
hola donde puede encontrar manuales ya echos de elaboracion de productos
ResponderEliminarHola, quisiera su ayuda por favor, trabajo en una entidad publica en la cual se han certificado ISO 9001-2008, entre a trabajar hace un mes en el area de procesos, noté que recién habian hecho una auditoria de recalificacion, y al parecer se han recalificado, pero al entrar noté que todos los manuales se encuentran desactualizados,y poseen mas de 78 manuales de politicas y procedimientos, lo cual a mi opinion es demasiado, la gente se vive quejando por que cada cambio en su trabajo deben documentarlo y todo se torna muy tedioso, quisiera saber que afectacion puede ocurrir si cambio los manuales por fichas de procesos para dar un poco mas libertad a los procesos, y si es valido que en las auditorias internas que se hacen se levanten no conformidades por no cumplir con algun procedimiento interno (que no sea los que son claves de la norma) que a mi criterio son buenas practicas. se puede levantar no conformidad por no cumplir con una buena practica? muchas gracias! espero su respuesta
ResponderEliminarbuenas tardes,
EliminarEn un principio el número de procedimientos dependerá de cada organización y puede ser que la suya necesite los 78, a mí también me parecen excesivos pero...
Puedes cambiar los manuales o procedimientos por fichas excepto los requeridos por la norma ISO 9001 (Control documentación, control registros, auditorías, no conformidades y acciones correctivas y preventivas). Ojo que aunque tengas fichas las etapas del proceso con sus correspondientes responsabilidades, entradas y salidas siguen necesitando su identificación.
Las no conformidades en auditorías se levantan contra requisitos de la norma, contra requisitos de clientes y contra requisitos propios de tu sistema (las especificaciones de tus manuales y procedimientos). Sí, puedes levantar no conformidades contra buenas prácticas, para algo han sido definidas.
saludos,
Ignacio
Buenas yo tengo una consulta al respecto, yo tengo claro la pirámide de gestión documental, no obstante, como hago para que los jerarcas de una institución entiendan que un procedimientos es el instrumento utilizado para aplicar la política, mas no es la politica implicita que es lo que me dicen que el proceidmiento tiene la politica implicita y yo les digo que debe haber una politica global del tema y de ahi baja para ser aplicada...
ResponderEliminarhola,
Eliminaren la práctica, ¿sirve para algo esta discusión?
prueba con las definiciones de ISO 9000:2005
política de la calidad: intenciones globales y orientación de una organización (3.3.1) relativas a la calidad (3.1.1) tal como se
expresan formalmente por la alta dirección (3.2.7)
procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (3.4.1)
proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados
si con esto no te sirve te quedan las siguientes opciones:
a) Que lo entiendan así porque tú eres la experta y tienen que confiar en ti que para eso te pagan.
b) Que hagan un curso de calidad
c) Les haces caso y ya vendrá el señor auditor con sus no conformidades
d) Cambias de empresa
saludos,
@IgnacioHedera
hola x lo que leo es un poco dificil hacer los registros de iso 9001 yo keria preguntar que tipo de documento debo utilizar puesto que nunca lo he hecho y me acaba de salir un trabajo para hacerlo y no puedo rechazarlo alguien que me pueda dar una explicacion mi correo os lo dejo aiur1@hotmail.es
ResponderEliminarBuenas tardes, quisiera saber si ISO tiene requisitos para el formato de guias de trabajo o si se debe seguir alguna regla al respecto.
ResponderEliminarhola, los requisitos a aplicar a las guías son los mismos que para el resto de documentos y se encuentran en el apdo. 423 de la norma. Saludos, IIgnacio
EliminarHola Ignacio
ResponderEliminarUna consulta queremos realizar una reingenieria del SGC ya que actualmente existe otra área que realizan actividades parecidas a las nuestras y esto nos ha pegado de manera gradual nos comentan que tendríamos que darle a conocer el usuario los beneficios de trabajar con el SGC y no con la otra área.
En tu experiencia que nos recomendarías hacer para que el sistema no muera y ademas de conservar la certificación en ISO los usuarios tengan un valor agregado
Gracias y saludos
hola,
Eliminar¿Qué es este otra área? ¿Otra actividad? ¿Quién es el usuario, las personas que están dentro del alcance de la certificación?
Para que un sistema no muera lo principal que hay que tener es el compromiso de la dirección, si la dirección quiere mantener la certificación y utilizar el SGC lo demás viene rodado.
El compromiso del personal se logra a través del establecimiento de indicadores y objetivos por procesos y haciendo entender a cada persona su contribución a estos logros.
Creo que la pregunta es muy concreta y no dispongo de información suficiente de la organización para contestarte con mayor claridad.
Un saludo,
Ignacio
Puedes seguirme en:
Twitter: @Ignaciohedera
Facebook: www.facebook.com/ignacio.hederaconsultores
Hola Ignacio
EliminarSí es otra área la cual pertenece a corporativo y los usuarios son las mismas personas que estan dentro del alcance de la certificación.
El compromiso de la dirección lo tenemos, pero esta otra área le dan mayor peso por ser corporativo sienten que es mejor porque detecta riesgos y controles y en nuestro caso solamente documentamos las actividades :S
Como puedes lograr que el personal se comprometa cuando existe cierta duplicidad por decirlo asi ?
Muchas gracias por tu tiempo
Un saludo
hola,
Eliminar¿duplicidad en el trabajo? duplicidad y motivación nunca irán unidas si el trabajo hay que realizarlo dos veces o si el mismo trabajo es realizado por dos personas diferentes dos veces, ¿A qué te refieres con duplicidad?
El compromiso se logra con liderazgo y eso se consigue con el compromiso de la dirección en solventar, si existen, problemas de duplicidades e ineficiencias en el trabajo.
Saludos,
Ignacio
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Estimado Ignacio Hereda
ResponderEliminarEn primer lugar quiero saludarte y agradecerte por toda la información proporcionada. Quiero hacerte una pregunta muy puntual, relacionada al primer capítulo auditable de la Norma, hago referencia precisamente al requisito 4.1).- Requisitos Generales. ¿Cómo demostrar en una Auditoría el siguiente enunciado: La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia?. Cómo se audita dicho requisito (4.1), ya que según voy leyéndolo hace mucho énfasis a la GESTIÓN POR PROCESOS que es parte del espíritu de la norma, y por otro lado pareciera todos los ítems ("a" hasta la "f" del requisito 4.1) se pueden demostrar en otros capítulos de la Norma. ¿Ese requisito se audita al final?. Te agradeceré poder guiarme en éste nuevo aprendizaje. Saludos.
Atte. Dennis
Buenas tardes, Dennis,
Eliminarel 4.1. son requisitos generales, y cada uno de los requisitos es tratado en profundidad a lo largo del resto de la norma, por lo tanto la auditoría no debería iniciarse comprobando el cumplimiento de este apartado, se va viendo cuando se auditan los demás.
a) y b) se ven cuando se revise el manual
c) y d) debe comprobarse con cada uno de los procesos a auditar.
e) está más relacionado con 8.2.3.
f) con acciones correctivas y preventivas
Cuidado con el tema de las subcontrataciones, pero como con lo demás ya se auditará cuando aparezca en un apartado concreto.
un saludo,
Ignacio
Te agradezco estimado amigo Ignacio, ya tengo más claras las ideas. Ya estaré haciéndote posteriores consultas. Gracias por tu Tiempo. Dios te Bendiga.
EliminarSaludos.
Atte. Dennis
Estimado amigo Ignacio, estuve indagando y me surgió una duda, y sé que con tu gran experiencia podrás apoyarme, mi consulta es la siguiente: Escuche de 02 tipos de auditorias FASE 01 y FASE 02,
ResponderEliminar¿Cómo un auditor maneja estos tipos auditorias (ISO 9001)?. Es decir:
1).- ¿Qué capítulos de la Norma se audita la FASE 01, qué CLAUSULAS son revisadas y de qué manera (Es presencial - INSITU, o la empresa que quiere certificar envía documentos? (Ya que leí que la FASE 01 es documental)
2).- El auditor hace uso de alguna herramienta Check List,
3).- ¿Cómo se manejan los plazos de corrección en caso de que el Auditor encuentre No Conformidades en la FASE 01.?
4).- ¿De qué forma contribuye la FASE 01 con la auditoria de FASE 02?.
Te agradezco por adelantado el tiempo que puedas tomarte en contestar a mis dudas. Muchas Gracias amigo Ignacio.
SALUDOS.
Atte.
Dennis.
hola, Dennis,
EliminarFase 1 y Fase 2 son las fases para la primera auditoría de certificación del sistema.
1) En fase 1 se auditan todos los puntos de la norma. Lo que se pretende es asegurar que el sistema está implantado y que cumple con los requisitos generales de la mejora continua. Se pone especial interés en revisar que existe la política, los objetivos, el manual, la definición de procesos, el informe de revisión. La única diferencia es que no se suelen auditar los procesos a fondo. Por ejemplo para el proceso de compras, en F1 se comprueba que existe el procedimiento y que el proceso está definido, dejando para F2 la comprobación mediante evidencias del cumplimiento, en F2 es donde normalmente se empiezan a revisar pedidos, albaranes, selección de proveedores, etc. En España las F1 son in-situ, no es suficiente el envío de la documentación.
2) El auditor de certificación siempre dispone de un registro para anotar sus observaciones y comentarios, para mí esto es un check list ya que tiene espacios para cumplimentar para cada apartado que debe revisar.
3) La fecha de la Fase 2 se puede establecer previamente F1 pero dependiendo de los resultados y las correcciones a realizar esta fecha prevista se puede modificar. No más allá de tres meses.
4) F1 sirve para no llevarse sorpresas en la auditoría definitiva, por ejemplo si la empresa no tiene hecho el informe de revisión del sistema es imposible que pase la auditoría y obtenga la certificación, F1 sirve para verificar que no existen grandes problemas para superar F2 y obtener la certificación.
saludos,
Ignacio
Buenos días, para una auditoria inicial en ISO 9001 y 14001, cuanto tiempo antes tiene que estar implantada la gestión documental (manual, procedimientos, its, etc.)? y sobre los registros cuanto tiempo?
ResponderEliminarGracias por toda la información que ofreces.
Saludos.
Juan Pedro
Buenos días, Juan Pedro,
Eliminaraunque alguna entidad de certificación pueda establecer un periodo mínimo, que variará de tres a seis meses, lo importante es que en la auditoría se disponga de un número representativo de registros que evidencien la correcta gestión del proceso según lo establecido en el procedimiento.
En resumen, yo te diría que es recomendable que al menos tengas los procedimientos implantados durante tres meses, pero si algún proceso tiene menos no pasaría nada si tienes suficientes registros-evidencias de la correcta gestión.
saludos,
Ignacio
Hola Ignacio. Buenos días.
ResponderEliminarMe encuentro documentando el Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Uno de los documentos anexos es la política de Acoso Laboral y presento problemas para codificar el documento como tal. Mi pregunta es: ¿Las políticas como que tipo de documento las puedo clasificar?
buenos días,
Eliminaryo normalmente creo un tipo de documento que son los documentos del sistema que por exclusión son los que no son el manual, los procedimientos, las instrucciones técnicas y los registros.
saludos,
Ignacio
buen día!!!
ResponderEliminaruna pregunta si se quisiera vender un proyecto para la implantación de un SGC a una empresa que propones enseñar a la dirección para convencerlos?
gracias por tu atención
hola, Dario,
Eliminarlo primero es escuchar al cliente y conocer las necesidades que tienen, a partir de ahí se tiene que dar respuesta a estas necesidades con los requisitos y aplicaciones de la norma.
saludos,
Ignacio
Hola Nacho, magnifico blog!.
ResponderEliminarQuería consultarle un tema sobre documentar procedimientos. La norma indica una serie de procedimientos que siempre deben estar documentados, pero si la organizacion tiene otros procedimientos, quizá menos complejos, ¿puede simplemente describirlos en el manual de calidad, sin crear un procedimiento documentado individual, aparte?. Si fuese así, que se pudiese describir el procedimiento en el propio manual, ¿ese procedimiento puede tener formatos y registros aparte?. Gracias.
hola, gracias por el comentario,
Eliminareres libre de documentarlo como quieras, desde meter todos los procesos documentados en el manual a tener un procedimiento documentado aparte para cada apartado de la norma. No hay problema en que un proceso documentado en el manual genere registros, es más, si no hay registros no hay proceso.
saludos,
Ignacio
Hola Nacho, la verdad encontré tu blog buscando y buscando información.
ResponderEliminarQuería consultarte algo, yo estoy realizando mi tesis en base a mejoras en los procesos que posee el departamento de postventa de una empresa basados en la norma iso 9001 yo realice un análisis de los procesos actuales y fui detectando mejoras en ellos identifique puntos críticos y por supuesto identificando duplicidad en pasos pero me ha costado engancharme bien al respecto con el tema con la norma. se que como no necesariamente la empresa se certificara ya que puede no acoger todas mis cambios no es necesario que toque todos los puntos de la norma entonces pensé en lo siguiente, es correcto si yo realizo un manual de calidad, donde vaya cubriendo los puntos de la norma indicando en algunos dentro del mismo manual como se llevará acabo este punto y aquellos que sea necesario deriven en un procedimiento aparte (yo leí tu respuesta anterior y vi que si se podía) mi inquietud es quedaría de esa forma bastante cercano a la norma ??? Estaría correcto ??? De antemano muchas gracias.
hola,
Eliminarlo que sea correcto o no tendrá que decírtelo tu director de tesis, él es el que marca lo que es necesario hacer y que no. Yo lo desconozco.
saludos,
Nacho
hola Nacho: estoy trabajando en una empresa para implantar SGC y ya hice los procedimientos minimos de la norma. Lo que no tengo claro es que áreas intervienen en ellos, quienes completan los registros y cuantas copias de los mismos tengo que hacer.
ResponderEliminarhola, si ya has hecho los procedimientos y no sabes a quién aplican y quiénes son los responsables de realizar las actividades, y por lo tanto de cumplimentar los registros, lamento decirte que la documentación del procedimiento es francamente mejorable.
EliminarRespecto a las copias: tendrás que tener las copias necesarias para que los procedimientos sean accesibles al personal que interviene en el proceso. Accesible lo puedes entender como que si necesito echar un vistazo a un procedimiento podré leer el mismo en menos de 5 minutos.
saludos,
Ignacio
hola, una pregunta: cuando se hace un cambio de revision en algun documento:
ResponderEliminar- cuando le haces algun cambio al formato o al contenido?
hola, si es un formato de registro cuando le haces una modificación a la plantilla o al formato, si es un documento siempre que cambie cambia la revisión, esto es lo normal, luego está tu procedimiento de control de documentos y registros que te debería indicar cuando cambia el estado de revisión.
Eliminarsaludos,
Ignacio
Buenas Tardes
ResponderEliminares obligatorio el uso del logo de la empresa en los documentos de la misma o puedo emitir documentos sin logo y que de paso puedan ser usados en otra empresa filial
Gracias
hola, José Manuel,
Eliminarel logo no es obligatorio ya que la norma no dice nada al respecto, lo que es obligatorio es que los documentos sean fácilmente identificados.
Ahora que hace mucho tiempo me cayó una no conformidad por no poner el logo, no estaba de acuerdo pero... Al final queda a criterio del auditor.
saludos,
Ignacio
Este comentario ha sido eliminado por el autor.
ResponderEliminarGracias, He estado mirando tu blog y me ha parecido muy útil en este proceso de aprendizaje sobre la iso 9001, espero contar con tu colaboración en el momento que surjan dudas.
ResponderEliminarsaludos,
Buen día Ignacio,
ResponderEliminarMe ha parecido interesante tu blog y te escribo porque actualmente me encuentro trabajando en una empresa de alimentos la cual labora desde diciembre del 2013 (poco menos de un año) y me han dado el trabajo de hacer todo el levantamiento del Sistema de Gestión de la Calidad en donde la misma tiene muy poca documentación y la que tiene se encuentra muy mal presentada y un tanto desordenada.
En base a lo anterior me surgen ciertas dudas:
1) ¿En qué debo enfocarme en un principio para el levantamiento del SGC?
2) ¿Cómo puedo diferenciar los tipos de documentos?
3) ¿Existe una estructura específica (obligatoria) para el SGC?
4) ¿Puedo ir documentando procedimientos, instrucciones, entre otros antes de elaborar el Manual de la Calidad?
Tengo una duda que aún no logro aclarar, y es que yo he entendido como que se tiene un procedimiento y de este salen una o mas instrucciones de trabajo pero no se si siempre aplique este caso, por ejemplo:
- Nuestra organización tiene ciertos métodos de limpieza que varían para cada equipo y yo los he definido como "Procedimientos de Limpieza", uno para cada equipo y con su respectiva codificación pero en ocasiones los veo mas como "Instrucciones de Limpieza", entonces, de ser como este ultimo; ¿debería tener un procedimiento de limpieza general de equipos y que de este se desglosen las instrucciones de limpieza?
Yo mas o menos he establecido una lista de "Tipos de Documentos" que efectivamente no está del todo identificada y en la misma tengo estos tipos:
1- Procedimientos de Trabajo.
2- Procedimientos de Uso.
3- Instrucción de Limpieza.
4- Instrucción de Trabajo.
5- Instructivos de Llenado.
6- Registros (como Anexos): Formatos, planillas, etc.
Con relación a esta última lista, no se si sea mas recomendable o ideal que junte algunos tipos de documentos o si está bien que desglose los procedimientos y las instrucciones en varios tipos.
Disculpa lo extenso que he sido, pero aún me encuentro un poco "en el aire" con este tema del SGC en general y quiero desde un principio comenzar con buen pie.
Desde ya, muchisimas gracias con lo que me puedas ayudar.
Un saludo desde Venezuela,
Ramón Romero.
Buenas tardes, Ramón,
Eliminar1) Enfoque. Primero identifica procesos y procedimientos para saber que trabajos vas a realizar y determinar la estructura documental del sistema.
2) ¿Cómo poder diferenciar documentos? No entiendo, los diferenciarás por el nombre y el código que les asignes.
3) En la norma ISO 9001:2008 te exigen la existencia de un manual de calidad, 6 procedimientos obligatorios y aquellos que estimes oportuno.
4) Sí, el manual lo puedes hacer al final, cuando ya estén claros cuales van a ser los procedimientos.
ME parece correcto como dices, un proced. de limpieza y varias instruciones para cada equipo.
Yo entiendo que como tipo de documentos tienes: Manual, procedimientos, instrucciones y registros. Los procedimientos son un tipo de documento no merece la pena desglosarlos, lo misma para las instrucciones.
saludos,
Ignacio
Muchas gracias Ignacio.
EliminarCuando dices que identifique procesos y procedimientos a qué te refieres? Porque desde el punto de vista de procesos en especial, no sabría qué debo trabajar de estos.
Cuando te digo diferenciar los documentos me refiero a que a veces confundo un procedimiento con una instrucción. No sé de qué forma visualizarlo para poder darle la denominación adecuada.
Con respecto a los procedimientos de limpieza, si considero adecuado establecer uno general y las instrucciones de limpieza para cada equipo pero entonces el general sería mas o menos una explicación de qué recursos usan para todas las limpiezas, en qué orden las deben hacer y quien(es) las ejecutaran. Mientras que las instrucciones serían ya para hablar de un equipo en específico y las condiciones que este tenga.
Nuevamente muchas gracias por ayudarme Ignacio.
hola,
EliminarProcesos: comercial, compras, producción, etc.
Normalmente cada uno de estos procesos irá documentado en un procedimiento.
PAra diferenciarlo ¿no crees que sería suficiente con que aparezca en el encabebazo la palabra PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN.?
En el procedimiento de limpieza tendrás que definir las responsabilidades y los registros que se generan y que evidencian la realización de las limpiezas.
saludos,
Ignacio
Entiendo.
EliminarMuchas gracias.
Seguro mas adelante estaré nuevamente consultando al respecto.
Saludos.
De nada, dejame darte un consejo, cumpliéndose los objetivos y expectativas de la dirección, cuanto más sencillo sea el sistema es mejor. Evita cualquier tipo de complicación innecesaria.
Eliminarsaludos,
Ignacio
Hola
ResponderEliminarBuen día
Tengo como 6 o 7 meses que entre a trabajar a aúna empresa de automatización personalizada de la rama de manufactura.
Y entre en el área de inspección de piezas, me pidieron que lleve lo del ISO para la certificación la verdad no entiendo mucho aun. Cuando entre había un asesor que estaba realizando todos los procedimientos y el manual de calidad y se fue como al mes de que entre al irse me dejo todo los archivos y solo me dijo que solo faltaba recaudar la evidencia por 3 o 4 meses lo cual intente hacer pero me pedían que modificara formatos y que diera de alta el cambio que me pedían y batallo mucho para que cumplan con los formatos. También e tenido mucho rotamiento de compañeros, incluso unos que tomaron el curso de introducción e implementación a la norma conmigo, solo quedo yo. Así que decidí empezar de cero con respecto a la documentación pero no se cómo empezar porque no tengo completo al personar en 4 áreas que se supone son auditables y son de mucha importancia. Quiero saber que es lo que debo tener completo para cuando me digan nos queremos certificar o en dado caso por la inestabilidad de la empresa que yo llegara a renunciar dejar todo en orden y la persona que entre no se encuentre en una situación similar a la mía. Pensaba en hacer una auditoria interna para ver que arrogan de no conformidades y saber así que es lo que falta, pero nunca e estado en una, así que no se cómo realizarla o si sea lo correcto o no. Que me recomiendas que haga.
Gracias
Buen día,
Eliminar¿para certificar qué es lo que tengo que tener? La respuesta es sencilla, tiene que haber evidencias de cumplimiento de todos los apartados de la norma y de todos los procesos definidos por la organización.
El problema es si con tu experiencia eres capaz de detectar las deficiencias y solucinarlas o necesitas a un asesor externo que te aconseje. Por la relevancia de tus dudas te sugiero que en primer lugar preguntes a un experto para que vea cuáles son tus necesidades y después le contratas. Si rellenas una solicitud de presupuesto te podría ayudar.
Saludos,
Ignacio
Muchas gracias
ResponderEliminarSi la verdad si tengo contemplado buscar a un asesor estoy en platica con mi jefe al respecto.
Pero uno trata de buscar también por su cuenta no me quiero quedar estancada asta que me autoricen.
Hola,
EliminarTendrás que empezar por leer y entender los apartados de la norma, puedes consultar los vídeos de este blog, después tienes que leer los procedimientos de tu sistema que vamos a suponer que cumple con los requisitos de la norma y, finalmente comprobar buscando las evidencias o registros que las tareas definidas realmente son llevadas a cabo. Esto es así de sencillo de decir pero luego viene la complicación con la práctica.
saludos y suerte,
Ignacio
buenos días,
ResponderEliminarestoy trabajando en la implementación de un Programa de Gestion documental que me habla de hacer 8 procedimientos:
planeación documental, producción documental, valoración, preservacion, tramite, organización, disposición y transferencias. Si tenemos una oficina de archivo, un comité de archivo, cual es la función de calidad con los documentos de la entidad? quien debe aprobar su planeacion y producción de los documentos de la organizacion?
Buenas tardes,
Eliminarno soy experto en gestión documental y me temo que estás fuera del campo de ISO 9001, así que no puedo ayudarte y lo mejor es que acepte mi ignorancia.
lo siento, saludos,
Ignacio
Buenas tardes
ResponderEliminarGracias por sus aporte en su blog
Tengo una inquietud, los procesos que se identifican en un mapa de proceso aparte de tener una caracterización también deben explicarse en un procedimiento especifico para cada proceso?
Gracias por su atención,
att:
Diana
Buenos días, Diana:
EliminarLa norma exige procedimientos documentados de control de documentos, registros, no conformidades, auditorías, acciones correctivas y preventivas, para el resto de procesos es la organizacion la que tiene que tomar la decisión de si es necesario o no (al margen de la caracterización). A mí particularmente me gusta que coincidan en lo máximo posible los procesos y los procedimientos, me resulta más sencillo el trabajo pero no es obligatorio.
saludos,
Ignacio
buenas tardes,
ResponderEliminarMi sincera felicitación por la cantidad de información que es digerible para mi en tu blog.
En lo que respecta al control de registros, tengo una duda, los registros que se generan en una hoja impresa y después se ingresan a una base de datos.
El formato ya tiene código y revisión. Pero la base de datos, que entiendo que es un registro, a ese es sugerible ponerle nomenclatura??
Gracias por tu valioso apoyo.
Karen
hola,
Eliminarlo que quieras y lo que diga tu procedimiento de control de registros, yo las bases de datos no las codifico, tienes que poner en cuidado en la selección del nombre que debe ser tal que no lleve a equívocos.
saludos,
Ignacio
Hola Ignacio Mi consulta es la siguiente , tengo un procedimiento que durante su revision evaluamos que no se realiza mas el mismo. Este porocedimeinto pasa a obsoleto o es necesario identificarlo de otra manera?? asimismo en el listado de procedimeinto como debo proceer??
ResponderEliminarMuchas gracias Karina
Hola, Karina:
Eliminarlo normal es que el procedimiento pase a obsoleto y sea eliminado de la lista de documentos en vigor, pero tendrás que mirar si tu procedimiento dice algo al respecto.
saludos,
Ignacio
Hola Ignacio buenas tardes, me ha parecido interesante tu blog y quisiera aprovechar tu ayuda para hacer una consultica. Estoy desarrollando mi tesis en el diseño, diagnostico, documentacion e implementacion de un sistema de gestion ambiental basado en la norma ISO 14001 en su versión 2004 en una empresa. He diagnosticado, he diseñado los procedimientos, los he documentado pero todo hasta el momento esta en el papel. Mi pregunta es la siguiente: ¿ Cómo implemento todo lo que ya esta documentado de una manera exitosa? La norma solo habla de que debe estar implementado todo lo documentado, pero no dice como. No tengo experiencia en el campo y me he encontrado en una encrucijada sin poder avanzar con mi proyecto. Te antemano gracias por tu colaboración. Excelente Blog.
ResponderEliminarBuenos días, Evelyn:
EliminarLa implementación consiste en realizar las tareas definidas en los procedimientos, por ejemplo tener realizada la evaluación de aspectos ambientales o la identificación y evaluación de requisitos legales. Si fuese una empresa real también sería implementación la retirada de un determinado residuo por gestor autorizado.
Supongo que habrás creado procedimientos y formatos en blanco para su cumplimentación, pues la implementación consiste en rellenar los formatos en blanco y, por lo tanto, disponer de registros de las actividades planificadas.
saludos,
Ignacio
Cómo puedo incluir un cronograma de mantenimientos dentro de la documentación asociada al Sistema de Gestión de Calidad?
ResponderEliminarHola, Daniela:
Eliminaryo incluiría el cronograma de mantenimientos como un registro del sistema y lo citaría en el procedimiento de infraestructuras o mantenimiento, si existiese, si no existe lo tendrás que citar en el manual en el apartado correspondiente a infraestructuras.
Saludos,
Ignacio
Hola, ya que la política, misión, visión son documentos controlados como puedo manejarlos para que estos sean colocados en la cartelera o puede colocarlos como que son una excepción a la regla.
ResponderEliminarHola:
Eliminarno entiendo, ¿Qué es la cartelera? Tendrás que hacer con estos documentos lo que digas en el procedimiento de control de documentos correspondiente. Mientras estén controlados puedes hacer lo que quieras.
saludos,
Ignacio
Muy buen día!
ResponderEliminarTrabajo en un empresa que tiene un SGI ya certificado, ahora los dueños de los procesos requieren nuevos formatos, sin embargo no quieren que se incorporen a los procedimientos ya documentados (o sea, manejarian formatos codificados y no codificados). Esto que consecuencias podria tener en una auditoria?
hola,
Eliminarpues que tendrás unos procedimientos que no reflejarán los procesos ya que exisitirán registros que no se contemplen. En la auditoría si lo considera oportuno sería una no conformidad al control de la documentación.
saludos,
Ignacio
Buenas Tardes.
ResponderEliminarCada cuando es recomendable revisar y realizar mejoras a los documentos dentro dentro del sistema de Gestión de Calidad?
Ya que tengo documentos a los que no se les ha realizado actualizaciones desde el 2016.
Buenos días,
EliminarLa mejora de los documentos debe ser una constante del sistema, no hay plazos recomendables, dependerá de la calidad de los documentos, de los cambios en los procesos por parte de la organización, de las auditorías, etc. En resumen, hay que cambiar los documentos cuando sea necesario. Trabajo con sistemas en organizaciones estables que tienen una modificación cada vez que cambia la norma de referencia, es decir cada 7 u 8 años.
saludos,
Ignacio