En el presente artículo se presentan las preguntas frecuentes sobre compras en un sistema de gestión de la calidad, según los requisitos de la norma ISO 9001:2015. El apartado correspondiente de la norma de referencia es 8.4. Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente. La organización deberá definir la metodología para comunicar a los proveedores externos sus necesidades de productos y servicios y planificar las inspecciones y controles correspondientes a la recepción de los materiales y servicios.- ¿Qué diferencia existe entre selección, evaluación y reevaluación de proveedores?
- ¿Cuándo debe realizarse la selección, evaluación y reevaluación de proveedores?
- ¿Qué criterios pueden emplearse para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores?
- ¿Debo evaluar a todos los proveedores?
- ¿Debo controlar a las empresas subcontratadas?
- ¿Cuál es la información para los proveedores externos?
- ¿Qué significa la verificación de los productos comprados?
¿Qué diferencia existe entre selección, evaluación y reevaluación de proveedores?
Las organizaciones establecen unos criterios de selección para la inclusión de los proveedores en un listado de proveedores aceptados. En función del grado de cumplimiento de estos criterios los proveedores son evaluados, de manera que en el momento de realizar la compra se pueda seleccionar al proveedor con mejores condiciones y que cumpla con mejor puntuación los criterios de selección. Transcurrido el tiempo se realiza la reevaluación de los proveedores, analizando el comportamiento de los proveedores a lo largo de un periodo de tiempo. Esta reevaluación suele realizarse en función de las incidencias o no conformidades detectadas en las entregas realizadas por cada proveedor.
¿Cuándo debe realizarse la selección, evaluación y reevaluación de proveedores?
La selección y evaluación inicial de los proveedores debe realizarse al inicio de la implementación del sistema de gestión de la calidad y siempre que se desee incorporar a un nuevo proveedor al listado de proveedores aceptados. La reevaluación suele realizarse por lo menos una vez al año y siempre antes de la revisión del sistema por la dirección.
¿Qué criterios pueden emplearse para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores?
Los criterios de selección y evaluación inicial de proveedores son muy variables en función de la naturaleza de las organizaciones y del tipo de productos suministrados. Suelen emplearse cuestionarios que traten sobre la capacidad de suministrar productos, la posesión de sistemas de gestión de calidad certificados, las infraestructuras disponibles, la ubicación geográfica, la política de precios, etc. En base al cumplimiento de estos criterios los proveedores reciben una puntuación que permite realizar la evaluación inicial de los mismos. En algunas ocasiones la selección y evaluación de proveedores está ligada a inspecciones o auditorías al proveedor. Para la reevaluación es habitual asignar puntuaciones a las posibles incidencias o no conformidades que puedan provocar los proveedores, esta valoración de las no conformidades estará relacionada con la criticidad del producto suministrado y el daño que supone el error del proveedor para la organización. En el momento de realizar la reevaluación se tendrá en cuenta la suma de valoraciones de las incidencias detectadas con cada proveedor, esta suma de valoraciones puede estar dividida por el número de servicios realizados para no penalizar a los proveedores habituales.
¿Debo evaluar a todos los proveedores, incluso a aquellos a los que se realizan compras puntuales?
Todos los proveedores que suministren productos que tengan incidencia en el sistema de gestión de calidad deben estar seleccionados, evaluados y reevaluados, para el caso de compras puntuales puede establecerse un procedimiento de selección abreviado diferente, pero siempre deben existir evidencias documentales (registros) de esta selección.
¿Debo controlar a las empresas subcontratadas como proveedores y realizar selección y evaluación de los mismos?
Sí, las empresas subcontratadas deben ser seleccionadas y evaluadas si sus servicios tienen incidencia en el sistema de gestión de la calidad.
¿Cómo documentar e implementar los requisitos expresados en el apartado 8.4.3. Información para los proveedores externos?
La organización debe definir la metodología a seguir para la realización de las compras, indicando los registros y su contenido para comunicar al proveedor las necesidades de compra. En este procedimiento de compras deben quedar establecidas las responsabilidades para la tramitación de los pedidos.
¿Qué significa la verificación de los productos comprados?
Todo producto comprado debe superar unos controles o pautas de inspección, la verificación más simple es la comprobación de que el número de bultos y referencias coinciden con las expresadas en el albarán o nota de entrega del proveedor, acompañado, posteriormente, por una revisión documental del albarán con el pedido de compra solicitado.
Referidos a las compras y los proveedores externos también pueden consultarse los siguientes artículos:
- Compras según ISO 9001:2015
- Principios de la gestión de la calidad. Gestión de relaciones basadas en el beneficio mutuo.
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Un saludo.
Ignacio Gómez
www.hederaconsultores.com
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Cuando tu proveedor fue seleccionado y aprobado por tu empresa corporativa, se debe de evaluar los servicio de este proveedor? servirá decir a la alta adminitracion el comportamiento de estos proveedores???
ResponderEliminarBuenas tardes, Mauricio.
Eliminar¿a qué te refieres por tu empresa corporativa? ¿Se trata de una casa matriz y tu empresa una filial?
Se deben evaluar los servicios de todos los proveedores que afecten a la calidad de los productos o servicios. Otra cuestión es si tiene que pasar por un filtro previo de selección, en tu caso puedes emplear como criterio para tu sistema que ese proveedor es seleccionado por ser aprobado por la empresa corporativa. No confundir selección con evaluación.
saludos,
Ignacio
Buen día
ResponderEliminarQuisiera saber como puedo certificar mi empresa y en donde
Nos dedicamos a la medicina endoscopica
Gracias
Hola,
Eliminarsi deseas un presupuesto puedes rellenar los formularios que se encuentran en la parte superior de esta página. En la sección de vídeos tienes toda la información en general.
saludos,
Ignacio
Buen día Ignacio!!!
ResponderEliminarTu página es excelente y de mucha ayuda. Requiero tu guía en lo siguiente: Estoy apoyando en la certificación de la empresa donde laboro, tengo una duda; si un proveedor da diferentes servicios y cada uno de estos servicios son manejados por diferentes personas. ¿Cada uno hace su evaluación por separado o se compila la evaluación de todos en una sola.?
Si cada uno lo hace le llegarian 4 al proveedor o solo se le envía una evaluación sacando un promedio de las 4.
Gracias y saludos cordiales, Laura
Buen día, Laura:
EliminarMuchas gracias por el comentarios.
La evaluación debe hacerse pero la norma no dice el cómo, así que vosotros decidís. No puedo aconsejarte mucho si desconozco la actividad de la empresa, los productos/servicios del proveedor, la organización interna vuestra y vuestro método de evaluación. En un principio parece que se debería tener en cuenta las opiniones de todos.
Si tienes alguna duda sobre el sistema hablamos por aquí, también si quieres te puedo ayudar en el proceso de certificación.
saludos,
Ignacio
Muchas gracias por tu pronta respuesta!!! La empresa es de Distribución y Comercialización de Resinas. Nuestros proveedores de servicio son algunos Centros de Distribución; sus servicios son Recepción de Material de nuestros proveedores (lo evaluaria Compras), Entregas de Material a nuestros clientes (lo evaluaria Logistica); este es un ejemplo de lo que te comento que varias personas de nuestra organización trabajan con el mismo proveedor pero en diferentes servicios.
ResponderEliminarYo voy hablar con mi manager acerca del proceso de certificación con tu empresa. Muchas gracias y bonita tarde!!!
Gracias, Laura:
EliminarPuedes realizar la evaluación teniendo en cuenta el número de no conformidades que tenga cada uno durante un periodo de tiempo, como las no conformidades estarán finalmente centralizadas en el responsable del sistema este podrá realizar la evaluación.
saludos,
Ignacio
Buenas tardes!
ResponderEliminarEstamos acercándonos a la auditoria y quisiera saber en que debería basarme para la RE EVALUACIÓN, la idea es solo basarnos en nuestra experiencia con quienes nos brindan sus servicios y re evaluar en caso que haya tenido algún tipo de observación a lo largo del año. O sea tener una evaluación formal al final del año y un control a mediados del año siguiente que seria la re evaluación. pero solo lo dejaríamos asentado si tuvo observación.
Buenos días,
Eliminarlo normal es entener la evaluación como la aceptación/clasificación inicial del proveedor y la reevaluación como la evaluación periódica (normalmente anual) en función del desempeño de cada proveedor. Esta bien basarse en vuestra experiencia pero tenéis que establecer unos criterios claros que permitan la comparación de los resultados de un año para otro y la comparación entre diferentes proveedores.
saludos,
Ignacio
Buenos días,
ResponderEliminarPongo un breve ejemplo.
Recibo 5 oferta de proveedores de las cuales solo selecciono uno, que es la que cumple con las expectativas tanto en lo legal y calidad requerida.
a este como es nuevo lo ingreso al listado de proveedores aceptados, aplico a este el proceso de selección y evaluación y si tiene un tiempo mayor de un año aplico la reevaluacion.
Los otros cuatro los puedo llevar a un listado de proveedores no aceptados, pero aun tengo que evaluarlos y reevaluarlos cada año? si estos no los toco para nada que debo hacer con estos? depuro, actualizo lista de proveedores no aceptados.
O tengo que tenerlos en un solo listado los aceptados y no aceptados?
Mil gracias espero me colaboren
Buenos días:
EliminarLo que diga tu procedimiento. Con los que no seleccionas no tienes porqué hacer nada con ellos. Guarda si quieres las ofertas para justificar la selección del otro proveedor.
Tendrías un listado infinito de proveedores no seleccionados.
saludos,
Ignacio
Muy buen día Nacho,
ResponderEliminarTe felicito por tan excelente blog, me has ayudado a resolver varias dudas.
En esta ocasión es una pregunta puntual. De lo que salió en la auditoría de tercera parte, ya que tengo duda de como tratar esa NC.
Lo marcado es lo siguiente:
La organización no mantiene registros de la evaluación y reevaluación de proveedores.
El procedimiento de compras solicita que, para las
compras de cierta materia prima, se revise con los productores los precios de compra y se pacten los tiempos de entrega, para determinar con
quienes se trabajará. Al solicitar registros de evaluación de estos
criterios y productores, no estuvieron recuperables.
Sin embargo, te comento que hablando con la persona encargada de la compra de esta materia prima, me comenta que en el caso específico de ésta no se puede evaluar a varios proveedores y seleccionar, porque por la naturaleza de esta materia prima que es difícil de conseguir entre proveedores de la manera habitual, es decir mediante un procedimiento de compra-venta tradicional en donde se facilite su adquisición considerando volumen y precio. Por lo que una vez al año, personal de la empresa realiza un viaje a Centro América para contactar con el acopiador (persona que se encarga de acopiar todo lo producido (por los diferentes productores y recolectores) en ese sitio. En ese momento se pacta la entrega. Posteriormente al llegar a las instalaciones la materia prima, se le hace un análisis por el depto. de control de calidad para determinar si cumple con lo requerido, y en ese momento se acepta o se rechaza.
Es correcto, modificar el documento con lo que en realidad se hace? aunque no se esté evaluando y seleccionando un proveedor de entre varios?
De antemano agradezco tu amable atención y apoyo.
Yaz
Buenos días, Yaz:
EliminarTe dejo un ejemplo:
Evaluación inicial: Crea una lista con todos los proveedores a los que está permitido realizar compras. Los criterios para estar en la lista: los que tu quieras pero sencillos (que estén certificados, que sean históricos o que realicen 5 entregas sin incidencia, por ejemplo). Tendrás que tener registros que evidencien que se cumplen las condiciones para estar en el listado.
- Reevaluación: Mide las no conformidades de forma anual y en función del número los puedes clasificar.
saludos,
Ignacio
Hola Nacho,
ResponderEliminarSoy fan de tu blog y acudo a ti para solicitar tu muy valiosa ayuda dos dudas que se me ha presentado. Te escribo desde Colombia. Estoy a cargo del sistema de gestión de una empresa distribuidora de medicamentos. Tengo tres preguntas:
1.Casi todos nuestros clientes(Clinicas, hospitales, etc, no vendemos al público en general) están casados con medicamentos de laboratorios específicos, por lo cual, al momento de hacer nuestras compras, no se tienen en cuenta otros proveedores, sino aquellos cuyas marcas nuestros clientes solicitan, estos suelen ser los grandes laboratorios. Siendo así para el área de compras es una "pérdida de tiempo" evaluar formalmente todos los aspectos de estos proveedores premium, porque al final del día estamos "obligados" a comprarles. Debo resaltar que para estos grandes laboratorios nosotros solo somos un intermediario. Con el fin de que la eva de prov no sea un mero requisito de papel, quisiera procedimentar que para este tipo de proveedores la evaluación de su desempeño sea diferente (mas sencilla, casi que escueta) a aquellos pocos que realmente tienen competencia dentro de nuestro pull de proveedores. Crees que algún auditor pueda poner peros a esta directriz?
2. Para los medicamentos para los cuales los clientes no piden una marca en específico, nosotros nos basamos únicamente en el precio para escoger a quien se compra, dado que las demás características del servicio generalmente son muy parecidas para todos los proveedores. Crees que un auditor pueda colocar una no conformidad si se procedimenta lo que plantee anteriormente?
3. Hay proveedores a los que se les compra una vez al año, puede procedimentarse que dada la frecuencia y volúmenes que se les compra no se les realizará evaluación de proveedores? Como distribuidores NO estamos obligados (por ley) a tener disponibilidad de todos los medicamentos/insumos hospitalarios.
Te agradezco tu ayuda de todo corazón.
Buenos días, Lorena:
EliminarMuchas gracias por tu comentario.
1. Al no conocer los detalles de la metodología de evaluación no sé a qué te refieres con escueta. De todas formas, sí que podrías tener diferentes metodologías de evaluación en función del tipo de proveedor de que se trate.
2. Como criterio de evaluación utilizar únicamente el precio no parece muy adecuado para un sistema de gestión de calidad. Tal vez incorporar como criterio el número de incidencias en los suministros debería ser la línea de trabajo para esta evaluación.
3. Puedes poner un límite de número de pedidos necesarios para ser incorporado al listado de proveedores y a su evaluación.
Mi consejo general es que tengas una metodología de evaluación que desde el punto de visto de la empresa sea útil. Si el objetivo es pasar la auditoría únicamente, lo principal es que sea lo más sencilla posible y, por lo tanto, lo más sencillo es que los evalúes en función de las incidencias que han tenido a lo largo del año.
Saludos,
Ignacio
Buenas tardes, quiero saber si tengo que hacer de nuevo selección a un proveedor con el que hemos trabajado mucho tiempo, pero que en este momento cambio de razón social pero no de actividad ni NIT.
ResponderEliminarBuenas tardes, se supone que la selección ya la tienes realizada, tendrás que indicar en alguna parte el cambio de razón social para que se pueda identificar correctamente.
ResponderEliminarSaludos,
Ignacio