En este artículo se presentan las preguntas frecuentes sobre auditorías internas en un sistema de gestión de la calidad, teniendo en cuenta los requisitos de la norma ISO 9001:2015. El apartado relacionado de la norma de referencia es 9.2. Auditoría interna. La auditoría interna es un proceso de evaluación del grado de cumplimiento de los requisitos de la propia norma, de los establecidos con los clientes y de los requisitos internos establecidos por la propia organización en su sistema de gestión de la calidad. La duración de estas auditorías puede ser de una jornada para empresas pequeñas y de varias semanas para grandes corporaciones.- ¿Cuál es el perfil que debe cumplir el auditor interno?
- ¿Qué son los check-lists o listas de comprobación?
- ¿Cuál es la frecuencia adecuada para la realización de las auditorías internas?
- ¿Qué es el programa anual de auditorías?
- ¿Qué significa la independencia del auditor?
- ¿Puede contratarse a alguien externo para la realización de las auditorías internas?
- ¿Cómo tratar las no conformidades detectadas en el proceso de auditoría interna?
- ¿Qué son las observaciones y oportunidades de mejora en las auditorías?
- ¿Es necesario clasificar los hallazgos (mayor, menor, observación ,etc.) de las auditorías internas?
Las preguntas frecuentes sobre auditorías internas en ISO 9001:2015 son las siguientes:
¿Cuál es el perfil que debe cumplir el auditor interno?
Al igual que todos los puestos de la organización, el perfil del auditor interno debe establecerse en base a la experiencia y formación necesaria. Estas necesidades de experiencia y formación las establece la propia organización, como requisitos mínimos podrían citarse la realización de algún curso de auditorías internas y la asistencia a una jornada de auditoría, estas necesidades dependen de la naturaleza de la organización y la complejidad del sistema de gestión de la calidad.
¿Qué son los check-list o listas de comprobación? ¿Es obligatorio su uso?
Los check-list o listas de comprobación son documentos que emplea el auditor interno durante el transcurso de la auditoría, están formados por una batería de preguntas o aspectos a revisar organizadas por apartados de la norma o por proceso de la organización. Este check-list no es otra cosa que un resumen de los requisitos de la norma ISO 9001 y de los requisitos establecidos en la documentación del sistema de gestión de la calidad. Su uso no es obligatorio si bien es necesario que en el informe de auditoría queden reflejados los aspectos, documentos y registros revisados durante el trascurso de la auditoría.
¿Cuál es la frecuencia adecuada para la realización de la auditoría interna?
La frecuencia adecuada de realización de las auditorías depende de la naturaleza de la organización, de la complejidad de los procesos y de los resultados de auditorías previas. Como mínimo es obligatorio que todos los procesos del sistema sean auditados por lo menos una vez al año.
¿Qué es el programa anual de auditorías?
El programa anual de auditoría es un registro del sistema que incluye la planificación anual para la realización de las auditorías internas. Esta planificación puede ser tan sencilla como determinar el mes en el que se realizará una auditoría a todos los procesos del sistema o puede incluir los procesos a auditar mensualmente, teniendo en cuenta que pueden existir procesos que pueden ser auditados más de una vez al año.
¿Qué significa la independencia del auditor?
El auditor interno no puede auditar su propio trabajo y no puede tener dependencia funcional ni jerárquica con los departamentos auditados.
¿Puede contratarse a alguien externo para la realización de la auditoría interna?
Sí, es posible, y en muchas ocasiones muy recomendable, que la organización contrate a un auditor externo para la realización de la auditoría interna. El perfil del auditor interno contratado externamente debe cumplir con los requisitos establecidos en el sistema de gestión de la calidad.
¿Cómo tratar las no conformidades detectadas en el proceso de auditoría interna?
Todas las no conformidades incluidas en un informe de auditoría deben verse solucionadas con las acciones correctivas oportunas. El análisis de la causa de la no conformidad y la acción resultante son tareas que deben ser realizadas por el responsable del área auditada.
¿Qué son las observaciones y las oportunidades de mejora? ¿Cómo tratarlas?
Las observaciones y las oportunidades de mejora que el auditor incluye en su informe son aspectos detectados por el auditor que no tienen la naturaleza de no conformidades (incumplimiento de requisitos) pero que, en opinión del auditor, deberían mejorarse para la siguiente auditoría por ser aspectos de posibles futuras no conformidades.
¿Es necesario clasificar los hallazgos de la auditoría interna (por ejemplo: no conformidades mayores, menores y observaciones)?
ISO 9001 no obliga a la clasificación de los hallazgos de auditoría interna, esta tipificación de no conformidades (mayores y menores) y observaciones es propia de las auditorías de certificación.
En relación al proceso de auditoría interna también se pueden consultar los siguientes artículos:
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Ignacio Gómez
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Buenas tardes,
ResponderEliminarMe encuentro haciendo mi practica en el área de calidad, y revisando las auditorias internas encuentro que solo se audita los procesos dentro del alcance del sistema, mi pregunta es: tendría además que auditarse todo el SGC, es decir, requisito por requisito que exige la norma, y sino fuera así cuando se debería evaluar todo el SGC.
Muchas gracias y saludos, la verdad es que gracias a que las personas comparten sus experiencias e inquietudes, muchas de mis preguntas han sido resueltas.
Felicitaciones por el blog.
Andrés
hola,
Eliminarse supone que el alcance del sistema coincide con todo del SGC así que no entiendo muy bien la pregunta. La norma indica que deben auditarse todos los procesos a intervalos planificados, la interpretación para los auditores es que al menos una vez al año deben auditarse todos los procesos del sistema. La frecuencia de auditoria de cada uno de los procesos depende de la complejidad del proceso y de los resultados de las auditorías anteriores.
saludos,
Ignacio
Holass
ResponderEliminara que se refiere cuando dice en e 8.2.2 .... se deben de definir los criterios de auditoria, el alcance su frecuencia y metodologia... con respecto a los criterios se refiere a todo lo que voy a usar como referencia frente a cual se compara la evidencia, entiendo que estos los define y es particular para cada auditoria dependiendo de auditorias anterios y los procesos criticos, entonces como lo indico en el procedimiento de auditoria?
ademas, como debe de interpretar cuando dice--- requisitos para planificar y requisitos para realizar la auditoria??
gracias de antemanoooo
Buenos días:
EliminarEn el procedimiento debe quedar documentado:
- Criterios de auditoría: definir lo que son las no conformidades y frente a qué normas o documentos internos se producen.
- Alcance: el alcance de una auditoría son los procesos y puntos de la norma que cubren y la actividad de la organización.
- Frecuencia: cada cuanto tiempo hay que realizar las auditorías internas.
- Metodología. Documentos empleados para la realización de la auditoría.
En el procedimiento para el tema de los criterios podrías poner: "Durante la auditoría interna se revisarán el grado de cumplimiento de los requisitos de la norma, o apartados de la norma, y los requisitos internos auditados.El incumplimiento de estos requisitos produce la apertura de una no conformidad."
Requisitos para planificar: ¿Quién planifica? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Registros generados?
Requisitos para realizar la auditoría: ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Registros generados?
saludos,
@IgnacioHedera
Hola nuevamente..que diferencia hay entre plan de calidad y caracterización de procesos ??? ambos comparten muchos puntos como el objetivo, responsabilidad, procedimientos aplicar, recursos ambos tambien se realizan para procesos. podrias darme ejemplos porfavor
ResponderEliminarmuchas graciass
hola,
Eliminarcreo que la pregunta sería la diferencia entre un "proceso" y un "plan de calidad" ya que ambos tienen que ser caracterizados. Dependiendo de con quien hables te podrán decir que un plan de calidad es una cosa u otra.
Para mi un plan de calidad es un proceso que se realiza en un periodo de tiempo determinado, mientras que el proceso se supone que siempre tendrá continuidad en el tiempo. Por ejemplo se pueden crear planes de calidad para la inspección de una obra en concreto de construcción, para una producción industrial específica, etc.
saludos,
@IgnacioHedera
Holas!!! gracias por la respuestas
ResponderEliminarQue debo considerar que es una oportunidad de mejora, a consecuencia de que se puede originar una oportunidad de mejora
gracias
holas, en los informes de auditoría suelen aparecer documentadas en un apartado las "oportunidades mejora", en este caso son problemas o consejos que no tienen peso suficiente para ser no conformidades.
EliminarEn el resto del sistema una oportunidad de mejora es cualquier cambio en los procesos que no esté dirigido a eliminar no conformidades (si elimina no conformidades son acciones correctivas o preventivas).
un saludo,
@IgnacioHedera
Holaaa
ResponderEliminarEn el programa de auditoria debo de considerar los procesos de apoyo y procesos estratégicos,''' en el alcance del sistema solo indica el proceso productivo es decir a que se dedica la empresa.
Muchas gracias...
hola,
Eliminartodo el sistema de gestión, incluyendo todos los procesos, tiene que ser auditado. Para las auditorías la norma no hace distinciones por tipo de proceso para que no sea necesaria la auditoría. Lo único que hay que tener en cuenta es que la norma deja abierta la posibilidad de que los procesos más importantes para la organización o aquellos con peores resultados sufran auditorías con mayor frecuencia, puede ser entendible que el proceso de ejecución de los productos se audite tres veces al año mientras que el proceso de control de la documentacíon sólo se audite una vez.
saludos,
@IgnacioHedera
hola porfavor te habia hecho una consulta espero tu comentaria
ResponderEliminarmuchas gracias
hola,
ResponderEliminarno lo encuentro, ¿Qué es?
saludos,
@IgnacioHedera
que preguntas son frecuentes para realizar una auditoria interna solamente del punto 8.2 de la norma 9001
ResponderEliminarhola, Claudia, las preguntas de la auditoría interna las tienes en el check list o cuestionario de auditoría que está en la página y lista de artículos ISO 9001.
Eliminarsaludos,
Ignacio
Buena noche
ResponderEliminarQuisiera saber de que proceso dependen los auditores internos, del proceso de gestión de calidad o del proceso de talento humano?
Muchas gracias
hola, para mí los auditores internos tienen responsabilidades en el proceso de "auditorías internas", asi que supongo que de las dos opciones me quedo con la de gestión de calidad. Los puestos de trabajo de una empresa no dependen de un proceso sino que tienen responsabilidades en él.
EliminarSi tu duda consiste en dónde definir el perfil del auditor interno yo lo hago siempre en el procedimiento de auditoría interna, pero si lo haces en el proceso de RRHH también sería correcto.
saludos,
Ignacio
MONICA ZAPATA
ResponderEliminarBuen dia
¿Con qué periodicidad se debe efectuar el proceso de auditoría dentro de la empresa? y
¿Cuál debería ser la metodología ideal para la presentación de informes de auditoría?
le agradecería su respuesta y ayuda
feliz dia
Hola, Mónica:
EliminarEspero que estés bien.
En un año puedes hacer todas las auditorías que quieras, lo que normalmente te van a exigir, en un 98% de las ocasiones, es que por lo menos una vez al año hayas auditado todos los procesos del sistema. Lo puedes hacer en una única auditoría o en varias. Lo normal es que hagas una única auditoría al año.
¿A qué refieres con la presentación? El informe de auditoría debe contemplar un resumen del estado del sistema, las no conformidades y las posibles mejoras y puntos fuertes.
saludos,
Ignacio
Buenos días, en la empresa donde laboro se tienen catalogados los hallazgos de auditoría como Críticos, Mayores, Menores y oportunidad de mejora, sin embargo, la identificación del hallazgo queda muy subjetiva y a criterio del auditor, por lo que mi pregunta es:
ResponderEliminar¿Se tiene una manera cuantitativa para poder catalogar los hallazgos como Críticos, Mayores, Menores y oportunidad de mejora, para eliminar la subjetividad?
Algo similar a una matriz de riesgos.
¡¡¡¡Gracias!!!!
Buenos días,
EliminarCon criterios cuantitativos únicamente es complicado, podrías hacerlo, como ejemplo, de la siguiente manera:
- Crítica. No conformidad repetitiva que afecte directamente al cumplimiento de requisitos de cliente.
- Mayor. No conformidad repetitiva o incumplimiento de una apartado completo de los requisitos de la norma de referencia.
- Menor: Incumplimiento puntual de requisito de la norma o interno.
- Oportunidad de mejora: No existe incumplimiento pero se detectan posibles mejoras en el desempeño.
saludos,
Ignacio
Hola
ResponderEliminarEn la empresa donde laboro están certificados en ISO 9001:2015 y es sabido que cada año se debe realizar una auditoria externa de seguimiento. La pregunta es: además de esa auditoria externa por parte de ICONTEC para el seguimiento de los procesos certificados, se debe realizar una auditoria interna?
Si es así el caso, que auditoria se debe realizar primero, la externa o la interna?
Buenos días,
EliminarSí, la auditoría interna ha de realizarse, es independiente de las auditorías realizadas por las entidades de certificación. No sé si antes o después, será según se mire. Lo normal es que sea antes y teniendo en cuenta que las entidades de certificación van a querer ver una auditoría interna diferente todos los años.
Saludos,
Ignacio