Ejemplos de no conformidades en auditorías ISO 9001:2015 ✅

Finalizada la documentación e implementación del sistema de gestión de la calidad, basado en la norma ISO 9001, llega el momento de la auditoría de certificación. En la mayoría de las ocasiones, no importa la cantidad de esfuerzos realizados ni el nivel de detalle del sistema, el auditor detectará no conformidades frente al cumplimiento de los requisitos de la norma de referencia y los procedimientos establecidos por la organización. En consecuencia, debemos aprender a convivir con los errores, comprenderlos y, en la medida de lo posible, prevenirlos. En el presente artículo se presenta una serie de ejemplos de no conformidades en auditorías ISO 9001. Las incidencias presentadas sirven también como referencia y guía para la redacción de las no conformidades. 

Índice según requisitos de ISO 9001:2015

1. Introducción
2. ¿Qué es una auditoría?
3. ¿Qué es "no conformidad"?
4. Contexto de la organización
5. Liderazgo
6. Planificación
7. Apoyo
8. Operación
9. Evaluación del desempeño
10. Mejora

1. INTRODUCCIÓN

En este documento se pretende presentar las no conformidades más frecuentes detectadas durante las auditorías de sistemas de gestión de calidad basados en la norma ISO 9001:2015. Estas no conformidades son, en la mayor parte de los casos, comunes en todo tipo de organizaciones, independientemente de su tamaño.

2. ¿QUÉ ES UNA AUDITORÍA?

La auditoría de un sistema de gestión de la calidad ISO 9001:2015 es un proceso sistemático en el que se persigue conocer el grado de cumplimiento de los requisitos. Los incumplimientos detectados son documentados como “no conformidades”. 

3. ¿QUÉ ES “NO CONFORMIDAD”?

Una “no conformidad” es el incumplimiento de algún requisito expresado por la propia norma ISO 9001:2015, la documentación del sistema de gestión de la calidad o la legislación aplicable al producto o servicio.

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

4.1. Comprensión de la organización y de su contexto

• La organización no dispone de una metodología para el análisis, seguimiento y revisión del contexto interno y externo.
• Se evidencian factores externos e internos que afectan a la organización y que no han sido identificados en el análisis de contexto (Por ejemplo: XXXX).
• No todos los factores externos e internos relevantes han sido tenidos en cuenta en la definición y planificación del sistema de gestión de la calidad. (Por ejemplo: XXXX).

4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

• La organización no dispone de una metodología para la identificación, seguimiento y revisión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
• Existen partes interesadas influenciadas por el alcance del sistema de gestión de la calidad que no han sido identificadas (Por ejemplo: XXXX).
• No se han identificado y diferenciado todas las necesidades y expectativas de las partes interesadas (Por ejemplo: XXXX)
• No existe evidencia de la realización del seguimiento y revisión de la información relacionada con las partes interesadas y sus necesidades y expectativas pertinentes (Por ejemplo: XXXX)
• Las necesidades y expectativas de las partes interesadas no han sido tenidas en cuenta en la definición y planificación del sistema de gestión de la calidad.

4.3. Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad

• El alcance del sistema de gestión de la calidad no se encuentra debidamente definido y documentado.
• No se detecta una justificación adecuada para la no aplicabilidad de determinados requisitos de la norma de referencia (Por ejemplo: XXX).
• Existen requisitos de la norma de referencia que han sido definidos como no aplicables y que afectan a la calidad de los productos y/o a la satisfacción de los clientes (Por ejemplo: XXXX).

4.4. Sistema de gestión de la calidad y sus procesos

• La organización no ha identificado todos los procesos necesarios del sistema de gestión de la calidad.
• No todos los procesos de la organización disponen de acciones planificadas o indicadores para su seguimiento y control (Por ejemplo: XXXX).
• No se han definido los procesos teniendo en cuenta los riesgos y oportunidades del sistema de gestión de la calidad (Por ejemplo: XXXX).

5. LIDERAZGO

5.1. Liderazgo y compromiso

• No existe evidencia del liderazgo y compromiso de la dirección respecto al sistema de gestión de la calidad.
• La responsabilidad y obligación de rendir cuentas en relación a la eficacia del sistema de gestión de la calidad no ha sido asumida por la alta dirección.
• No existe evidencia del liderazgo y compromiso de la alta dirección en lo relativo al cumplimiento de los requisitos del cliente, su satisfacción y la consideración de riesgos y oportunidades.

5.2. Política de la calidad

• Se evidencia que la política de calidad no se encuentra aprobada por la dirección de la organización.
• Se detecta la existencia en la política de compromisos inasumibles o inadecuados para la organización. La política no es apropiada al propósito y contexto de la organización.
• La política no incluye de forma clara y explícita los principios de mejora continua y cumplimiento de requisitos.
• La política no se encuentra disponible para las partes interesadas externas.
• No se encuentra evidencia de la comunicación de la política a los empleados de la organización. La política no se ha distribuido ni publicado entre el personal (tablón de anuncios, intranet, etc).
• No existe metodología para la revisión de la adecuación de la política ni de su grado de cumplimiento.

5.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

• No existe evidencia de la definición de responsabilidades y autoridades para todos los roles de la organización presentes en el organigrama. (Por ejemplo: XXXXXX).
• No existe evidencia de que todas las responsabilidades hayan sido comunicadas y entendidas por el personal de la organización. (Por ejemplo: XXXXX)
• Las responsabilidades del sistema no han sido asignadas por la alta dirección.

6. PLANIFICACIÓN

6.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades

• No se han identificado todos los riesgos y oportunidades relacionados con el contexto de la organización, las necesidades y expectativas de las partes interesadas y los procesos. (Por ejemplo: XXXXX).
• No se evidencia la existencia de una evaluación de los riesgos y oportunidades detectados para determinar acciones proporcionales al impacto potencial.
• No existe evidencia de acciones planificadas para abordar los riesgos y oportunidades.
• No se han identificado los riesgos y oportunidades de todos los procesos del sistema de gestión de la calidad (Por ejemplo: XXXX).

6.2. Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos

• Se detecta que no todos los objetivos establecidos son medibles y representan mejoras respecto al periodo anterior. (Por ejemplo: XXXXX)
• Los objetivos de la calidad planteados no son coherentes con las directrices establecidas en la política de calidad.
• La planificación de las actividades para el cumplimiento de los objetivos no contempla los recursos, plazos y responsabilidades necesarias.
• No se encuentra evidencia de que los objetivos hayan sido comunicados en los niveles pertinentes de la organización.
• Se evidencia un insuficiente seguimiento del cumplimiento de los objetivos de calidad.
• Se detecta que la no consecución de objetivos, o desviación de los valores esperados en los seguimientos,  no siempre general la correspondiente acción correctiva para analizar causas de la desviación y aportar una solución.

6.3. Planificación de los cambios

• Se detecta que no todos los cambios realizados en el sistema de gestión de la calidad han sido planificados. (Por ejemplo: XXXXX).
• No todos los cambios planificados han tenido en cuenta la necesidad de recursos y la asignación de responsabilidades. (Por ejemplo: XXXXX).

7. APOYO

7.1. Recursos
7.1.1. Generalidades

• La organización no dispone de todos los recursos necesarios para el correcto desempeño de los procesos. (Por ejemplo: XXXXX).

7.1.2. Personas

• La organización no ha determinado las personas necesarias para la implementación eficaz del sistema de gestión de la calidad.

7.1.3. Infraestructuras

• Se evidencia que en el plan de mantenimiento establecido por la organización no se encuentran presentes todos los equipos y actividades de mantenimiento necesarias para el correcto desempeño de los procesos. (Por ejemplo: XXXXXX).
• Se evidencia la ausencia de un mantenimiento adecuado a determinados equipos. (Por ejemplo: XXXX).
• Se detecta el incumplimiento de las rutinas de mantenimiento establecidas en el plan o ausencia de la evidencia escrita de tal actividad.
• Se detecta la ausencia de registro de actividades de mantenimiento correctivas.
• Incumplimiento del plan de prevención de incendios. La organización no realiza de manera adecuada el mantenimiento de extintores.

7.1.4. Ambiente para la operación de los procesos

• La organización no ha identificado las características de ambiente necesario para la operación de los procesos. (Por ejemplo: XXXX).
• Se evidencia la ausencia de actividades planificadas para la conservación del adecuado ambiente de trabajo. (Por ejemplo: XXXX).

7.1.5. Recursos de seguimiento y medición

• No se han identificado todos los recursos de seguimiento y medición necesarios para la realización de las inspecciones y controles. (Por ejemplo: XXXX).
• No se han planificado operaciones para asegurar la fiabilidad de los recursos a emplear en las mediciones. (Por ejemplo: XXXXX).
• En algunas de las calibraciones realizadas no se puede mantener la trazabilidad con patrones nacionales y/o internacionales.

7.1.6. Conocimientos de la organización

• No se han identificado todos los conocimientos necesarios para la operación de los procesos. (Por ejemplo: XXXX).
• No todos los conocimientos de la organización son mantenidos y puestos adecuadamente a disposición del personal. (Por ejemplo: XXXXX).

7.2. Competencia

• Se detecta que en algunos casos no se ha determinado la competencia necesaria para cubrir los puestos de trabajo definidos en el organigrama de la organización. (Por ejemplo: XXXXX).
• La organización no planifica acciones formativas para asegurar la competencia del personal de la organización.
• Se detecta que no siempre se archivan las evidencias documentadas de las formaciones realizadas. (Por ejemplo: XXXXX).

7.3. Toma de conciencia

• La organización no ha planificado ni ejecutado acciones para asegurar que las personas tomen conciencia de la política de la calidad y los objetivos de la calidad.
• Se evidencia que la toma de conciencia sobre la necesidad de cumplir con los requisitos del sistema no se ha realizado con todo el personal de la organización. (Por ejemplo: XXXX).

7.4. Comunicación

• Se detecta que la organización no ha determinado todas las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la calidad. (Por ejemplo: XXXXX).
• Se detecta que no siempre se encuentra definido cuándo, a quién, cómo y quién realiza cada comunicación. (Por ejemplo: XXXXX).

7.5. Información documentada

• Se evidencia una  deficiente distribución de los documentos necesarios para las operaciones. (Por ejemplo: XXXXX).
• Se evidencia la ausencia de identificación de documentos externos aplicables a la organización, por ejemplo los textos legales relacionados con la protección de datos personales.
• Se evidencias errores en la identificación y codificación de documentos, en contra de lo expresado en el procedimiento de control de documentos. (Por ejemplo: XXXX).
• No se encuentra descrita la metodología de conservación (copia de seguridad) para los documentos en formato electrónico.
• Ausencia de una metodología definida para la revisión y aprobación de los documentos del sistema.
• Responsabilidades de revisión y aprobación de documentos no llevadas a cabo, los nombres o las personas responsables de la revisión y aprobación no coinciden con la realidad de las tareas.
• Se detecta que la distribución informática de documentos del sistema se realiza sin proteger los documentos contra los cambios y sin indicar que las copias impresas carecen de valor.
• Se evidencia la existencia de formatos de registro y registros no citados en la documentación del sistema. (Por ejemplo: XXXX).

8. OPERACIÓN

8.1. Planificación y control operacional

• No se han identificado todos los procesos necesarios para cumplir los requisitos de los clientes.
• No se han establecido todos los criterios para la operación de los procesos. (Por ejemplo: XXXXX).
• No se evidencia control de todos los procesos contratados externamente. (Por ejemplo).

8.2. Requisitos para los productos y servicios

• La organización no ha determinado todas las comunicaciones necesarias con el cliente para la determinación de los requisitos para los productos y servicios. (Por ejemplo: XXXXX).
• Se evidencia que la organización no determina documentalmente todos los requisitos de los clientes. (Por ejemplo: XXXXX)
• No se detecta evidencia de la revisión de los requisitos establecidos con los clientes.
• Se evidencia que no todos los requisitos legales asociados a los productos se han tenido en cuenta en la determinación de los requisitos de los productos y servicios. (Por ejemplo: XXXXX).
• La organización no dispone de una metodología definida para la tramitación y revisión de cambios solicitados por el cliente respecto a los requisitos para los productos y servicios.
• En la redacción de ofertas y contratos no se recogen todos los requisitos definidos por el cliente, por ejemplo plazos de entrega o características propias del producto o servicio como la distribución de determinadas marcas o procedencia de materiales de fabricación.
• La oferta o contrato presenta diferencias con la realidad del producto fabricado o servicio realizado.
• Se detectan deficiencias en la codificación e identificación de ofertas, presupuestos o contratos.

8.3. Diseño y desarrollo de los productos y servicios

• No se justifica adecuadamente la no aplicabilidad del apartado de diseño y desarrollo.
• No existe planificación documentada del diseño de los productos.
• Se evidencia una deficiente definición de las etapas del diseño y de las etapas de verificación y validación del mismo. (Por ejemplo: XXXX)
• No se encuentran definidas las responsabilidades de cada una de las etapas del diseño.
• No existen datos de partida para el diseño documentados. Ausencia de registro de datos iniciales de clientes con sus deseos.
• No se tienen en cuenta los requisitos legales como elementos de entrada del diseño.
• No se archivan adecuadamente los planos o esquemas iniciales entregados por el cliente como elementos de entrada para el diseño y desarrollo.
• El resultado del diseño del producto no es documentado en ficha de producto, por ejemplo.
• El diseño de los productos no contempla características esenciales para la fabricación, el embalaje por ejemplo.
• No son registradas las revisiones de cada una de las etapas del diseño del producto. No se dispone de evidencia documentada del visto bueno a los datos conseguidos.
• No se establecen los criterios para aceptar o no aceptar los datos conseguidos en cada etapa del diseño.
• Se evidencia la ausencia de validación del diseño, bien sea por la propia organización o por el cliente.
• La planificación del diseño no es actualizada tras la realización de cambios en los elementos de entrada.
• No existe metodología de identificación del estado del proyecto de diseño.
• Los cambios de los diseños ya existentes no son planificados y no se realizan revisiones, verificaciones o validaciones.

8.4. Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente

• No siempre se evidencia una metodología para el control de los productos y servicios de proveedores externos. (Por ejemplo: XXXXXX).
• No existen evidencias documentadas del cumplimiento de los criterios de selección de los proveedores.
• No existen criterios para la realización de la evaluación periódica del comportamiento de los proveedores.
• No todos los proveedores que afectan a la calidad del producto o servicio se encuentran seleccionados o evaluados.
• No existe evidencia documentada de los pedidos solicitados a los proveedores con las especificaciones de los bienes o servicios a entregar.
• No se encuentran definidas las responsabilidades para la realización de las compras.
• No se ha establecido el momento de revisión del pedido de compra antes de su emisión al proveedor.
• No se encuentran establecidas las responsabilidades para la realización de la inspección de los productos comprados.
• No existe evidencia documentada de la inspección realizada.
• No se evidencia la comunicación a proveedores relativa a los controles a realizar para la liberación de sus productos y al control y seguimiento de su desempeño.

8.5. Producción y provisión del servicio

• No siempre se evidencia que la producción y provisión del servicio se realice bajo condiciones controladas. (Por ejemplo: XXXXXX).
• No siempre se dispone de la información documentada y recursos necesarios para la operación. (Por ejemplo: XXXXX).
• La metodología empleada no siempre garantiza la identificación y trazabilidad de las salidas para asegurar la conformidad de los productos. (Por ejemplo: XXXX).
• No existe evidencia de planificación de los productos a elaborar o de los servicios a realizar.
• Los productos entregados o los servicios prestados no siempre se corresponden con los definidos en las ofertas o contratos con los clientes. (Por ejemplo: XXXXX).
• Las responsabilidades del proceso de fabricación no se encuentran definidas correctamente en el procedimiento correspondiente. (Por ejemplo: XXXXX).
• No se encuentran definidas las inspecciones y actividades de seguimiento y liberación durante la prestación del servicio.
• Se evidencias deficiencias en la identificación del estado de fabricación o prestación del servicio. (Por ejemplo: XXXXX).
• No existe evidencia de trazabilidad del producto (cuando sea aplicable y en la medida necesaria).
• La organización no tiene documentado el tratamiento a realizar con el material aportado por el cliente, especialmente en el caso de ocurrir desperfectos en estos materiales.
• No existe registro de comunicación al cliente de las incidencias sufridas por sus productos.
• Existen materiales sin preservar adecuadamente en los almacenes de la organización, por ejemplo no respetar las alturas apilables indicadas en los embalajes del producto.
• La organización no ha definido en su documentación las necesidades y la metodología de embalaje.

8.6. Liberación de los productos y servicios

• No siempre se evidencia que los productos y/o servicios hayan superado los controles oportunos para su liberación. (Por ejemplo: XXXXXX).
• No se encuentran definidas las responsabilidades para la liberación de los productos y servicios.
• No siempre se dispone de información documentada que evidencie las actividades de liberación y su trazabilidad.

8.7. Control de las salidas no conformes

• No siempre las salidas no conformes son identificadas para su uso o entrega no intencionada. (Por ejemplo: XXXXXX).
• No siempre se definen las acciones oportunas sobre los productos no conformes. (Por ejemplo: XXXX)
• No siempre se mantiene la información documentada relacionada con las salidas no conformes. (Por ejemplo: XXXXXX).

9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación
9.1.1. Generalidades

• La organización no siempre dispone de información documentada sobre los resultados y actividades de seguimiento y medición realizadas. (Por ejemplo: XXXXX).

9.1.2. Satisfacción del cliente

• La organización no dispone de una metodología definida para realizar el seguimiento de las percepciones de los clientes del grado en el que se cumplen sus necesidades y expectativas.
• La muestra de cuestionarios de clientes analizados no es representativa del total de clientes.
• Los resultados obtenidos no son comparados con resultados de satisfacción de periodos anteriores.
• No se evidencian acciones emprendidas a partir de los resultados de satisfacción del cliente.
• Información sobre la percepción del cliente como la fidelización de las compras, felicitaciones o reclamaciones no son consideradas en el análisis de la satisfacción del cliente.

9.1.3. Análisis y evaluación

• No se evidencia el establecimiento de indicadores para todos los procesos del sistema, por ejemplo para medir la eficacia de las auditorías internas o de las acciones correctivas y de mejora.
• No se encuentra documentada la responsabilidad ni la frecuencia con la que se realizan los seguimientos de los indicadores de proceso.
• Los indicadores de proceso no disponen de valores planificados o de alerta para emprender acciones correctivas.
• No siempre los indicadores establecidos son adecuados para analizar las mejoras y los cambios en el sistema de gestión de la calidad.

9.2. Auditoría interna

• No existe evidencia de la planificación de las auditorías.
• La frecuencia de la realización de las auditorías no se encuentra establecida en el procedimiento correspondiente.
• No se encuentra documentada en el procedimiento de auditorías el perfil necesario para la realización de las auditorías internas.
• No se dispone de evidencias de cumplimiento del perfil requerido para la realización de las auditorías internas.
• No se puede comprobar la imparcialidad del auditor interno al auditar su propio trabajo.
• No existen evidencias de la revisión de todos los requisitos del sistema o de la norma aplicable.

9.3. Revisión por la dirección

• La organización no dispone de una metodología definida para la realización de la revisión por la dirección.
• En la revisión por la dirección no se han tratado todas las entradas y salidas requeridas por la norma de referencia. (Por ejemplo: XXXXX).
• La revisión del sistema no se está empleando como herramienta de mejora del sistema de gestión de la calidad.

10. MEJORA

10.1. Generalidades

• No se evidencia la existencia de acciones para la mejora de la satisfacción del cliente y del desempeño del sistema de gestión de la calidad.
• Se evidencia que la organización no ha emprendido acciones de mejora teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de las partes interesadas y los riesgos y oportunidades.

10.2. No conformidad y acción correctiva

• La organización no dispone de una metodología para el tratamiento de las no conformidades y las quejas.
• Se evidencia que la organización no siempre realiza análisis de causas cuando se emprenden acciones correctivas. (Por ejemplo: XXXXX).
• Las acciones correctivas no siempre están encaminadas a eliminar la causa real de las no conformidades. (Por ejemplo: XXXXXX).
• No se encuentras definidas las responsabilidades y metodología para la apertura, seguimiento y cierre de las acciones correctivas.
• No existe evidencia de la comprobación de la eficacia de las acciones, las acciones han sido cerradas sin comprobar si las no conformidades pueden aparecer nuevamente.
• No existe trazabilidad documental con las no conformidades, auditorías o antecedentes que originan la apertura de acciones correctivas

10.3. Mejora continua

• La organización no dispone de las herramientas adecuadas para favorecer la mejora continua (objetivos, acciones, salidas de la revisión, etc.).
• No siempre se dispone de toda la información documentada de todas las acciones de mejora emprendidas. (Por ejemplo: XXXXX).

Si consideras que puedes aportar más ejemplos de no conformidades en auditorías ISO 9001 o necesitas alguna aclaración de las anteriores, te agradezco que dejes tu comentario.

Ignacio Gómez

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